Améliorer votre plateforme de collaboration pour une main-d’œuvre de projet en constante évolution

Les médias sociaux peuvent constituer un atout considérable pour les organisations de gestion de projets. La collaboration ouverte et la concentration des informations sur les projets dans une interface unique améliorent la productivité, diminuent les coûts et réduisent les erreurs. De plus, en créant des communautés fermées accessibles uniquement aux équipes de projet, les entreprises sécurisent les informations propriétaires et empêchent les parties prenantes (clients, partenaires, fournisseurs) de voir et d’entendre des choses qu’elles ne devraient pas, ce qui préserve la sécurité de l’information. 

Néanmoins, certaines organisations ne sont pas prêtes ou n’ont pas la culture nécessaire pour intégrer les médias sociaux dans leurs infrastructures de gestion de projet. Ce livre blanc explique comment les organisations peuvent adapter les éléments bénéfiques des réseaux sociaux pour en faire de puissants outils de gestion de portefeuille de projets. Il détaille les objectifs d’une stratégie de médias sociaux : réseaux ouverts, groupes de travail solides, partage d’informations professionnelles, amélioration de la collaboration, de la productivité et de la transparence.

Évolution du travailleur de l’information

Au cours des 15 dernières années, le travailleur de l’information est passé d’une personne enchaînée à son bureau, agissant sur des informations critiques accessibles uniquement à partir de son ordinateur de bureau, à un travailleur mobile accédant à l’information à partir de plusieurs appareils en déplacement.  Cette évolution a conduit à un environnement de travail plus exigeant, dans lequel les travailleurs de l’information et les parties prenantes pour lesquelles ils travaillent ont des attentes accrues en matière de temps de réponse aux goulets d’étranglement et de prise de décisions stratégiques.

Au cœur de cette situation se trouve une main-d’œuvre de projet en pleine évolution.  Les téléphones intelligents et les outils web facilement accessibles ont transformé la façon dont ils interagissent avec l’information et leurs collègues.  Le personnel de projet d’aujourd’hui ne peut plus invoquer l’excuse de l’accès limité aux données, ou la quantité d’efforts nécessaires pour se préparer pour les clients à l’ère pré-internet. Avec un accès instantané à l’information, des outils de productivité améliorés et des communications mobiles, on attend du personnel de projet qu’il réponde rapidement aux besoins des parties prenantes.  Et avec l’ajout d’outils de médias sociaux, ils sont maintenant habilités à mieux accéder et filtrer d’immenses quantités de données et à améliorer leur capacité à répondre aux nouvelles attentes.

En d’autres termes, cette génération de travailleurs ne sépare plus l’utilisation de la technologie dans leur vie personnelle de celle de leurs activités professionnelles. L’utilisation habituelle des outils de médias sociaux est devenue une seconde nature dans l’interaction humaine, qu’il s’agisse de communication banale ou de collaboration sur des décisions stratégiques qui peuvent avoir un impact sur l’ensemble d’une entreprise. Il n’est donc pas surprenant que les entreprises investissent désormais beaucoup d’efforts et d’argent dans l’exploitation stratégique des technologies de rupture offertes par les médias sociaux.

Les médias sociaux sur le lieu de travail 

Il est important de souligner que, bien que les médias sociaux soient d’application très large, les technologies elles-mêmes sont assez basiques lorsqu’il s’agit de fournir une plateforme web qui connecte des groupes d’intérêt similaires. Le défi auquel les entreprises sont confrontées consiste à définir la meilleure stratégie et les meilleurs outils qui auront un impact positif sur leur personnel. Pour les entreprises, cela signifie une stratégie de médias sociaux qui améliorera la collaboration entre les parties prenantes internes et externes à l’organisation. Contrairement aux outils de médias sociaux traditionnels qui encouragent la croissance des réseaux professionnels et personnels, ainsi que la liberté des idées, les médias sociaux dans un contexte professionnel exigent une approche plus disciplinée pour améliorer la plateforme de collaboration existante en tirant parti des interfaces sociales existantes dont l’utilisation et l’adoption sont en pleine croissance. Les entreprises doivent donc veiller à adopter les bons outils et à définir les règles d’utilisation nécessaires pour tirer efficacement parti des médias sociaux. Les avantages comprennent l’amélioration du partage des informations, l’augmentation de la productivité, le renforcement de la communication et l’amélioration de la collaboration.

PPM sociale :  Où se situe la limite ?

Le plus grand défi auquel sont confrontés les environnements centrés sur les projets est de savoir comment développer et intégrer une stratégie de médias sociaux qui soit en phase avec leurs processus actuels. Selon le niveau de maturité d’une organisation dans la mise en place d’une plateforme de collaboration, d’un cadre de gouvernance et d’une stratégie de gestion des connaissances, les outils de médias sociaux peuvent présenter différents niveaux d’avantages et de dangers. La compréhension de l’intention des différents outils déterminera la stratégie à adopter ou si une stratégie de médias sociaux a même un sens pour votre organisation. Par conséquent, les médias sociaux doivent être soigneusement définis et évalués afin de bénéficier réellement d’une meilleure collaboration dans un environnement centré sur le projet.  

En fin de compte, les médias sociaux pour la gestion de projets doivent améliorer la collaboration. Il s’agit d’améliorer l’expérience utilisateur de la collaboration sans compromettre l’intégrité des données partagées. 

Êtes-vous prêt à vous lancer dans l’action sociale ?

S’ils ne sont pas utilisés correctement, les médias sociaux peuvent nuire à vos projets ainsi qu’aux parties prenantes et aux équipes qui les utilisent.  Ces outils introduisent un niveau de transparence et des éléments non structurés qui peuvent être dangereux s’ils ne correspondent pas à votre culture d’entreprise existante. 

Pour éviter de tomber dans ces pièges, les questions suivantes peuvent vous aider à évaluer votre degré de préparation au Social PPM :

Liste de contrôle pour le PPM Social

Classeriez-vous votre organisation comme étant précurseur en matière de technologie ?
Les organisations doivent évaluer leur capacité à adopter des technologies progressives offertes par les réseaux sociaux. Si l’entreprise est réticente à adopter de nouvelles technologies, les chances de succès seront faibles.

Utilisez-vous actuellement des outils de réseaux sociaux pour vos projets ?
L’utilisation informelle d’outils de réseaux sociaux est généralement un bon indicateur que votre organisation saura intégrer avec succès une stratégie PPM Social alignée sur vos outils de collaboration actuels.

Encouragez-vous la transparence dans les informations sur les projets ?
Les outils de réseaux sociaux encouragent intrinsèquement la transparence dans le partage d’informations. Lors de la mise en œuvre d’une stratégie PPM Social, une organisation doit choisir avec soin les meilleurs outils qui permettront de partager les bonnes informations avec les bons acteurs.

Travaillez-vous avec des équipes projets dispersées et à distance ? Les appareils mobiles sont-ils essentiels à votre équipe ?
Les organisations ayant des équipes projet décentralisées, collaborant depuis divers lieux, peuvent tirer parti de la nature « mobile » des outils de réseaux sociaux accessibles via plusieurs plateformes mobiles.

Le partage collaboratif de documents est-il mature dans votre organisation ?
Avant d’adopter les derniers outils de collaboration offerts par les réseaux sociaux, il est crucial d’évaluer votre plateforme de collaboration actuelle. Dans un environnement centré sur les projets, les outils de réseaux sociaux sont plus efficaces lorsqu’ils viennent enrichir une plateforme de collaboration existante, dotée de solides capacités de gestion web et documentaire pour sa main-d’œuvre.

Votre organisation de projet est-elle résistante au changement ?
Avec l’introduction de tout nouveau processus ou technologie, la gestion du changement ne peut être ignorée. Inclure un volet de gestion du changement dans la stratégie PPM Social peut faire la différence entre une adoption en douceur et un rejet douloureux des nouveaux outils.