Comment savez-vous qu’Excel et le courrier électronique ne suffisent plus

La gestion de projet est essentielle pour une organisation, quelle que soit sa taille, afin d’atteindre des objectifs et de franchir de nouvelles étapes. Mais la question demeure : comment savoir si votre organisation est prête à franchir le pas et à investir dans un outil de gestion de projet ?

Une entreprise en phase de croissance qui cherche à s’adapter et à établir des processus qui peuvent être maintenus et soutenus pendant une longue période est plus que probablement bien positionnée pour une solution de gestion de projet. Pour les organisations centrées sur les projets, il ne fait aucun doute qu’un outil de gestion de projet est nécessaire pour gérer la demande, les ressources, le temps, etc. Mais pour d’autres organisations, la réponse n’est pas toujours aussi claire.

C’est pourquoi nous avons décidé d’interroger 150 acheteurs de logiciels pour nous aider à identifier les trois principaux indicateurs qui montrent qu’une entreprise est prête à passer de ses pratiques actuelles, telles que l’utilisation du courrier électronique et d’Excel, à des systèmes de gestion de projet plus sophistiqués. Ce livre blanc révèle les trois indicateurs qui poussent les entreprises à investir dans un outil de gestion de projet.

Nécessité de gérer les délais, de suivre les mises à jour de l’état d’avancement et les budgets

La réponse la plus fréquente que nous avons reçue pour expliquer pourquoi les entreprises ont décidé de passer à un logiciel de gestion de projet est la nécessité de gérer les délais, de suivre les mises à jour de l’état d’avancement et, bien sûr, les budgets. Ces entreprises exigent des chefs de projet qu’ils fournissent aux responsables de département des rapports sur l’état d’avancement des projets (dans quelles phases se trouvent les projets) et sur le dépassement ou non du budget. La priorité absolue des acheteurs est de fournir une transparence et une vue d’ensemble de tous les projets en cours au sein de l’entreprise et d’afficher ces informations dans un tableau de bord de projet.

Nous avions quelques acheteurs qui devaient gérer la formation des clients et coordonner les démonstrations. Ils voulaient une solution qui les aiderait à suivre les tâches et à contrôler le pourcentage d’achèvement des projets. Ils avaient également besoin d’une vision claire des clients ayant bénéficié de démonstrations de produits et de formations, ainsi que d’un système qui servirait de référentiel pour tous les projets.

Un système de gestion de projet puissant fournira:

• Tableaux de bord prédéfinis et configurables
• Rapports ad hoc avec des vues personnalisées
• Génération et distribution automatiques de rapports

En d’autres termes, le système permettra aux parties prenantes d’avoir une vue d’ensemble de tous les projets en cours et de comparer leur état actuel avec les objectifs définis.

Les entreprises ont des tâches qui dépendent les unes des autres et font partie d’un processus de travail

Le point suivant sur la liste des raisons critiques pour lesquelles nos enquêtés ont décidé d’acheter un outil de gestion de projet est qu’ils ont des processus au sein de leur organisation qui requièrent des approbations systématiques, ou une multitude de tâches interdépendantes. Par exemple, lorsqu’un membre de l’équipe termine une tâche, celle-ci passe automatiquement dans la file d’attente du membre suivant. Un exemple qui est revenu à plusieurs reprises est celui des agences de marketing. Les textes publicitaires qu’elles produisent pour leurs clients doivent passer par un processus d’approbation, afin de s’assurer que toutes les parties prenantes concernées approuvent la publicité finale avant qu’elle ne soit rendue publique.

Voici quelques avantages typiques de la gestion des flux de travail:

• Veiller à ce que les processus soient respectés 
• Distribution automatique de l’information 
• Notifications basées sur le flux de travail
• Création de documents
• Flux de travail basé sur les rôles

La nécessité de suivre le temps et les heures facturables

Lorsqu’il s’agit de gérer des ressources et des budgets, il devient incroyablement difficile de le faire sans la possibilité de suivre le temps et, plus encore, les heures facturables. Si l’on ajoute à cela la complexité des différents taux de facturation pour les tâches et les personnes, ce qui devrait être un processus simple se transforme en un projet à part entière – à moins, bien sûr, que vous ne disposiez d’un outil qui assure le suivi de ces informations de manière transparente.

L’un des commentaires que nous avons régulièrement reçus dans notre enquête est qu’avant d’acheter un outil de gestion de projet, divers produits étaient utilisés pour suivre les coûts associés à certaines tâches et à différents contractants, et que ces informations commençaient à se perdre. La capacité à conserver toutes les informations en un seul endroit, en particulier au fur et à mesure que vous vous développez, joue un rôle essentiel dans la réussite de votre entreprise.

Un outil de gestion de projet fournira en fin de compte et de manière transparente les éléments suivants aux organisations :

• Rapports sur la charge de travail et la capacité
• Rapports hebdomadaires sur le temps et les dépenses 
• Rapports sur l’état d’avancement et les coûts du projet

En fin de compte, les entreprises qui visent l’expansion et la gestion des projets et de l’information étaient désireuses de mettre en œuvre une solution robuste qui les soutiendrait à long terme. L’achat d’un outil de gestion de projet était un investissement clair et une protection de leur travail et de leurs efforts alors qu’elles continuent d’évoluer et de développer leurs activités. Il existe de nombreux outils à considérer, et le bon choix dépend des besoins de chaque organisation.