Woher wissen Sie, dass Excel und E-Mail nicht mehr ausreichen

Projektmanagement ist für Organisationen jeder Größe von entscheidender Bedeutung, um Ziele zu erreichen und neue Meilensteine zu setzen. Doch woher wissen Sie, ob Ihr Unternehmen bereit ist, den Schritt zu wagen und in ein Projektmanagement-Tool zu investieren?

Ein Unternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet und nach Skalierbarkeit und der Einführung von Prozessen sucht, die für eine lange und fruchtbare Zukunft beibehalten werden können, ist höchstwahrscheinlich für eine Projektmanagement Lösung gut positioniert. Für projektorientierte Organisationen steht außer Frage, dass sie ein PM-Tool benötigen, um Anforderungen, Ressourcen, Zeit usw. zu verwalten. Für andere Organisationen ist die Antwort nicht immer so klar.

Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, 150 Software Einkäufer zu befragen, um die drei wichtigsten Indikatoren zu ermitteln, die darauf hindeuten, dass ein Unternehmen bereit ist, von seinen derzeitigen Praktiken, wie der Verwendung von E-Mail und Excel, auf ausgefeiltere Projektmanagementsysteme umzusteigen. Dieses Whitepaper identifiziert die drei Indikatoren, die Unternehmen dazu bewegen, in ein Projektmanagement-Tool zu investieren.

Die Notwendigkeit, Fristen zu verwalten, Statusaktualisierungen und Budgets zu verfolgen

Die häufigste Antwort, die wir auf die Frage erhielten, warum sich Unternehmen für den Einsatz von Projektmanagement-Software entschieden haben, war die Notwendigkeit, Fristen zu verwalten, Status-Updates zu verfolgen und natürlich Budgets zu verwalten. Diese Unternehmen verlangen von ihren Projektmanagern, dass sie den Abteilungsleitern Berichte über den Projektstatus vorlegen (in welchen Phasen sich die Projekte befinden) und ob sie das Budget überschreiten oder nicht. Die oberste Priorität der Einkäufer ist es, Transparenz und einen Überblick über alle laufenden Projekte im Unternehmen zu schaffen und diese Informationen in einem Projekt-Dashboard anzuzeigen.

Wir hatten einige Einkäufer, die Kundenschulungen verwalten und Demonstrationen koordinieren mussten. Sie wollten eine Lösung, mit der sie Aufgaben verfolgen und den Prozentsatz der abgeschlossenen Projekte überwachen konnten. Außerdem benötigten sie einen klaren Überblick darüber, welche Kunden Produktdemonstrationen und -schulungen erhalten hatten, und ein System, das als Repository für alle Projekte dienen konnte.

Ein leistungsfähiges Projektmanagementsystem bietet:

• Vordefinierte und konfigurierbare Dashboards
• Ad-hoc-Berichterstattung mit benutzerdefinierten Ansichten
• Automatische Erstellung und Verteilung von Berichten

Mit anderen Worten: Das System bietet den Beteiligten einen ganzheitlichen Überblick über alle laufenden Projekte und die Möglichkeit, den aktuellen Stand mit den festgelegten Zielen zu vergleichen.

Unternehmen haben Aufgaben, die voneinander abhängen und Teil eines Workflow-Prozesses sind

Der nächste Punkt auf der Liste der ausschlaggebenden Gründe, warum sich unsere Umfrageteilnehmer für die Anschaffung eines Projektmanagement-Tools entschieden haben, ist, dass es in ihrer Organisation Prozesse gibt, die systematische Genehmigungen erfordern, oder eine Vielzahl von voneinander abhängigen Aufgaben. Wenn beispielsweise. ein Teammitglied eine Aufgabe abschließt, wird diese automatisch in die Warteschlange des nächsten Teammitglieds verschoben. Als Beispiel wurden mehrfach Marketingagenturen genannt. Die Anzeigentexte, die sie für ihre Kunden erstellen, müssen einen Genehmigungsworkflow durchlaufen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Parteien die endgültige Anzeige genehmigen, bevor sie veröffentlicht wird.

Einige typische Vorteile des Workflow-Managements sind:

• Sicherstellen, dass Prozesse eingehalten werden 
• Automatische Verteilung von Informationen 
• Workflow-basierte Benachrichtigungen
• Erstellung von Dokumenten
• Rollenbasierter Arbeitsablauf

Die Notwendigkeit, Zeit und abrechenbare Stunden zu erfassen

Die Verwaltung von Ressourcen und Budgets wird ohne die Möglichkeit, Zeit und vor allem abrechenbare Stunden zu erfassen, zu einer unglaublichen Herausforderung. Wenn man dann noch die Komplexität der verschiedenen Verrechnungssätze für Aufgaben und Personen hinzufügt, wird das, was eigentlich ein einfacher Prozess sein sollte, zu einem Projekt für sich – es sei denn, man verfügt über ein Tool, das diese Informationen nahtlos für einen erfasst.

Eine Bemerkung, die wir in unserer Umfrage immer wieder gehört haben, war, dass vor der Anschaffung eines Projektmanagement-Tools eine Vielzahl von Produkten verwendet wurde, um die mit bestimmten Aufgaben und verschiedenen Auftragnehmern verbundenen Kosten zu verfolgen, und dass diese Informationen nach und nach verloren gingen. Die Möglichkeit, alle Informationen an einem Ort zu speichern, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, insbesondere wenn das Unternehmen weiter wächst.

Der Einsatz eines Projektmanagement-Tools bietet den Organisationen letztendlich und auf Dauer folgende Vorteile:

• Berichte über Arbeitsbelastung und Kapazität
• Wöchentliche Zeit- und Spesenberichte 
• Projektfortschritts- und Kostenberichte

Unternehmen, die auf Expansion, Projekt- und Informationsmanagement ausgerichtet sind, wollten eine robuste Lösung implementieren, die sie langfristig unterstützt. Die Anschaffung eines Projektmanagement-Tools war eine klare Investition, die ihre Arbeit und ihre Bemühungen während der Entwicklung und des Wachstums ihres Unternehmens absicherte. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die in Frage kommen, und die Wahl des richtigen Tools hängt von den Bedürfnissen der jeweiligen Organisation ab.