L’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour la réussite d’un projet

Introduction

Au cours du cycle de vie d’un projet typique, un chef de projet peut produire jusqu’à cinquante types de documents différents pour faciliter la planification, le suivi et le reporting du projet. Ces documents vont des études de faisabilité, des plans de ressources, des plans financiers et des plans de projet aux contrats avec les fournisseurs, en passant par les examens postérieurs à la mise en œuvre, les formulaires de demande de changement et les rapports sur l’état d’avancement du projet. La façon dont les documents sont gérés par les chefs de projet peut être le moteur de la réussite d’un projet ou être à l’origine du non-respect du calendrier, du budget et de la portée du projet.

Cet article examine la puissance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour les chefs de projet et son impact pragmatique sur l’amélioration de la visibilité de l’état d’avancement du projet afin de mieux répondre aux changements inévitables qui surviennent naturellement dans le cadre du travail quotidien.

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Definition of the Project Document

La principale responsabilité d’un chef de projet est de gérer l’imprévu. Le concept de planification, de par sa nature même, est conçu pour atténuer et gérer l’imprévu. Dans le cadre du processus de planification, la plupart des gestionnaires de projet s’accordent à dire que les documents de projet jouent un rôle central dans l’élaboration stratégique du meilleur plan possible et dans la communication efficace des progrès et des mises à jour de l’état d’avancement à toutes les parties prenantes concernées. Plus important encore, la façon dont le document de projet est géré déterminera l’efficacité d’un gestionnaire de projet à répondre à l’imprévu.

Avant d’aborder la gestion du document de projet, définissons ce qu’est un « document de projet » et comment il s’intègre dans le processus de gestion de projet d’une organisation type. Le document de projet est un document autonome qui détaille les étapes propres à votre organisation en matière de lancement, de planification, d’exécution et de clôture des projets. En fait, le type et le format choisis pour les documents de projet, ainsi que la manière dont ils sont organisés, sont ce qui différencie la façon dont votre organisation réalise les projets.

Les praticiens expérimentés du projet sont excellents dans la « modélisation » de leurs documents de projet. L’utilisation répétée de plans de projet réussis, de documents d’analyse de rentabilité complexes, de contrats standard, de fiches de spécifications détaillées et de rapports sur l’état d’avancement du projet est nécessaire à l’efficacité d’un gestionnaire de projet pour contrebalancer les maux d’une paperasserie ingérable qui peut l’empêcher de se concentrer sur ses compétences essentielles, à savoir la gestion du projet et des parties prenantes impliquées. Toutefois, la qualité d’un modèle de projet dépend de celle de la personne qui le gère. Ce qui distingue les grands chefs de projet des bons chefs de projet, c’est leur capacité à minimiser leur rôle administratif dans la production de documents de projet tout en maximisant leur rôle stratégique dans la gestion des personnes qui mèneront à bien le projet. Pour y parvenir, les chefs de projet doivent suivre quelques règles de base pour élaborer les principaux documents de projet couvrant toutes les phases du cycle de vie d’un projet.

Bien que le flux de documents de projet varie d’une organisation à l’autre, les bons gestionnaires de projet élaboreront plusieurs documents de base afin de maintenir des normes élevées dans la réalisation des projets. Une normalisation de la documentation est généralement observée dans les phases suivantes du projet :

1. Définition ou conception du projet – La charte du projet est au cœur de cette phase d’initiation. La définition de la charte et des détails entourant les objectifs du projet sont des éléments clés de la réussite du projet.
2. Planification du projet – Au cours de cette phase, les responsables du projet planifient les imprévus. Les documents détaillant le plan du projet, la programmation des ressources, les accords avec les clients et la gestion des risques contiennent les détails stratégiques du projet.
3. Exécution du projet – Au cours de cette phase, il s’agit de suivre et de réagir. Ici, les documents du projet fournissent les données réelles et les mises à jour du plan du projet. Le suivi des coûts, des délais, des progrès physiques et des problèmes émergents est documenté dans cette phase.
4. Clôture du projet – Dans cette phase, les documents détaillent les questions en suspens et/ou les produits livrables, l’examen des résultats du projet et les meilleures pratiques de gestion de projet à utiliser pour l’avenir.

Une fois de plus, ces phases de projet sont des lignes directrices sur les types de documents qui jouent un rôle critique dans le cycle de vie du projet. Les prochaines sections de ce document mettront en évidence les obstacles créés par une mauvaise stratégie de gestion des documents et la manière dont ces problèmes peuvent être résolus avec la mise en place d’une stratégie adéquate.

La pagaille dans les documents

Le gratte-papier ! Bureaucrate ! Ce sont les derniers mots dont un gestionnaire de projet aimerait être affublé. En réalité, les chefs de projet inefficaces peuvent facilement tomber dans le piège de la production de piles de documents qui peuvent obscurcir leur jugement et conduire inévitablement à l’échec d’un projet. Lorsqu’il est mal géré, le document de projet peut facilement dissimuler la réalité de l’état d’avancement d’un projet, créer de la confusion et frustrer ceux qui veulent des réponses, ainsi que ceux qui doivent fournir des résultats. En fait, une mauvaise utilisation du document de projet peut minimiser la valeur stratégique que les gestionnaires de projet jouent dans le résultat d’un projet. C’est pour cette raison que l’identification des goulets d’étranglement est aussi importante que l’utilisation efficace des documents de projet.

Le principal problème auquel sont confrontés les gestionnaires de projet lorsqu’ils gèrent une multitude de documents est le volume d’informations qu’ils contiennent et qui doivent être partagées entre toutes les parties prenantes du projet. Bien que la collecte d’informations sur le projet soit essentielle, de nombreux chefs de projet sont confrontés à la difficulté d’accéder efficacement aux informations les plus pertinentes dans tous les documents du projet afin de répondre rapidement aux goulets d’étranglement du projet et de fournir des mises à jour sur l’état d’avancement à leurs parties prenantes.

Les raisons de cette situation difficile résident dans la manière dont la plupart des organisations traitent leur documentation de projet. La plupart des organisations de projet n’ont pas de stratégie documentaire en place pour assurer la consolidation des informations et le mouvement des documents de projet entre les parties prenantes du projet. En conséquence, les documents de projet mal gérés produisent les symptômes suivants :

• Manque de visibilité – Les gestionnaires de projet et les parties prenantes n’ont pas une vision claire de l’état d’avancement du projet et de tous les travaux connexes. Les documents de projet sont traités comme des îlots d’informations autonomes qui n’échangent pas d’informations entre eux. En outre, ces documents entraînent une redondance des informations, ce qui contribue au manque de visibilité.
• Sécurité insuffisante – Les mesures de sécurité en place sont médiocres et il n’existe pas de règles de gestion ni de flux de travail pour traiter les documents sensibles. Cela peut avoir pour conséquence que des informations critiques relatives à un projet se retrouvent entre de mauvaises mains, ce qui finit par faire échouer les objectifs d’un projet.
• Perte de données -. De nombreuses organisations de gestion de projet ne disposent pas des processus et des capacités nécessaires pour stocker l’ensemble de leur documentation de projet dans un référentiel unique. Les informations contenues dans ces documents peuvent donc potentiellement être perdues ou difficiles d’accès et peuvent contribuer à un manque d’intégrité des données qui pourrait se retrouver dans les rapports de prise de décision.
• Collaboration limitée – Les documents de projet (par exemple les feuilles de calcul) sont souvent gérés comme des données non structurées contenues dans des courriels, sur des ordinateurs de bureau ou sur papier. Souvent, les documents de projet ne sont pas faciles à partager entre les parties prenantes du projet qui peuvent avoir besoin d’accéder à l’information à partir de plusieurs endroits.

L’identification des problèmes liés à la gestion des documents est une première étape importante dans l’élimination du chaos documentaire dans vos projets. L’étape suivante consiste à adopter une approche fondée sur les meilleures pratiques, élaborée par des experts en gestion documentaire dont l’activité consiste à rationaliser la gestion des documents.

Document Utopia

Dans un monde idéal, les professionnels des projets seraient en mesure d’enregistrer les moindres détails dans leurs documents tout en ayant la possibilité de retrouver les informations les plus pertinentes en cas de besoin. Avant d’adopter une stratégie de gestion des documents, les responsables de projet doivent intégrer le rôle qu’ils jouent en tant que “travailleurs du savoir”. Qu’est-ce qu’un travailleur du savoir ?

“Dans une organisation moderne, tout travailleur du savoir est un “cadre” si, en raison de sa position ou de ses connaissances, il est responsable d’une contribution qui affecte matériellement la capacité de l’organisation à fonctionner et à obtenir des résultats.

Peter Drucker
dans The Effective Executive (1966)

Sachant que la réussite d’un projet est inextricablement liée à la capacité du chef de projet à retrouver les informations les plus pertinentes dans les documents créés pour le projet afin de prendre des décisions en connaissance de cause, la gestion documentaire ne joue plus un rôle de soutien dans le travail quotidien d’un chef de projet.

Les experts en gestion de contenu d’entreprise et en stratégies de gestion de documents utilisent les meilleures pratiques en matière de stockage, de gestion et de suivi des documents et des enregistrements pour permettre aux entreprises de cultiver des “travailleurs de la connaissance” qui sont à la pointe de leur organisation.

Voici quelques éléments de bonnes pratiques trouvés dans le monde de la gestion documentaire qui peuvent être appliqués aux praticiens de la gestion de projet :

• Capture de documents – capacité à capturer efficacement des documents électroniques et papier de différents formats dans un référentiel central. La capture de documents ne consiste pas seulement à stocker des informations de manière organisée, mais aussi à pouvoir retrouver facilement des informations pertinentes sur les documents et à archiver des données historiques.
• Contrôle des versions – la capacité de fournir des options d’archivage et d’extraction, et de fournir différents niveaux de sécurité, tels que l’accès en lecture et en écriture, afin de garantir l’intégrité des données qui résident dans les documents stockés.
• Flux de travail – la possibilité de concevoir et d’appliquer des flux de travail configurables qui correspondent aux processus d’entreprise et aux flux d’approbation des documents dans votre organisation.