Avez-vous dépassé vos pratiques et outils actuels de gestion de projet ?

Les organisations en pleine croissance voient souvent leur flux de projets entrants submerger leurs pratiques actuelles de gestion de projet. Cela entraîne une dispersion croissante des informations relatives aux projets et pousse la capacité des ressources au-delà de leurs limites pour une exécution efficace. De plus, la direction de la gestion de projet ne dispose plus des outils et processus appropriés pour garantir la livraison des projets ou atteindre les résultats attendus par leurs parties prenantes. Par conséquent, ces organisations doivent choisir entre réduire le volume des projets à traiter pour l’aligner sur leurs capacités actuelles ou s’adapter à leurs besoins actuels en adoptant un système de Gestion de Projet d’Entreprise (Enterprise Project Management, EPM).

Pour les organisations axées sur les projets qui souhaitent intégrer une stratégie EPM dans leurs pratiques, il est recommandé d’adopter une approche descendante (top-down), dans laquelle l’ensemble de l’organisation est impliqué dans les nouvelles méthodes de suivi, d’accès et de partage des informations de projet. La gestion de projet d’entreprise adopte une approche holistique de la gestion des projets au sein d’une organisation, en tenant compte de leur impact sur les personnes, les processus et les objectifs stratégiques de l’entreprise. L’idée est de développer un environnement de gestion de projet où les projets ne sont pas traités individuellement, mais comme un ensemble d’objectifs interconnectés liés à un groupe unique de personnes disposant de ressources et de talents limités.

Ce livre blanc vise à aider à identifier les caractéristiques communes des pratiques de gestion de projet qui confirment une préparation à l’EPM et à fournir des lignes directrices de base pour atteindre la maturité nécessaire afin d’améliorer les pratiques de gestion de projet.  

Définir la gestion de projet d’entreprise (EPM)

À ne pas confondre avec la gestion de portefeuilles de projets (PPM), qui adopte principalement une approche descendante pour analyser et suivre des “groupes” de projets dans leur ensemble ; la gestion de projet d’entreprise (EPM) adopte une approche ascendante en se concentrant sur le succès individuel d’un projet dans le contexte de tous les autres projets et ressources en concurrence. En d’autres termes, l’accent mis sur la planification, la programmation, l’exécution et la livraison réussies d’un projet doit tenir compte du succès de l’ensemble des projets de l’organisation. Bien qu’il existe plusieurs définitions de l’EPM, la suivante illustre bien ce que l’EPM devrait apporter à une organisation :

« La gestion de projet d’entreprise (EPM) est une manière de penser, de communiquer et de travailler, soutenue par un système d’information qui organise les ressources de l’entreprise en relation directe avec la vision de la direction ainsi que la mission, la stratégie, les objectifs et les finalités qui font progresser l’organisation. En termes simples, l’EPM offre une vue à 360 degrés des efforts collectifs de l’organisation. »
Source:  http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_project_management

Au cœur de la gestion de projet d’entreprise (EPM), les organisations axées sur les projets doivent adopter une approche holistique pour gérer les projets dans le contexte de toutes les activités en cours. Cela étant dit, une stratégie EPM réussie nécessite une adhésion à l’échelle de l’entreprise, des processus inclusifs et une plateforme EPM étendue pour offrir une vue à 360 degrés à travers toute l’organisation. L’objectif de la gestion de projet d’entreprise est de transformer vos pratiques de gestion de projet en un processus formalisé, soutenu par un cadre de gouvernance bien défini et des lignes directrices basées sur les meilleures pratiques, afin de mener à bien plusieurs projets de manière optimisée et efficace.

Mettre en œuvre une stratégie EPM pour réussir

Mettre en œuvre une stratégie EPM réussie nécessite les connaissances, les outils et la maturité nécessaires pour passer d’un environnement de projet de base, centré sur la livraison réussie, à un environnement plus complexe capable de gérer des changements imprévus et des facteurs concurrents nécessitant une approche stratégique de la gestion de projet.

La mise en œuvre d’une stratégie EPM exige une planification minutieuse et une analyse approfondie de la situation actuelle de votre organisation, y compris une exploration des éléments qui fonctionnent bien et de ceux qui posent problème, tant pour vos projets que pour l’organisation dans son ensemble. Comme pour tout projet important, réussir la mise en œuvre de l’EPM implique d’abord de définir des objectifs à court, moyen et long terme. La transition vers un système EPM demande un effort considérable pour définir précisément les processus et leur exécution, afin d’avoir un impact maximal sur l’organisation. Les entreprises doivent se poser des questions sur leurs plus grandes difficultés. Manque-t-il de visibilité pour prendre des décisions éclairées ? Les ressources sont-elles poussées à leurs limites ? Le manque d’accès à l’information crée-t-il des problèmes ? Quelle que soit la situation, il est essentiel de hiérarchiser ces défis et de concevoir un plan réaliste et progressif. Cela permettra d’atténuer le choc du changement et de placer votre organisation sur la voie de la maturité EPM.

Pour mettre en œuvre efficacement une stratégie EPM, vous pouvez envisager les quatre étapes suivantes :

• Étape 1 – Définition de l’EPM : Définir l’EPM dans votre contexte unique ainsi que la stratégie de déploiement pour garantir que les objectifs de l’implémentation sont alignés avec le processus global de tous les parties prenantes.
• Étape 2 – Élaborer un plan : Une fois l’EPM clairement défini, un plan détaillé des tâches majeures doit être établi. Cette étape représente la feuille de route pour mettre en œuvre la stratégie EPM en tenant compte des personnes, des processus et des technologies responsables de son succès.
• Étape 3 – Implication des parties prenantes : Dans le cadre de l’implémentation, l’organisation doit définir clairement les rôles et la formation nécessaires pour toutes les parties prenantes concernées, ainsi qu’un plan de communication pour garantir que la stratégie EPM soit prête à être déployée. C’est également le moment d’identifier les éléments manquants qui pourraient entraver l’adoption de l’EPM.
• Étape 4 – Exigences de mise en œuvre : Dans cette dernière étape, l’organisation doit développer une liste des exigences spécifiques et des phases sur lesquelles elle s’accordera. L’objectif de cette étape finale est d’établir un accord réaliste entre toutes les parties afin que les attentes finales de la stratégie EPM soient définies et atteintes.

En conclusion, si la stratégie de mise en œuvre de l’EPM est soigneusement définie et que toutes les parties prenantes pertinentes sont impliquées dans son développement du début à la fin, les défis liés à l’adoption de la stratégie EPM seront finalement minimisés.

Identifier la « Préparation à l’EPM »

De nombreuses organisations sont en retard lorsqu’il s’agit d’identifier leur préparation à la gestion de projet d’entreprise (EPM). Au départ, la gestion de projet est souvent un moyen pour atteindre un objectif, soit pour livrer ce qui a été vendu aux clients, soit pour fournir l’infrastructure nécessaire afin de suivre la croissance d’une entreprise (comme c’est le cas pour les services informatiques). Dans un mode réactif typique, ceux qui gèrent les projets se rendent rapidement compte qu’ils ne peuvent pas suivre le rythme et qu’un changement dans leurs processus de gestion de projet est nécessaire pour fournir les résultats de qualité que les clients et les parties prenantes internes exigent. À ce moment-là, de nombreuses organisations se tournent vers le marché et recherchent des technologies de gestion de projet pour résoudre leurs problèmes. Bien que reconnaître un besoin soit la première étape vers une pratique plus mature, la technologie n’est qu’une pièce du puzzle EPM. Même la meilleure technologie EPM ne peut réussir sans un processus EPM bien défini et l’adhésion de l’organisation pour en assurer le succès.

Pour adopter une approche plus proactive dans la rationalisation de la pratique de gestion de projet, voici une liste de contrôle “Préparation à l’EPM” à considérer :

Votre organisation dispose-t-elle d’un portefeuille croissant de projets impactant les résultats financiers ?

Ne tardez pas jusqu’à ce que votre pipeline de projets devienne ingérable. Si vous évoluez dans un secteur en forte croissance où les projets sont au cœur de votre succès, vous pourriez envisager d’intégrer une stratégie EPM plus tôt (plutôt que plus tard) lorsque vos projets sont encore gérables, ce qui rendra la transition beaucoup plus fluide.

Votre pipeline de projets dépasse-t-il les capacités de votre ressource actuelle ?

Le moment où votre pipeline de projets approche rapidement de votre capacité de ressources, une stratégie EPM doit être envisagée. Les personnes sont la pierre angulaire des projets réussis, et préparer votre plan de ressources EPM avant que cela ne devienne un problème peut éviter des pertes futures en temps et en argent.

Exploitez-vous des bonnes pratiques industrielles (par exemple, PMI) ?

Se préparer pour l’EPM signifie que vous devez établir une approche des meilleures pratiques en gestion de projet pour livrer vos projets. Formaliser votre approche de la gestion de projet crée la culture idéale pour le succès et l’adoption de l’EPM dans l’organisation.

Disposez-vous d’un processus formel et/ou d’un cadre de gouvernance en place ?

Établir un processus formel et/ou un cadre de gouvernance crée la structure nécessaire pour soutenir une stratégie EPM. De plus, un cadre devrait impliquer toute l’organisation afin que la philosophie holistique de l’EPM soit configurée pour réussir.

Vos outils et technologies existants sont-ils insuffisants ?

L’indicateur probablement le plus évident que vous devez envisager des solutions EPM est lorsque vos outils existants sont en retard pour fournir les informations nécessaires pour respecter les délais de projet et gérer la répartition du travail parmi les ressources.

Avez-vous le soutien des cadres dirigeants pour le changement ?

Avec l’introduction de tout nouveau processus ou technologie EPM, la question de la gestion du changement ne peut être ignorée. Inclure un composant de gestion du changement du haut vers le bas peut faire la différence entre l’adoption réussie de l’organisation et l’échec de l’EPM.