Préparer votre organisation à la réussite   

Résumé

Après avoir sélectionné le logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) le mieux adapté, l’organisation doit appliquer les connaissances acquises au cours du processus d’évaluation afin de garantir une mise en œuvre efficace de la technologie sélectionnée dans son environnement. Pour de nombreuses organisations, la clé du succès du déploiement d’un logiciel d’entreprise réside généralement dans le fournisseur choisi.  Bien que le fournisseur ait tendance à être le principal moteur du déploiement, même la meilleure équipe de mise en œuvre échouera si le client lui-même ne prend pas les mesures nécessaires pour préparer sa propre équipe aux changements imminents qui l’attendent. La qualité des solutions PPM dépend de celle des personnes qui les utilisent. Le fait est qu’une installation réussie ne peut que fournir à une organisation le moyen de s’améliorer. Sans l’engagement du client, les investissements dans les logiciels de PPM se transforment souvent en « Shelf ware » non désiré.

Pour éviter de « s’écraser avant le décollage », les organisations doivent reconnaître qu’elles doivent se préparer à leur nouvelle solution PPM. L’objectif de ce livre blanc est de fournir aux organisations un guide détaillé soulignant les étapes nécessaires pour préparer leurs équipes à un déploiement réussi du logiciel PPM qui améliorera leur visibilité, leurs processus et leur collaboration.

Pour une explication visuelle plus approfondie, consultez notre vidéo d’accompagnement sur YouTube.

Étape 1. Déploiement en tant que projet :  Tout commence par un plan.

Une planification rigoureuse du déploiement est la première étape nécessaire qu’une organisation doit franchir pour positionner sa nouvelle solution PPM sur la bonne voie. Avec le fournisseur choisi, l’organisation doit définir le plan du projet de déploiement, les objectifs et les risques associés au changement. L’objectif de ce plan est de communiquer aux utilisateurs finaux ce qui est en jeu et d’entamer le processus d’adhésion de l’organisation qui aboutira finalement à l’adoption du produit. 

Lors de l’élaboration d’un plan de déploiement, il est essentiel que toutes les phases du plan soient clairement définies et que le plan serve de moteur principal pour guider avec succès le projet de déploiement du PPM. Un plan complet de déploiement de logiciels doit comprendre les phases suivantes:

• Phase 1 – Définition du déploiement – le but du plan de déploiement est de définir clairement les objectifs généraux de la technologie PPM et son application à l’entreprise. Le processus de définition doit impliquer toutes les parties prenantes du projet afin que les attentes soient claires dès le départ.
• Phase 2 – Gestion du projet – Une fois les objectifs clairement définis, un plan détaillé des principales tâches doit être documenté afin d’exécuter efficacement les produits livrables.  Cette partie du plan constitue la feuille de route pour la mise en place du système PPM au sein de l’organisation.
• Phase 3 – Soutien à la mise en œuvre – Dans le cadre du processus de planification, la définition claire des rôles et de la formation requise, ainsi que des ressources matérielles telles que le matériel, les logiciels et la documentation à l’intention des parties prenantes concernées, favorisera un déploiement réussi. En outre, au cours de cette phase, l’équipe chargée du déploiement peut identifier les lacunes en matière de soutien qui pourraient entraver la progression du déploiement.
• Phase 4 – Exigences du déploiement – Au cours de la dernière phase de planification, l’équipe de projet élabore une liste d’exigences spécifiques au site et de critères d’acceptation sur lesquels le client et l’équipe de projet se mettent d’accord. Ce dernier élément de la planification permettra d’établir un accord entre toutes les parties afin que les attentes soient définies et satisfaites.

En fin de compte, l’objectif du plan de déploiement est d’élaborer un plan de réussite conforme aux objectifs de l’entreprise et aux attentes des fournisseurs. Si le plan est soigneusement élaboré et que toutes les parties concernées sont impliquées dans son développement, le processus de planification peut s’avérer un outil extrêmement efficace pour garantir une adoption réussie du produit. 

Étape 2. Recueil des besoins :  Définir les attentes

Il n’est pas rare que les organisations se fixent des objectifs ambitieux au cours du processus d’évaluation de ce qu’elles cherchent à réaliser avec un nouveau système de gestion de portefeuille de projets. Cependant, une fois la solution choisie et le plan de déploiement établi, les organisations se rendent généralement compte que des gains rapides sont nécessaires pour garantir l’adoption du nouveau système par les utilisateurs finaux. Dans de nombreux cas, des attentes irréalistes peuvent nuire aux projets de déploiement ou les ruiner avant même qu’ils ne commencent. Pour cette seule raison, la phase de recueil des besoins doit être pleinement exploitée pour s’assurer que l’exécutant et le client sont sur la même longueur d’onde. La phase de recueil des besoins est la première étape de l’élaboration d’une stratégie commune avec le fournisseur afin de maximiser le retour sur investissement du PPM.   

L’une des stratégies les plus efficaces pour élaborer une feuille de route de déploiement réussie consiste à commencer par évaluer la maturité de l’organisation en matière de gestion de projet. Un modèle de maturité complet évalue généralement les ressources humaines, les processus et la technologie par rapport aux meilleures pratiques définies par les experts et les leaders du secteur. Une évaluation claire de la situation de l’organisation permettra aux responsables de la mise en œuvre et aux utilisateurs d’identifier les aspects du système PPM qui seront facilement adoptés et ceux qui nécessiteront davantage d’efforts. L’idée est d’élaborer une approche qui réduise considérablement la douleur du changement et permette d’exploiter pleinement les avantages du système PPM au fil du temps.

À la suite de l’évaluation de la maturité, l’équipe chargée de la mise en œuvre peut élaborer un document de collecte des exigences, en fonction des besoins de l’organisation et en procédant par étapes. Ce document servira de baromètre pour savoir où l’organisation peut s’attendre à réussir. En outre, l’exercice de collecte des besoins guidera les deux parties (fournisseur et client) sur la voie d’une communication saine qui instaurera la transparence et la confiance, construisant ainsi le partenariat nécessaire à un résultat fructueux. L’objectif devrait être de finaliser les étapes du déploiement convenues par l’exécutant et le client, en satisfaisant aux objectifs de l’organisation depuis le pilote initial jusqu’au déploiement complet.

Étape 3. Constituer l’équipe de déploiement :  Aligner les personnes, les processus et les technologies 

Une fois les attentes et les objectifs convenus, l’étape suivante consiste à constituer une équipe de déploiement comprenant toutes les parties prenantes essentielles à la réussite de votre initiative PPM.  Une définition efficace des rôles des clients et des consultants, ainsi que la sélection de sponsors et de champions internes, garantiront que le projet de déploiement atteindra ses objectifs.  En outre, le succès de l’équipe de déploiement dépendra de son alignement sur les processus de projet définis pour le nouveau système.

Toutes les équipes de déploiement réussies comprennent des représentants du client et du fournisseur, avec des rôles bien définis. En outre, l’équipe souhaitée facilitera le rapprochement entre les besoins de l’organisation et la technologie qui améliorera la manière dont les projets sont gérés et exécutés par les différents acteurs concernés. Il est essentiel que l’équipe de déploiement soit bien équilibrée et qu’elle se compose de sponsors commerciaux, de parties prenantes et de chefs de projet du côté du client, ainsi que d’un consultant en mise en œuvre, d’un support technique et d’un gestionnaire de compte du côté du fournisseur. L’objectif est de constituer une équipe de déploiement fiable dans laquelle le client fournira les meilleures ressources engagées dans le projet afin qu’elles puissent développer une expertise tout au long du cycle de vie de la solution, avec le soutien du fournisseur pendant et après le déploiement.

Le fait est que le développement d’une stratégie de partenariat réussie avec le fournisseur sélectionné maximisera le retour sur investissement des jours de services professionnels achetés. Le fait d’avoir la bonne équipe de déploiement dans votre organisation améliorera non seulement les chances de succès rapide du déploiement, mais garantira également que le groupe de consultants à louer fournira les meilleurs résultats, laissant peu de place aux erreurs d’interprétation ou de communication – les principaux responsables du désalignement, des retards et des goulets d’étranglement.

Étape 4. Se préparer au changement : Augmentez vos chances de réussite

L’élaboration d’une stratégie de gestion du changement dans le cadre de votre projet de déploiement est aussi importante que le déploiement lui-même. Un déploiement PPM réussi doit aller au-delà de l’installation, de la configuration et de la formation, et doit inclure une stratégie qui encouragera l’adoption du produit. La résistance au changement et les obstacles organisationnels doivent être pris en compte afin que le système PPM s’intègre à la fois fonctionnellement et culturellement dans l’organisation. Après tout, ignorer l’impact du changement peut potentiellement réduire à néant tous les efforts que vous avez investis dans l’évaluation, la sélection et le déploiement de votre nouvelle solution PPM.

La composante « gestion du changement » du déploiement se concentre sur l’aspect humain de l’équation. L’importance de la gestion du changement réside dans la réalité fondamentale selon laquelle les êtres humains résistent au changement, même lorsqu’il apporte une amélioration à leur vie. Étant donné que les systèmes PPM ne valent que ce que valent les personnes qui les utilisent, le but de l’élaboration d’une stratégie de gestion du changement est de faciliter le douloureux changement culturel qui est inévitable en ce qui concerne l’adoption par les produits de la technologie PPM nouvellement introduite. L’objectif ultime est d’aligner et de promouvoir les changements positifs du nouveau système PPM sur les défis actuels de l’organisation en matière de PPM.

Une stratégie de gestion du changement doit communiquer et convaincre l’utilisateur final qu’il y a une lumière au bout du tunnel. Le message doit communiquer certains des résultats positifs qui seront engendrés par le nouveau système de GPP :

•       Meilleur alignement des objectifs de l’organisation sur les activités du projet
•       Amélioration des expériences professionnelles individuelles
•       Amélioration de la qualité des services pour les clients
•       Amélioration de la transparence et de la visibilité des données du projet
•       Amélioration de la productivité et diminution des activités de projet inutiles.

L’idée est d’illustrer efficacement l’alignement de l’impact positif résultant d’une nouvelle solution PPM sur les défis quotidiens de chaque groupe spécifique de parties prenantes au projet. Les objectifs anticipés d’un système PPM sont plus facilement atteints lorsque le changement est communiqué de manière efficace.