Einführung: Wie Enterprise PPM das IT-Projektmanagement und die digitale Transformation verbessert

Das Management von IT-Projekten ist zu einem der wichtigsten Faktoren für die digitale Transformation geworden. Von Cloud-Migrationen und ERP-Einführungen bis hin zu Cyber Sicherheitsinitiativen – Unternehmen verlassen sich auf das IT-Projektmanagement, um ihre Abläufe zu modernisieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Erfolg ist jedoch keineswegs garantiert.

Laut McKinsey erreichen fast 70 % der Initiativen zur digitalen Transformation ihre Ziele nicht. (1) Häufige Gründe sind mangelnde Transparenz, unklare Governance und eine schlechte Abstimmung zwischen IT-Programmen und Geschäftsstrategie. Diese Herausforderungen erhöhen nicht nur die Kosten, sondern verzögern auch die Vorteile der Transformation.

Hier kommt das Enterprise Project Portfolio Management (Enterprise PPM) ins Spiel. Durch die Stärkung des IT-Projektmanagements mit zentraler Transparenz, strukturierter Governance und besserer Ressourcenzuweisung hilft Enterprise PPM Unternehmen dabei, Transformationsprojekte umzusetzen, die messbare Geschäftsergebnisse erzielen.

1. Die Herausforderungen des IT-Projektmanagements in der digitalen Transformation

IT-Projektmanagement ist nie einfach, und die digitale Transformation macht es noch komplexer. Diese Initiativen sind oft groß, schnelllebig und strategisch wichtig. Viele Unternehmen haben aber Probleme mit der Umsetzung. Die größten Herausforderungen sind:

• Schneller technologischer Wandel: Neue Plattformen und Tools entstehen schnell, was eine langfristige Planung erschwert.
• Hohe gegenseitige Abhängigkeiten: IT-Programme wie ERP oder Cloud-Migration sind auf die Zusammenarbeit mehrerer Teams und Systeme angewiesen.
• Ressourcenengpässe: Qualifizierte IT-Mitarbeiter sind begrenzt, und die Nachfrage übersteigt oft die Kapazitäten.
• Governance und Compliance: Insbesondere in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen und Behörden sorgen strenge Vorschriften für zusätzliche Aufsicht.
• Druck hinsichtlich der Kapitalrendite: Führungskräfte erwarten einen klaren geschäftlichen Nutzen, schnelle Ergebnisse und Kostenkontrolle.

Infolgedessen leiden IT- und digitale Transformationsprojekte häufig unter Scope Creep, Terminüberschreitungen oder einer begrenzten Akzeptanz. Darüber hinaus riskieren Unternehmen ohne eine starke Transparenz und Governance, hohe Investitionen zu tätigen, ohne messbare Ergebnisse zu erzielen.

2. Die Rolle von Enterprise PPM im IT-Projektmanagement

Zentrale Transparenz

IT-Projekte werden oft isoliert durchgeführt, wobei unterschiedliche Tools und Berichtsstrukturen zum Einsatz kommen. Enterprise PPM vereint diese Bemühungen, indem es Führungskräften einen einheitlichen Überblick über alle Initiativen bietet. Dies reduziert Doppelarbeit und verbessert die Entscheidungsfindung.

Stärkere Governance

Digitale Transformationsprojekte sind mit hohen Budgets und Risiken verbunden. Mit Enterprise PPM können Unternehmen stufenbasierte Genehmigungen, Compliance-Prüfungen und klare Verantwortlichkeiten einführen. Dadurch wird Governance zu einem Teil des täglichen Betriebs und nicht zu einer nachträglichen Überlegung.

Ausrichtung an der Strategie

Nicht alle IT-Projekte liefern den gleichen Wert. Enterprise PPM hilft dabei, Initiativen zu priorisieren, die die Transformation vorantreiben, und stellt sicher, dass Investitionen die langfristigen digitalen Ziele des Unternehmens unterstützen.

Fokus auf Ressourcen und Nutzen

Über die Planung von Aufgaben hinaus bietet PPM eine Kapazitätsplanung, um eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden. Außerdem verlagert es den Fokus von Aktivitätskennzahlen auf Ergebnisse, sodass Teams Vorteile wie Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen oder eine verbesserte Kundenerfahrung messen können.

Auf diese Weise erweitert Enterprise PPM den Umfang des IT-Projektmanagements. Es verbindet die Umsetzung mit der Strategie und ermöglicht es Unternehmen, Transformations Initiativen mit größerer Geschwindigkeit, Kontrolle und messbarem Wert umzusetzen.

3. Wesentliche Funktionen von PPM-Software für das IT-Projektmanagement

Eine Gartner-Studie zu PPM-Plattformen betont, dass leistungsstarke Funktionen – wie strategisches Portfoliomanagement, adaptive Projektabläufe und kollaboratives Arbeitsmanagement – für eine effektive Umsetzung von IT-Projekten unerlässlich sind. (2)

Portfolio-Priorisierung

Große Unternehmen jonglieren oft mit Dutzenden von IT-Initiativen gleichzeitig. Mit PPM-Software lassen sich Projekte nebeneinander bewerten, ihr potenzieller Wert vergleichen und diejenigen finanzieren, die die digitale Transformation am meisten unterstützen. So wird eine zu starke Streuung der Ressourcen vermieden und die strategische Ausrichtung sichergestellt.

Roadmap-Planung

Eine Transformation lässt sich selten mit einem einzigen Projekt erreichen. Sie erfordert eine Reihe von Initiativen über Monate oder Jahre hinweg. Mit PPM-Software können IT-Führungskräfte Roadmaps erstellen, die diese Programme zu einem kohärenten Pfad verbinden, wodurch sich Abhängigkeiten und Meilensteine leichter verfolgen lassen.

Budget- und Kostenkontrolle

Die Budgets für IT-Projekte können schnell außer Kontrolle geraten. PPM-Software ermöglicht die Kostenverfolgung über Portfolios hinweg, trennt Kapital- und Betriebsausgaben und ermöglicht es Führungskräften, Ausgaben in Echtzeit zu überwachen. Diese finanzielle Kontrolle ist entscheidend für den Nachweis des ROI.

Risiko- und Compliance-Management

Ob im Gesundheitswesen, im Finanzwesen oder in der Verwaltung – das IT-Projektmanagement muss innerhalb strenger regulatorischer Rahmenbedingungen erfolgen. PPM-Software unterstützt Compliance-Audits, verfolgt Risiken und integriert Governance in jede Projektphase, wodurch das Risiko kostspieliger Rückschläge verringert wird.

Zusammenarbeit und Einbindung von Interessengruppen

Die digitale Transformation betrifft jeden Bereich eines Unternehmens, nicht nur die IT. PPM-Software bietet Plattformen für die Zusammenarbeit, auf denen Projektteams, Führungskräfte und Geschäftsbereiche Ziele abstimmen, Fortschritte austauschen und Probleme schneller lösen können.

Zusammen machen diese Funktionen PPM-Software zu mehr als nur einem Planungstool. Sie machen das IT-Projektmanagement zu einer Disziplin, die nicht nur abgeschlossene Aufgaben, sondern auch messbare digitale Ergebnisse liefert.

4. Best Practices für das Management von IT- und digitalen Transformationsprojekten mit PPM

Erfolgreiches IT-Projektmanagement erfordert mehr als nur die richtige Software. Es hängt auch von der Anwendung konsistenter Methoden ab, die Flexibilität und Governance in Einklang bringen. Laut dem Bericht „Pulse of the Profession® 2023” des Project Management Institute ist es bei Unternehmen, die strenge Governance-Praktiken anwenden, deutlich wahrscheinlicher, dass Projekte die ursprünglichen Geschäftsziele erreichen und im Rahmen des Budgets bleiben. (3) 

Diese Best Practices tragen dazu bei, dass Projekte zur digitalen Transformation einen dauerhaften Mehrwert liefern:

1. Klare Governance-Rahmenbedingungen schaffen
Verwenden Sie strukturierte Modelle wie Stage-Gate oder formelle Genehmigungsworkflows. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Projekt bestimmte Kontrollpunkte durchläuft, bevor es fortgesetzt wird, wodurch Risiken reduziert und die Verantwortlichkeit erhöht werden.

2. Projekte mit messbaren KPIs verknüpfen
Die digitale Transformation sollte nicht nur anhand der Liefergeschwindigkeit gemessen werden. Verfolgen Sie Ergebnisse wie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen oder Kundenzufriedenheit, um die tatsächlichen Auswirkungen auf das Geschäft aufzuzeigen.

3. Innovation und Kontrolle in Einklang bringen
IT-Teams brauchen Raum, um mit neuen Technologien zu experimentieren. Ein starker PPM-Ansatz stellt jedoch sicher, dass Innovationen weiterhin mit Compliance und der Unternehmensstrategie im Einklang stehen.

4. Sichere Unterstützung durch die Geschäftsleitung
Transformationsprojekte sind erfolgreich, wenn sie von der Unternehmensleitung aktiv unterstützt werden. Die Unterstützung durch die Führungskräfte sorgt für Sichtbarkeit, Ressourcen und eine schnellere Lösung von Problemen.

5. Nutzen Sie Echtzeit-Berichte
Nutzen Sie Dashboards und Analysen in Ihrem PPM-System, um den Fortschritt zu überwachen. Dank Echtzeit-Einblicken können Manager frühzeitig Kurskorrekturen vornehmen und so sicherstellen, dass Projekte mit den Zielen übereinstimmen.

Wenn diese Praktiken mit Enterprise PPM kombiniert werden, wird das IT-Projektmanagement zu einem strategischen Treiber der Transformation und nicht mehr zu einer Herausforderung bei der Umsetzung.

5. Anwendungsfälle aus der Praxis für IT-Projektmanagement mit Enterprise PPM

Ein globaler Hersteller, der eine Cloud-Migration plant, steht oft vor der Herausforderung, mehrere Anbieter und interne IT-Teams zu koordinieren. Enterprise PPM bietet ein einheitliches Framework für die Priorisierung von Initiativen, die Abstimmung von Zeitplänen und die Verfolgung des Fortschritts im gesamten Migrationsportfolio.

In Cybersicherheitsprogrammen ist die Priorisierung von entscheidender Bedeutung. Es entstehen ständig neue Bedrohungen, und Unternehmen müssen entscheiden, welche Risiken zuerst angegangen werden sollen. PPM-Tools geben Sicherheitsverantwortlichen die Möglichkeit, Projekte anhand ihrer Auswirkungen auf das Geschäft, ihrer Kosten und ihrer Compliance-Anforderungen zu vergleichen und so sicherzustellen, dass die Ressourcen für die dringendsten Initiativen eingesetzt werden.

Bei der Einführung groß angelegter ERP- oder Unternehmenssysteme können Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Abteilungen leicht zu Engpässen führen. Mit PPM-Software können Manager gegenseitige Abhängigkeiten abbilden, kritische Pfade überwachen und die Einführung sowohl an die IT-Kapazitäten als auch an die Geschäfts Bereitschaft anpassen.

In regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzwesen bringt die digitale Transformation zusätzliche Herausforderungen in Bezug auf die Compliance mit sich. Enterprise PPM integriert Governance in Projekt-Workflows und erleichtert so die Einhaltung von Branchenstandards bei gleichzeitiger Innovation.

Die Risiken eines Scheiterns sind erheblich. Eine Studie der Universität Oxford und McKinsey ergab, dass 17 % aller IT-Projekte so schwerwiegend scheitern, dass sie das Überleben eines Unternehmens gefährden können. (4) Dies unterstreicht die Bedeutung der Überwachung auf Portfolioebene, um Risiken zu antizipieren, bevor sie kritisch werden.

Zusammen zeigen diese Beispiele, wie Enterprise PPM den Umfang des IT-Projektmanagements erweitert und Unternehmen dabei unterstützt, Komplexität zu bewältigen, Risiken zu reduzieren und sicherzustellen, dass digitale Initiativen einen messbaren Mehrwert liefern.

6. Wie Cerri Project das IT-Projektmanagement und die digitale Transformation unterstützt

Die Verwaltung von IT-Portfolios erfordert Tools, die Governance und Flexibilität in Einklang bringen. Cerri Project bietet Funktionen, mit denen IT-Verantwortliche Initiativen zur digitalen Transformation in großem Maßstab planen, umsetzen und verfolgen können.

Die Plattform unterstützt die strategische Ausrichtung und stellt sicher, dass Projekte auf der Grundlage ihres geschäftlichen Nutzens ausgewählt und priorisiert werden. Integrierte Governance-Workflows bieten eine Struktur für Genehmigungen und Compliance, während Funktionen für das Ressourcen- und Kostenmanagement Unternehmen dabei helfen, Mitarbeiter effektiv einzusetzen und Budgets zu kontrollieren.

Cerri Project lässt sich auch in bestehende Unternehmenssysteme integrieren, wodurch Datensilos reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert werden. Durch die Kombination dieser Funktionen verbessert die Lösung das IT-Projektmanagement und gibt Unternehmen die Transparenz und Kontrolle, die sie für die erfolgreiche Umsetzung von Transformationsprogrammen benötigen.

Fazit: Mit Enterprise PPM den digitalen Erfolg erschließen

Die digitale Transformation ist für jedes Unternehmen eine der anspruchsvollsten Aufgaben. IT-Projekte stehen im Mittelpunkt dieser Bemühungen, doch ohne Struktur und Aufsicht erzielen viele nicht die erwarteten Ergebnisse. Ein starkes IT-Projektmanagement, unterstützt durch Enterprise PPM, bietet die für den Erfolg erforderliche Governance, Transparenz und strategische Ausrichtung.

Mit den richtigen Vorgehensweisen können Unternehmen Risiken reduzieren, Investitionen priorisieren und Ergebnisse anhand des tatsächlichen Geschäftswerts messen. Enterprise PPM verwandelt komplexe IT-Portfolios in überschaubare Programme, die direkt zum digitalen Wachstum beitragen.

Für Unternehmen, die ihre Projektabwicklung verbessern möchten, kann die Suche nach Lösungen, die diese Funktionen integrieren – wie beispielsweise Enterprise-PPM-Plattformen für die IT- und digitale Transformation – der Schlüssel zu dauerhaftem Erfolg sein.

Quellen & Referenzen

1 McKinsey & Company – Common pitfalls in transformations: A conversation with Jon Garcia
https://www.mckinsey.com/capabilities/transformation/our-insights/common-pitfalls-in-transformations-a-conversation-with-jon-garcia

2 Gartner – Project Portfolio Management Worldwide Reviews
https://www.gartner.com/reviews/market/project-portfolio-management-worldwide

3 Project Management Institute – Pulse of the Profession® 2023: Powering the Project Economy

https://www.pmi.org/learning/library/pulse-of-the-profession-2023

4 University of Oxford & McKinsey – Digital Transformation Statistics (IT project risk study)
https://mooncamp.com/blog/digital-transformation-statistics