Se mettre dans le bon état d’esprit

La gestion de la charge de travail est l’un des piliers essentiels de la gestion de projet qui est souvent sous-estimé et facilement ignoré. On pourrait dire qu’il s’agit simplement d’un autre aspect de la vie professionnelle courante dont il faut s’occuper. Mais c’est là la première erreur critique généralement commise lorsqu’on envisage la gestion de la charge de travail. Avant de lire le reste de ce document, préparez-vous à modifier votre point de vue et à comprendre que “traiter” la charge de travail n’est pas la même chose que la “gérer” ; cela ne permet pas non plus d’obtenir les mêmes résultats. 

Il peut être utile d’examiner d’abord ce que l’expression signifie réellement, la gestion de la charge de travail étant définie comme le processus de distribution efficace du travail au sein de l’équipe/de la main-d’œuvre en vue d’une performance optimale. Notez les mots-clés : “efficace” et “optimal”. 

La gestion efficace de la charge de travail ne doit pas être négligée, car elle représente l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les chefs de projet, quel que soit le secteur, la taille de l’entreprise ou la culture. La raison en est que la gestion de la charge de travail est une tâche à multiples facettes : il faut être juste, veiller à ce que les membres de l’équipe restent concentrés, motivés et productifs, reconnaître les compétences et les capacités des ressources, et atteindre les objectifs de l’entreprise et du département.

“Jongler avec des intérêts multiples dans le but d’optimiser les performances de l’équipe. En tant que manager, vous vous posez les questions suivantes : Qu’est-ce qui compte pour nos clients et nos actionnaires ? Comment obtenir les meilleurs résultats ? Comment le faire sans épuiser mes collaborateurs ? Comment utiliser mes ressources de manière judicieuse ? Et comment tirer le meilleur parti de ressources peu performantes?”

Liane Davey. Psychologue, auteur, conférencière et stratège d’entreprise.

Heureusement, les fruits sont à la hauteur du défi. Si l’on considère la situation dans son ensemble, une gestion réussie de la charge de travail se traduit par moins de chaos et par des ressources plus motivées, plus concentrées et plus accomplies, ce qui se traduit à son tour par une amélioration des performances et de l’efficacité du travail. Comme aucune entreprise n’a les mêmes objectifs, les mêmes ressources ou la même charge de travail, il n’existe pas de solution miracle ou de guide pour maîtriser la gestion de la charge de travail. Toutefois, il existe dix étapes ou conseils généraux que vous pouvez suivre et qui vous aideront à vous en approcher. Examinons-les…

1. Prendre le temps

Comme nous l’avons déjà établi, la gestion de la charge de travail est non seulement une tâche importante, mais aussi une tâche difficile. Il va sans dire qu’il ne s’agit pas d’une tâche que vous pourrez réaliser de manière réaliste en passant du temps entre deux réunions. Par définition, cette tâche nécessite du temps pour être menée à bien. Par conséquent, avant de passer aux étapes suivantes, préparez-vous à consacrer le temps nécessaire à la planification, à l’exécution et au suivi.

2. Définissez vos objectifs

Il semble évident qu’avant de planifier quoi que ce soit, il est préférable de savoir ce que l’on planifie. La même logique s’applique ici. Commencez donc par réfléchir à la définition et à la fixation de vos objectifs (en accord avec les objectifs de l’entreprise et du service). Cela vous servira de guide plus tard lorsque vous établirez les priorités, attribuerez les tâches et planifierez le travail. Vous devrez vous assurer que les tâches et la charge de travail sont alignées sur ces objectifs et les réexaminer périodiquement pour vous assurer qu’elles le restent. Vous serez également en mesure de libérer plus facilement votre emploi du temps des éléments qui ne vous rapprochent pas de vos objectifs.

3. Déterminer la charge de travail

Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous devez déterminer ce qu’il faut faire et combien il faut faire pour les atteindre. En d’autres termes, vous devez calculer la charge de travail réelle de l’équipe. Bien que cette étape soit plus ou moins complexe selon le type, la taille et le nombre de projets concernés, il est utile de la décomposer, quelle qu’en soit la portée :

• Tout d’abord, dressez une liste de tous les projets et processus que votre équipe doit mener à bien ou auxquels elle participe.
• Estimez le temps et l’engagement que chacun de ces éléments exigera de votre équipe afin d’avoir une idée de l’ensemble du travail d’équipe.
• Procéder à la décomposition des projets/processus en tâches/phases plus petites afin de pouvoir planifier la charge de travail sur une base quotidienne et hebdomadaire.
• Identifiez les travaux importants et/ou urgents afin d’organiser les tâches par ordre de priorité et de vous concentrer sur ces dernières en premier lieu.

4. Établir la capacité de votre équipe

Maintenant que vous connaissez la quantité de travail à accomplir, vous devez savoir quelle quantité de travail votre équipe peut fournir. Pour ce faire, vous devez d’abord demander à votre équipe de partager ses calendriers avec vous afin de pouvoir prendre en compte (retirer) les indisponibilités de chaque membre de l’équipe, telles que les vacances, les réunions ou autres compromis/responsabilités. Par exemple, les tâches ou les rapports récurrents doivent être pris en compte ici, car ils mobilisent une certaine quantité de temps de ressources qui n’est plus disponible pour être affectée à d’autres tâches. Une fois que vous aurez introduit le calendrier de votre équipe, vous serez prêt à passer à l’étape suivante.

5. Distribuer le travail

Vous avez entre les mains la liste des tâches à accomplir ainsi que la capacité de votre équipe ; il ne vous reste plus qu’à répartir le travail en fonction de la fonction, de la force et du potentiel de chaque membre de l’équipe. Et comme si cela ne suffisait pas, pour obtenir des résultats optimaux, il faut le faire de manière équitable et équilibrée – c’est là que réside le véritable défi.

Le piège à éviter ici est de surcharger vos collaborateurs les plus performants et d’affaiblir ceux qui sont à l’autre bout du spectre. Donner du travail à quelqu’un dont vous savez qu’il le prendra avec empressement et le terminera plus rapidement est tentant mais, d’une part, vous risquez de le brûler et, d’autre part, de faire perdre leur motivation aux moins performants, qui n’ont rien à faire et se sentent exclus des missions qui leur sont confiées. Sans oublier que vous ne ferez rien pour augmenter la capacité globale de votre équipe. Même si vous avez l’impression d’emprunter la voie la plus difficile à court terme, vous en récolterez les fruits à long terme – pensez à la facilité avec laquelle le travail serait réparti si les capacités/compétences de votre équipe étaient plus homogènes.

Quelques étapes pour vous guider:

• Clarifiez le rôle de chaque membre de l’équipe afin qu’il comprenne ce que l’on attend de lui et qu’il soit plus facile d’associer la bonne tâche à la bonne personne.
• Tenir compte de la formation, des compétences, des connaissances, de la carrière et de l’évolution professionnelle de chaque employé.
• Attribuer d’abord les tâches les plus prioritaires.
• Utilisez un calendrier visuel pour cartographier l’affectation des ressources afin de voir clairement qui fait quoi, quand et combien, et que leurs disponibilités correspondent.
• Responsabilisez votre équipe en l’impliquant dans la planification afin d’être alerté dès le départ de tout problème potentiel d’engagement ou d’achèvement. Après tout, ce sont eux qui connaissent le mieux leurs capacités.

6. Fixer des attentes

Il est important de communiquer à votre équipe, maintenant qu’elle a reçu sa charge de travail, ce que l’on attend d’elle. Faire le travail dans les délais est une hypothèse de base qui n’a que peu de valeur. Vous devriez plutôt chercher à maximiser la productivité de votre équipe. 

Expliquer pourquoi vous avez assigné une certaine tâche à quelqu’un permet non seulement de le reconnaître et de le motiver, mais aussi de définir vos attentes dès le départ. Vous pouvez également féliciter les membres qui accomplissent leur travail plus rapidement, afin qu’il soit clair que le temps passé n’est pas considéré comme de la productivité. De même, soyez clair avec ceux qui ne font pas le poids.

7. Faites le point avec votre équipe

C’est très bien. Vous avez enfin planifié et réparti tout le travail et chacun sait ce qu’il a à faire. Mais ce n’est pas le moment de se relâcher. Comme tous les plans, le vôtre comportera probablement une marge d’erreur – après tout, vous avez affaire à des êtres humains et à de multiples valeurs estimées : une tâche peut prendre plus de temps que prévu, un membre peut progresser lentement ou se trouver débordé, et toute une série d’autres événements imprévus peuvent se produire. 

Prenez donc le temps de prendre des nouvelles de votre équipe à intervalles réguliers. Assurez-vous qu’ils ne sont pas débordés et qu’ils respectent leur charge de travail. Organisez des entretiens individuels afin d’évaluer la situation, de motiver les membres et de les impliquer. Sondez les membres qui posent problème pour trouver une solution ou envisagez de les écarter.

8. Faire preuve de souplesse

Il ne suffit pas de vérifier avec votre équipe et d’être réceptif et attentif aux problèmes qui se posent ; vous devez également être prêt à réorganiser la charge de travail en conséquence si nécessaire. En bref, vous devez adopter une approche flexible et comprendre que la charge de travail n’est pas statique ; une stratégie de distribution rigide ne vous mènera nulle part. Les priorités peuvent changer et la charge de travail peut devenir inégale, mais ne vous inquiétez pas ; tant que tout s’équilibre sur une année, il est normal d’avoir des hauts et des bas entre les deux, et vous et votre équipe devez respecter cela.

9. Travailler en équipe

Il existe plusieurs façons de favoriser la productivité en travaillant en équipe. Voici quelques conseils pour donner et recevoir :

• Encouragez les membres de l’équipe à s’entraider. Recherchez des méthodes efficaces au sein de votre équipe et demandez à ces membres de partager leurs connaissances avec les autres membres.
• Demandez à votre équipe d’éviter les distractions telles que la consultation trop fréquente de leur courrier électronique ou des notifications de leur téléphone lorsqu’ils travaillent sur quelque chose. Le multitâche n’a jamais été propice à une meilleure productivité.
• Encouragez les membres de l’équipe à prévoir des temps d’arrêt. De courtes pauses pour se détendre sont essentielles pour un travail plus concentré.
• Faites-leur comprendre qu’ils ne peuvent pas tout faire et que la perfection n’est pas le but recherché. Découragez-les de perdre du temps à perfectionner excessivement leur travail, car l’équilibre entre un travail de qualité et une utilisation efficace du temps est la clé du succès.
• Réduisez le temps consacré aux réunions en trouvant des moyens de communiquer avec votre équipe de manière plus efficace.

10. Embarquez un outil pour vous aider

Maintenant que nous avons établi les grandes lignes de ce qui est nécessaire pour une gestion réussie de la charge de travail, et que nous avons compris que ce n’est pas une mince affaire, ne serait-il pas rassurant de savoir qu’il existe des outils qui peuvent vous aider à relever ce défi.

Imaginez que vous puissiez rassembler toutes les informations dont vous disposez dans une plateforme unique, où vous auriez une vue d’ensemble de la charge de travail de votre équipe et où chaque membre de l’équipe pourrait voir le travail qu’il a à faire et comment il s’inscrit dans le projet dans son ensemble. Un bon outil de gestion de la charge de travail, comme Cerri Project’s Workload Scheduler, vous aidera:

• Planifier le travail quotidien d’une ressource en tenant compte automatiquement de ses indisponibilités
• Suivre la charge de travail sur une base hebdomadaire
• Suivi de la charge de travail restante
• Mise à jour automatique des données relatives à la charge de travail en temps réel
• Suivre les délais et les retards (pour aider à repérer les problèmes potentiels)
• Définir des règles pour créer des alertes en fonction de vos objectifs
• Offrir des vues par ressource, par projet, par client ou par affectation

Prêt à tout recommencer

Au fil du temps, vous apprendrez et vous vous améliorerez en comprenant mieux la capacité de votre équipe. Vous serez en mesure d’apporter les ajustements nécessaires à votre équipe – que vous ayez trop de ressources dans un domaine ou que vous en manquiez dans un autre. Vous évaluerez les besoins en formation et leur faisabilité. Et vous apprendrez à maîtriser votre outil de gestion de la charge de travail pour obtenir des résultats optimaux. 

N’oubliez pas que, même lorsque toutes ces étapes seront devenues une seconde nature et que la gestion de la charge de travail semblera plus “gérable”, il ne s’agira jamais d’une science exacte et, par conséquent, les gestionnaires les plus performants seront ceux qui comprennent qu’il s’agit d’un défi en constante évolution et qui continuent d’y consacrer le temps nécessaire.