Gérer les attentes du projet

Dans le paysage commercial moderne, où les projets varient en complexité, en échelle et en implication des parties prenantes, il est essentiel, pour réussir, de définir et d’organiser clairement le champ d’application du projet. Un périmètre bien défini garantit l’alignement sur les objectifs de l’organisation, définit des attentes claires et constitue une base solide pour la gestion des ressources et la livraison en temps voulu.

Cet article explore les étapes pratiques de la définition du périmètre d’un projet, depuis la définition d’objectifs clairs jusqu’à l’utilisation d’outils tels que la structure de répartition du travail (SRT), en veillant à ce que les parties prenantes restent alignées et à ce que les résultats soient obtenus avec succès.

Qu’est-ce que la portée d’un projet ?

Le champ d’application d’un projet en définit les limites en précisant ses objectifs, ses produits à livrer et ses exigences. Il précise ce que le projet permettra de réaliser et, tout aussi important, ce qu’il ne permettra pas de réaliser. En servant de point de référence à toutes les parties prenantes, le périmètre fournit une feuille de route pour guider la prise de décision, la planification et l’exécution.

La définition du champ d’application implique de spécifier :

• Buts et objectifs : Ce que le projet vise à accomplir.
• Produits livrables : Les résultats ou produits tangibles du projet.
• Exclusions : Ce qui ne fait pas partie du projet, ce qui permet d’éviter les dérives.
• Contraintes : Limites de temps, de budget ou de ressources susceptibles d’avoir un impact sur le projet.

Pourquoi la portée du projet est-elle importante ?

Malgré son rôle essentiel dans la réussite d’un projet, de nombreuses entreprises et équipes omettent de définir le champ d’application, considérant qu’il s’agit d’une étape qui prend du temps. Pourtant, négliger cette activité fondamentale conduit souvent à l’échec du projet. Voici pourquoi le périmètre d’un projet est essentiel :

1. Alignement stratégique
   L’établissement d’un lien entre le projet et la stratégie globale de l’organisation garantit que les ressources sont investies dans des initiatives qui génèrent de la valeur. Sans alignement, les projets risquent de gaspiller du temps et des efforts sur des résultats qui ne contribuent pas aux objectifs de l’entreprise.
2. Des attentes claires
   L’absence de définition du champ d’application se traduit souvent par des attentes infondées de la part des parties prenantes. Les malentendus concernant les objectifs du projet ou les résultats attendus peuvent entraîner des conflits, une mauvaise communication et de l’insatisfaction.
3. Planification et exécution efficaces
   Avec un champ d’application bien défini, les équipes peuvent fixer des délais réalistes, allouer les ressources appropriées et planifier efficacement les flux de travail. Cela permet de minimiser les retards et de garantir une exécution plus harmonieuse.
4. Atténuation des risques
   Les projets dont les limites ne sont pas clairement définies sont plus susceptibles d’évoluer vers une extension du champ d’application, des dépassements de budget et des délais non respectés. Définir le champ d’application dès le départ permet d’identifier les risques potentiels et de créer des plans d’urgence.

Dans les prochaines sections, nous verrons comment définir efficacement la portée d’un projet et l’organiser de manière à garantir l’accessibilité et la facilité d’utilisation pour toutes les parties prenantes.

Définir les objectifs et le but de votre projet

Après avoir identifié un projet, l’étape suivante consiste à définir ses objectifs – ce que le projet vise à accomplir – et la finalité qui le sous-tend. Le « pourquoi » fournit la motivation et la justification stratégique, tandis que le « quoi » décrit les résultats escomptés et les produits à livrer. Ensemble, ils établissent une base claire pour aligner les parties prenantes, allouer les ressources et mettre le projet sur la voie de la réussite.

En vous concentrant sur ces éléments dès le départ, vous créez une feuille de route qui guide chaque phase du projet, de la planification à l’exécution. La prise en compte des changements potentiels et des incertitudes en cours de route garantit la flexibilité sans perdre de vue les objectifs généraux.

Se concentrer sur le « quoi » et non sur le « comment »

À ce stade, l’accent doit être mis sur le « quoi » – les résultats souhaités – et non sur le « comment », qui viendra plus tard au cours de la planification. Pour définir clairement le « quoi », la méthode SMART est un cadre utile :

• Spécifique : Définir clairement ce que le projet apportera.
• Mesurable : Veiller à ce que les résultats puissent être quantifiés ou évalués.
• Réalisables : Vérifier que les objectifs sont réalistes compte tenu des ressources et des contraintes.
• Pertinents : Aligner les objectifs sur les buts et les stratégies de l’organisation.
• Limités dans le temps : Fixer un calendrier précis pour la réalisation des résultats.

Lier le quoi et le pourquoi à la stratégie

La définition du « quoi » devient plus facile lorsqu’elle est liée au « pourquoi », c’est-à-dire à l’objectif du projet et à son lien avec la stratégie globale de l’organisation. En comprenant ce lien, vous pouvez

• Identifier le contexte du projet et son importance dans le cadre de la vision globale de l’organisation.
• Définir les résultats souhaités qui apportent une valeur mesurable à l’entreprise.
• Hiérarchiser les tâches et les ressources pour les aligner sur les objectifs stratégiques.

À ce stade, il est essentiel de dresser une liste de toutes les parties prenantes. Le fait de savoir qui est impliqué et quel est son rôle permet de dresser un tableau complet des résultats escomptés du projet et de s’assurer que tous les points de vue sont pris en compte dans la définition du champ d’application.

Exploiter la documentation initiale

Pour avoir une vue d’ensemble des résultats escomptés du projet, il faut se référer à la documentation originale du projet, telle que la proposition ou l’étude de faisabilité. Ces documents mettent généralement en évidence les raisons pour lesquelles le projet a été lancé et les résultats ou fonctionnalités spécifiques qu’il doit fournir.

À l’aide de ces informations, vous pouvez créer un énoncé de la portée du projet, un document sommaire qui décrit.. :

• Ce que le projet a l’intention de produire (par exemple, un produit, un service ou un résultat).
• Sa complexité et son ampleur.
• Les contraintes ou hypothèses connues.

Ce document est inestimable tout au long du cycle de vie du projet, car il sert de point de référence pour maintenir l’alignement de l’équipe et pour répondre aux questions ou aux conflits qui surviennent au cours de l’exécution.

Planification des hypothèses et des éventualités

Il est peu probable que vous définissiez la portée du projet sans faire d’hypothèses – et c’est tout à fait acceptable. Attendre que chaque détail soit clarifié peut entraîner des retards inutiles. Au lieu de cela :

1. Documenter clairement toutes les hypothèses dans un fichier séparé.
2. Réexaminez et ajustez ces hypothèses au fur et à mesure que de nouvelles informations sont disponibles.

N’oubliez pas que la portée d’un projet n’est pas statique. Au fur et à mesure de l’avancement des projets, il est inévitable que le champ d’application soit modifié en raison de complexités imprévues ou de nouvelles connaissances. Pour s’y préparer, il est essentiel de.. :

• Prévoir des contingences pour les facteurs inconnus.
• Développer un processus flexible de gestion du champ d’application afin de prendre en compte et de suivre les changements de manière efficace.

De l’étendue du projet au budget et au temps

Une fois la portée du projet clairement définie, l’étape suivante consiste à calculer le budget et le calendrier nécessaires pour le mener à bien. Ces deux contraintes essentielles – le coût et le temps – sont directement liées à la portée du projet. Plus votre définition du champ d’application est précise, plus vos calculs de budget et de temps seront précis.

Établir des contraintes de temps

Pour déterminer le calendrier du projet, il faut tenir compte des dates ou événements clés qui auront une incidence sur la réalisation du projet, tels que

• Dates de lancement de produits.
• Dates limites des événements.
• Cycles d’activité exigeant des résultats de projet.

L’identification précoce de ces contraintes permet de hiérarchiser les tâches et d’allouer les ressources de manière efficace, ce qui garantit le respect des étapes critiques.

Aligner le budget et le calendrier sur le champ d’application

La planification budgétaire et l’estimation de la charge de travail nécessitent la contribution de toutes les parties prenantes. A titre d’exemple :

• Dans les projets informatiques, il est essentiel de comprendre combien de temps un développeur a besoin pour mettre en œuvre une tâche spécifique afin de créer un calendrier réaliste.
• Des discussions avec les membres de l’équipe et les experts en la matière peuvent fournir des estimations précises de la charge de travail pour des produits spécifiques.

Une fois ces informations recueillies, les tâches peuvent être organisées dans un calendrier détaillé. Ce calendrier doit contenir les grandes lignes suivantes

• Dépendances des tâches.
• l’affectation des ressources
• Estimation des coûts liés à chaque phase du projet.

Équilibrer les priorités

Les contraintes de budget et de temps obligent souvent à ajuster les priorités au sein du projet. En comprenant ces contraintes dès le départ, vous pouvez identifier les points sur lesquels une certaine flexibilité est nécessaire pour respecter le calendrier et le budget. Par exemple :

• Les livrables non critiques peuvent être dépriorisés afin de respecter les échéances clés.
• Des ressources supplémentaires peuvent être affectées aux goulets d’étranglement ou aux tâches critiques.

Une définition précise du champ d’application est la base d’une planification fiable du budget et du temps. En alignant ces éléments dès le début, vous mettez votre projet sur la voie de la réussite, en vous assurant qu’il sera livré à temps, dans le respect du budget et avec les résultats souhaités.

Organiser la portée du projet

Une fois que le « quoi » d’un projet est clairement défini, le « comment » devient l’élément central. Cette étape consiste à identifier la bonne méthode pour exécuter le projet de manière logique, structurée et organisée. L’un des outils les plus efficaces pour organiser et saisir la portée d’un projet est la structure de répartition du travail (SRT).

Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail ?

Une structure de répartition du travail (SRT) crée une hiérarchie des produits livrables et des tâches du projet. Elle organise le champ d’application en composants gérables en décomposant toutes les activités nécessaires à l’achèvement du projet en étapes plus petites et réalisables. Dans sa forme la plus simple, la structure de répartition du travail fournit :

• Clarté : Une description claire de toutes les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
• Structure : Une hiérarchie logique qui relie les produits à livrer aux tâches requises pour les produire.
• Gérabilité : Des éléments plus petits qui rendent même les projets complexes plus faciles à gérer.

En visualisant les produits à livrer et les tâches qui leur sont associées, le WBS fournit une feuille de route claire pour la planification, l’exécution et le suivi.

L’OTP en pratique

Pour illustrer ce propos, prenons un exemple tiré de l’industrie automobile : Imaginons que le gouvernement mette en place des routes construites avec de nouveaux matériaux, ce qui oblige les fabricants de pneus à adapter leurs produits. Pour faire face à cette situation, l’entreprise peut créer un organigramme technique de projet comportant les étapes suivantes :

1. Département marketing : Valider la demande du marché pour de nouvelles conceptions de pneus.
2. Département technique : Évaluer la faisabilité des innovations en matière de matériaux et de conception des pneus.
3. Département financier : Approuver le budget et allouer les ressources.

Chaque prestation (par exemple, l’étude de marché, la faisabilité technique et l’approbation du budget) est ensuite divisée en tâches plus petites et réalisables. Ainsi, chaque équipe sait ce qui lui est demandé et comment ses contributions s’intègrent dans l’ensemble du projet.

De la demande de projet à la définition de la portée du projet

Avant de passer à l’exécution complète du projet, les organisations commencent souvent par des demandes de projet. Ces demandes comprennent généralement

• Une brève description de l’objectif du projet.
• Des documents d’appui ou des pièces jointes.
• Des critères tels que le budget, les risques ou l’importance stratégique pour évaluer la faisabilité et hiérarchiser les initiatives.

Une fois approuvée, la demande de projet devient un plan de projet entièrement défini. À ce stade :

1. Les tâches et les dépendances sont définies.
2. Les ressources sont affectées.
3. Un énoncé de la portée du projet est créé, résumant les produits à livrer, la taille et la complexité du projet.

Avantages d’une structuration de la portée du projet

L’organisation du champ d’application à l’aide d’outils tels que le WBS permet de s’assurer de la qualité de l’organisation :

• Une meilleure allocation des ressources : Les équipes peuvent déterminer quelles ressources sont nécessaires et à quel moment.
• Des dépendances claires : La compréhension des relations entre les tâches permet d’éviter les retards.
• Amélioration de la communication : Les parties prenantes peuvent s’aligner sur les priorités et les étapes.
• Exécution efficace : Avec une feuille de route en place, les équipes travaillent plus efficacement à la réalisation d’objectifs communs.

Conclusion : La clé du succès des projets réside dans la portée

Définir et organiser la portée d’un projet est plus qu’une simple étape préparatoire : c’est la pierre angulaire de la réussite du projet. En décrivant clairement les objectifs, les produits à livrer et les contraintes, les équipes peuvent minimiser les risques, améliorer la communication et garantir une exécution efficace.

En investissant du temps dès le départ dans la définition et l’organisation du champ d’application, on réduit la probabilité de problèmes courants, tels que des attentes mal alignées ou un manque d’efficacité des ressources. Les équipes disposent ainsi d’un cadre qui leur permet de naviguer en toute confiance dans les complexités, de livrer les projets dans les délais, de respecter le budget et de s’aligner sur les objectifs stratégiques.

En adoptant ces meilleures pratiques, vous posez les bases qui vous permettront d’obtenir des résultats exceptionnels et d’assurer la réussite à long terme de votre organisation.