Einleitung:

Die Auswahl der richtigen Projektportfoliomanagement-Software (PPM-Software) ist eine wichtige Entscheidung für jede projektorientierte Organisation. Der Markt entwickelt sich ständig weiter, und es gibt eine Vielzahl von Optionen – von einfachen Projektmanagement-Tools bis hin zu umfassenden Lösungen für Unternehmen – die Auswahl der besten Lösung kann überwältigend sein. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Komplexität des PPM-Softwareauswahlprozesses zu bewältigen. Durch einen strukturierten Ansatz, der von der Identifizierung Ihrer geschäftlichen Probleme über die Untersuchung von Anbietern bis hin zur Durchführung formaler Bewertungen reicht, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die effektivste Lösung auswählt, die seine individuellen Anforderungen erfüllt und seinen langfristigen Erfolg fördert.

Eine tiefer gehende visuelle Erklärung finden Sie in unserem YouTube-Video.

Schritt 1: Business Pain

Klare Ermittlung der aktuellen Bedürfnisse und Anforderungen

Einer der häufigsten Fehler, den Käufer von Unternehmenssoftware machen, ist wahrscheinlich ein reaktiver Ansatz bei der Bewertung und Auswahl eines neuen Systems. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen auf der Grundlage partieller Anforderungen und/oder möglicherweise partieller kurzfristiger Herausforderungen ein umfassendes Evaluierungsprojekt für ein neues System starten, ohne ihre Bedürfnisse und die langfristigen Auswirkungen eines neu erworbenen Systems vollständig zu verstehen.

Dies gilt umso mehr für projektorientierte Unternehmen, die nach einem Portfolio- und Projektmanagement-Tool suchen, das sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Die Navigation auf dem PPM-Markt kann sehr komplex sein, da es eine Vielzahl von Optionen gibt, die von einfachen Projektmanagement-Tools, die auf Abruf zur Verfügung gestellt werden, bis hin zu umfassenden Projektportfolio-Management-Systemen reichen, die auf die Unternehmensanforderungen des Project Management Office (PMO) ausgerichtet sind.

In Anbetracht dessen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Hausaufgaben bei der Bewertung ihrer eigenen Anforderungen machen, bevor sie in eine ungeführte PPM-Evaluierungsfalle tappen, die sie offen gesagt verwirrt oder auf den Pfad der Analyseparalyse führt, wobei viel Zeit und Geld verschwendet wird, was zu schlechten Ergebnissen führt.

Um ein erfolgloses Evaluierungsprojekt zu vermeiden, müssen PPM-Einkäufer in einem ersten Schritt die relevanten Geschäftsprobleme klar identifizieren, die Zustimmung der Interessengruppen einholen und einen Plan für den Evaluierungsprozess erstellen.

Um damit zu beginnen, sollten Sie sich einige Fragen stellen:

Q. Welches Engagement zeigt die Organisation bei der Lösung der anstehenden Probleme? Gibt es ein zugewiesenes Budget?
Tipp: Die Unterstützung für ein neues System muss über Ihre eigene persönliche Situation hinausgehen. Ohne die nötige finanzielle und politische Unterstützung kann viel Aufwand Ihrerseits vergebens sein.

Q. Was ist das Problem, das gelöst werden muss?
Tipp: So wichtig es ist, alle Ihre Probleme zu identifizieren, so wichtig ist es auch, diese Probleme zu priorisieren, damit Sie Ihre Anforderungen genau auf die Stärken eines potenziellen Anbieters abstimmen können.

Q. Welche Gruppe muss angesprochen werden? PMO, Endbenutzer, Führungskräfte, Kunden?
Tipp: Wenn Sie die richtige Gruppe ansprechen, können Sie Ihre Bemühungen besser fokussieren und die
die Ausrichtung des Anbieters auf Ihre Endbenutzer und deren Rollen.

Q. Ist die gewünschte Lösung für Ihren persönlichen Gebrauch, für eine Abteilung oder für das Unternehmen bestimmt?
Tipp: Die Erkenntnis, woher diese Bewertung stammt, ist entscheidend für die Eingrenzung der verfügbaren Lösungsoptionen, die am besten zu Ihrer aktuellen Umgebung passen.

Q. Gibt es eine Roadmap und einen Zeitplan?
Tipp: Ein gutes Verständnis des Reifegrads Ihres Unternehmens und seiner Fähigkeit zur Einführung eines neuen
PPM-System zu haben, erleichtert den Filterungsprozess und verhindert in manchen Fällen, dass ein Unternehmen ein Evaluierungsprojekt zu früh startet.

Q. Haben Sie eine Strategie und einen Plan für die Bewertung entwickelt?
Tipp: Betrachten Sie die Bewertung eines neuen PPM-Systems als ein eigenständiges Projekt. Die Planung des Evaluierungsprozesses kann fehlende Aspekte aufdecken und den Prozess straffen, so dass Sie nicht in ein schwarzes Loch der Evaluierung fallen.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Start eines PPM-Evaluierungsprojekts liegt in einer methodischen und umfassenden Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Situation. Wenn Sie sich über Ihre eigenen Bedürfnisse im Klaren sind, sind Sie auf dem richtigen Weg, die beste Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Schritt 2: Strategische Forschung

Nutzen Sie die besten Online- und Offline-Informationsquellen.

Wenn Sie Ihr Software-Evaluierungsprojekt in der Hoffnung starten, die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden, werden Sie schnell feststellen, dass das „Googeln“ von Schlüsselwörtern, die Ihnen helfen sollen, die Software Ihrer Wahl zu finden, Sie auf viele Pfade führt. Obwohl das Internet den Prozess der Suche nach Optionen mehr denn je verkürzt hat, kann es Ihre Suche auch verkomplizieren, indem es ungefilterte Informationen liefert, die Sie verwirren und entmutigen können.

Der Markt für Projektportfoliomanagement-Software (PPM) ist ständig in Bewegung. Als Neueinsteiger auf der Suche nach einer Lösung brauchen Sie Zeit und die richtige Strategie, um die Geschichte, die Geschäftsmodelle und die Fähigkeiten der möglichen Optionen zu verstehen, die Ihre aktuellen Geschäftsprobleme lösen können.

So wichtig es ist, die Probleme Ihres Unternehmens zu verstehen, so entscheidend ist es, dass Sie eine Forschungsstrategie entwickeln, um den PPM-Markt zu erobern. Ihre Recherchestrategie muss effektiv geplant und auf eine Weise ausgeführt werden, die mit Ihren letztendlichen Zielen bei der Anschaffung eines neuen PPM-Systems übereinstimmt.

Für eine erfolgreiche Software-Evaluierung müssen PPM-Einkäufer einen effektiven Rechercheplan entwickeln, der ihnen hilft, eine lange Liste von 5-10 potenziellen Anbietern zu identifizieren, die ihren Anforderungen entsprechen könnten.

Um Ihnen bei Ihrer Recherchestrategie zu helfen, finden Sie hier einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Q. Haben Sie eine Recherchestrategie für die Suche nach potenziellen Anbietern im Internet entwickelt?
Tipp: Das Internet bietet viele wertvolle, aber auch fehlgeleitete Informationsquellen. Bevor Sie sich auf die Suche nach Anbieterinformationen begeben, kann es sehr effektiv sein, Ihre Online-Recherche damit zu beginnen, glaubwürdige Medien, Analysten und Bewertungsquellen zu identifizieren, die Ihnen helfen, Ihr Wissen über die PPM-Anbieterlandschaft zu erweitern.

Q. An wen können Sie sich in Ihrem internen Netzwerk wenden, um Empfehlungen auszusprechen?
Tipp: Die Konsultation Ihres Netzwerks von Kollegen kann Ihnen zusätzliche Informationen über potenzielle Anbieter und deren Produktfähigkeiten, Dienstleistungen und Zuverlässigkeit liefern. Wenn Sie mit echten Kunden eines Systems Erfahrungen aus erster Hand austauschen, können Sie Stärken und Schwächen aufdecken, die in der Regel von Dritten nicht zur Verfügung gestellt werden.

Q. Haben Sie einen Rahmen für den Eliminierungsprozess geschaffen?
Tipp: Die Erstellung eines Rahmens und der relevanten Kriterien für Ihren Ausschlussprozess erleichtert Ihnen die Entwicklung einer langen Liste von Anbietern und gewährleistet deren finanzielle, funktionale und kulturelle Übereinstimmung mit Ihrem Unternehmen.

Q. Haben Sie Ihre Anforderungen gesammelt und begonnen, Ihre Bedürfnisse den verfügbaren Optionen zuzuordnen?
Tipp: Als Teil Ihrer Recherchestrategie ist es wichtig, eine Anforderungsliste zu erstellen, die sich leicht in Form einer Bewertungsmatrix, eines RFP oder RFI auf die Fähigkeiten des Anbieters übertragen lässt.

Die Erstellung einer langen Liste von 5-10 potenziellen Anbietern, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllen, erfordert eine gut durchdachte und geplante Forschungsstrategie. Die Befolgung eines Fahrplans wird Ihnen bei der Bewertung der besten Projektportfoliomanagementlösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind, die richtige Richtung weisen.

Schritt 3: Formale Bewertung

Entwicklung eines formalen Ansatzes für die Analyse und den Austausch von Anbieterinformationen.

Am Ende des Forschungsprozesses bei der Evaluierung einer neuen Lösung beginnt die eigentliche Arbeit mit der effizienten Organisation aller gesammelten Informationen und dem effektiven Aufbau eines formalen Prozesses zur Zuordnung Ihrer priorisierten Bedürfnisse zu den verfügbaren Optionen auf dem Markt. Je nach Tiefe Ihrer Evaluierung kann die Erstellung einer Evaluierungsmatrix in Form eines Request for Information (RFI) oder Request for Proposal (RFP) Dokumentes die nötige Transparenz schaffen, um Sie zur bestmöglichen Lösung zu führen.

Der PPM-Markt entwickelt sich ständig weiter und erfordert einen formalen Prozess zur eindeutigen Bewertung der verschiedenen Produkte und der Fähigkeit der Anbieter, ihre Versprechen zu erfüllen. Unternehmen müssen einen Softwarebewertungs- und -auswahlprozess für den Projektportfoliomanagement (PPM)-Softwaremarkt einrichten, der sowohl die funktionalen Fähigkeiten als auch die Rentabilität der Anbieter berücksichtigt.

Die Formalisierung des Softwarebewertungs- und -auswahlprozesses sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass die richtige Wahl getroffen wird, und kann Ihrer Organisation Zeit, Geld und Ärger ersparen, die entstehen können, wenn Sie den falschen Weg einschlagen.

Um eine erfolgreiche Evaluierung und Auswahl einer PPM-Lösung zu gewährleisten, müssen Einkäufer einen formalisierten Software-Evaluierungsprozess einrichten, der es ihnen ermöglicht, eine Auswahlliste von 2-3 Anbietern zu erstellen und zu bewerten, die letztendlich ihre Anforderungen erfüllen.

Bei der Entwicklung eines formalisierten Software-Evaluierungsprozesses sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

Q. Haben Sie die Reaktionszeit und den Service des Anbieters während des Evaluierungsauftrags bewertet?
Tipp: Wenn Sie die Reaktionszeit eines Anbieters auf Ihre Fragen bewerten, bevor Sie Kunde werden, erhalten Sie einen guten Anhaltspunkt dafür, welchen Service Sie erwarten können, wenn Sie sich für die Lösung des Anbieters entscheiden. Denn wenn Sie bei der Beantwortung grundlegender Fragen vor dem Verkauf keinen angemessenen Service erhalten, was können Sie dann erwarten, wenn die Fragen als Kunde komplexer werden?

Q. Haben Sie Ihr Engagement-Modell und Ihr Budget festgelegt? (d. h. leasen oder kaufen; SaaS oder vor Ort)
Tipp: Der PPM-Markt bietet viele Optionen, um die unterschiedlichen Anforderungen projektorientierter Organisationen zu erfüllen. Von einfachen Projektmanagement-Lösungen bis hin zu kompletten PPM-Angeboten für Unternehmen können diese Softwarepakete entweder gekauft oder gemietet werden. Wenn Sie herausfinden, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, ersparen Sie sich eine Menge Aufwand
Produkte zu kaufen, die möglicherweise nicht Ihren finanziellen Anforderungen entsprechen.

Q. Passen der Anbieter als Unternehmen und Ihre Organisation gut zusammen? (Selbstfinanziert? Von einer größeren Marke übernommen? Von VCs finanziert?)
Tipp: Viele Käufer von Unternehmenssoftware vernachlässigen oft die nicht-funktionalen Aspekte des Bewertungsprozesses. Ein Produkt ist nur so gut wie die Menschen/Organisation, die dahinter stehen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, eine Lösung von einem Unternehmen zu erwerben, das Ihre Anforderungen nicht angemessen erfüllen kann oder nicht die Langlebigkeit besitzt, um mit Ihnen zu wachsen. Wenn Sie die richtigen geschäftlichen Fragen stellen, können Sie viel über Ihren zukünftigen Anbieter erfahren.

Q. Haben Sie eine Strategie entwickelt, um die Fähigkeiten des Anbieters zu überprüfen? (technisch und organisatorisch)
Tipp: Neben den Merkmalen und Funktionen müssen die Anbieter auch hinsichtlich der Bereitstellung ihres Angebots bewertet werden. Eine erfolgreiche Produktimplementierung hängt in hohem Maße von den Fachkenntnissen des Anbieters in Ihrer Branche und seinen technischen Fähigkeiten ab, um Ihre einzigartige Projektumgebung zu erfüllen.

Q. Haben Sie eine gründliche Analyse zwischen Ihren Bedürfnissen und den möglichen Produkten erstellt?
Tipp: Ein Mechanismus zur eindeutigen Bewertung der Produktfähigkeiten, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, ist eine entscheidende Komponente, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung Ihre bestehenden Bedürfnisse abdeckt und mit Ihren zukünftigen Anforderungen wachsen kann.

Die Evaluierung Ihrer Auswahlliste von 2-3 potenziellen Anbietern erfordert einen gut durchdachten Angriffsplan. Der Aufbau der richtigen Prozesse und der Einsatz der richtigen Tools verschaffen dem Bewertungsteam die nötige Transparenz, um die für ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Projektportfoliomanagementlösungen objektiv zu prüfen.

Schritt 4: Auswahl des Anbieters

Validieren Sie Ihre Analyse anhand der Interaktionen mit den Anbietern.

Sobald eine kurze Liste von Anbietern festgelegt und alle erforderlichen Daten gesammelt wurden, besteht der letzte Schritt im Evaluierungsprozess eines neuen Systems darin, sich mit den endgültigen Kandidaten eingehender zu befassen, um Ihre Analyse zu validieren und den Beschaffungsprozess abzuschließen, damit Sie mit Ihrer Entscheidung vorankommen. Je näher das Unternehmen seiner endgültigen Entscheidung kommt, desto mehr rückt die Beschaffungsstrategie in den Vordergrund, und die Zustimmung der Interessengruppen muss bestätigt werden.

Es gibt verschiedene Strategien, die den Entscheidungsprozess bei der Auswahl der am besten geeigneten Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung (PPM) für Ihre Anforderungen erleichtern. Von der Entwicklung skriptbasierter Demos über die Verteilung von Angebotsanfragen (RFQs) bis hin zur Vorauswahl von Anbietern – diese abschließenden Strategien versorgen Sie mit den notwendigen Informationen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Die Einbeziehung der wichtigsten Preis-, Test- und Demodetails in einen formalisierten Softwarebewertungs- und -auswahlprozess liefert nicht nur vollständige Informationen für die Analyse, sondern gibt Ihnen und Ihrem Unternehmen auch die Möglichkeit, mit Ihrem potenziellen Anbieter in Kontakt zu treten. Durch diese Interaktion wird auch sichergestellt, dass Ihr Softwareanbieter kulturell zu Ihnen passt.

Die endgültige Auswahl eines PPM-Pakets erfordert einen methodischen Ansatz von der Sondierungsphase bis zum endgültigen Erwerb. In der letzten Phase wird sich die am besten geeignete Lösung durchsetzen, je nachdem, wie gut ein Anbieter seine Fähigkeit unter Beweis gestellt hat, die funktionalen, kulturellen und finanziellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Wenn Sie die Auswahl Ihrer neuen PPM-Software abschließen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Q. Haben Sie festgelegt, wie Sie die potenziellen Produkte testen, erproben oder validieren wollen?
Tipp: Durch eine praktische oder eingehende Prüfung können Sie die Informationen, die Sie bereits über die in die engere Wahl gezogenen Anbieter gesammelt haben, validieren. Die Überprüfung der Benutzerfreundlichkeit und der Funktionen der Produkte bestätigt oder widerlegt die Ausrichtung und Annahme der vorgeschlagenen Lösungen.

Q. Haben Sie ein Demonstrationsskript entwickelt, um einen Vergleich zwischen den Produkten zu ermöglichen?
Vergleich herstellen können?
Tipp: Anhand von Skripten können Sie sehen, wie die Lösung in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die potenziellen Produkte gleichwertig sind und dass Ihre Entscheidung auf Fakten beruht.

Q. Haben Sie festgelegt, was ein Angebot enthalten muss, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können?
Tipp: Am Ende eines Evaluierungsprozesses stellen viele Einkäufer oft Annahmen auf, die sich negativ auf die endgültige Produktauswahl auswirken können. Wenn Sie den potenziellen Anbietern alle erforderlichen Informationen, die in ihrem endgültigen Angebot detailliert und zusammengefasst sein müssen, klar mitteilen, ist sichergestellt, dass Ihre Erwartungen erfüllt werden.

Q. Haben Sie ein Verfahren zur Bewertung von Dienstleistungen und Support-Erwartungen eingeführt?
Tipp: Auf dem heutigen Markt müssen die Anbieter gleichberechtigt als Dienstleister behandelt werden, um den Erfolg zu gewährleisten. Da dies der Fall ist, ist es ebenso wichtig, diese Details effektiv in Ihre endgültige Analyse und Entscheidung einzubeziehen.

Q. Haben Sie ermittelt, was Sie an Referenzen und Fallstudien benötigen, um Ihre endgültige Entscheidung zu treffen?
Tipp: Referenzen von Dritten und Kunden können unvorhergesehene Hindernisse bei der von Ihnen gewählten Lösung aufdecken. Auch hier gilt: Man kann nie zu gut vorbereitet sein, wenn man mit dem gewählten Lösungsanbieter zusammenarbeitet.

In der letzten Phase sollte die Auswahl des Anbieters und des Produkts Ihrer Wahl eine endgültige Validierung Ihrer Analyse sein. In dieser Phase hat der Anbieter das Nachsehen, wenn er nicht in der Lage ist, die von Ihnen erfassten und gelieferten Produkt- und Geschäftsinformationen zu einem fairen Marktwert zu präsentieren.

Schlussfolgerung: Die Auswahl der richtigen PPM-Software für Ihr Unternehmen

Die Auswahl der besten PPM-Software ist eine wichtige Entscheidung, die die Effizienz und den Erfolg Ihres Projektportfolios erheblich beeinflussen kann. Durch einen strukturierten Ansatz – beginnend mit der Ermittlung Ihrer geschäftlichen Anforderungen, der Durchführung gründlicher Recherchen, der Bewertung von Anbietern und dem Treffen fundierter Entscheidungen – schaffen Sie die Voraussetzungen für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Wenn Sie sich in der PPM-Landschaft umsehen, sollten Sie Lösungen in Betracht ziehen, die nicht nur Ihre unmittelbaren Anforderungen erfüllen, sondern auch Skalierbarkeit und Flexibilität für künftiges Wachstum bieten. Eine solche Lösung ist Cerri Project, die umfassende Tools zur Unterstützung Ihres Projekt- und Portfoliomanagements bietet. Von der fortschrittlichen Ressourcenzuweisung bis hin zu Echtzeit-Zusammenarbeit und Entscheidungsfindungsfunktionen ermöglicht die Cerri Project PPM Software Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und einen höheren ROI für ihre Projekte zu erzielen. Um mehr darüber zu erfahren, wie die PPM-Funktionen von Cerri Project den Erfolg Ihres Unternehmens unterstützen können, besuchen Sie unsere PPM-Funktionsseite.