Aneignung des Konzepts

Obwohl es den Begriff schon seit mehreren Jahrzehnten gibt, klingt er für viele immer noch nach Science-Fiction. Angesichts der unterschiedlichen Auffassungen und Interpretationen des Konzepts ist es nicht verwunderlich, dass die Gefühle gegenüber der KI auch heute noch sehr zwiespältig sind. Auf der einen Seite stehen diejenigen, die sich um die ethischen und existenziellen Auswirkungen sorgen oder einfach befürchten, dass KI ihnen den Arbeitsplatz rauben und die menschliche Arbeit sinnlos machen wird. Auf der anderen Seite gibt es diejenigen, die von den möglichen Fortschritten in allen Bereichen unseres Lebens schwärmen – von der Wissenschaft über das Gesundheitswesen bis hin zu Unterhaltung und Reisen.

Die Präsenz von KI hat in den letzten zehn Jahren stetig und mit zunehmender Dynamik zugenommen, da sie in immer mehr Bereiche unseres Lebens vordringt. Bevor Sie skeptisch werden, sollten Sie wissen, dass es bei KI nicht nur um die Siris und Alexas unserer Welt geht. Funktionen, über die Sie heute kaum nachdenken, wie die Empfehlungen von Spotify oder Netflix, die geschätzte Fahrzeit von Uber oder Google Maps, die Erkennung von Kreditkartenbetrug oder sogar der Junk-Mail-Ordner in Ihrem Posteingang, nutzen alle ein gewisses Maß an KI.

KI tauchte erstmals 1987 im Projektmanagement auf, und obwohl sie sich bisher nur langsam entwickelt hat, wird sich das bald ändern. Aber es gibt keinen Grund, sich vor diesen Veränderungen zu fürchten; denken Sie nur daran, wie schnell wir vergessen können, wie wir jemals ohne eine neue Technologie gelebt haben, wenn wir sie erst einmal angenommen haben. Nun, KI sollte auf ähnliche Weise angegangen und angenommen werden; denn ob es einem gefällt oder nicht, sie ist hier, um zu bleiben. Schauen wir uns also die Beziehung zwischen KI und Projektmanagement an und wie sie sich weiterentwickeln wird. Am Ende werden Sie sich vielleicht sogar darauf freuen, diesen neuen Aktivposten in Ihrem Projektteam willkommen zu heißen.

KI im Projektmanagement heute

Denken Sie nur an die Fortschritte, die bis heute im Projektmanagement gemacht wurden. Heute gibt es eine Vielzahl von Werkzeugen und Funktionen, die Ihnen helfen, besser zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, zu planen, zu budgetieren und zu verwalten. Von der einfachen bis zur komplexen Software haben sich alle Ebenen und Aspekte des Projektmanagements in den letzten Jahrzehnten erheblich weiterentwickelt, und der Trend scheint mit der KI einen weiteren Sprung nach vorne zu machen. Eine natürliche Entwicklung.

Heute wird KI mit der einfachen Automatisierung von Aufgaben und Chatbot-Assistenten in Verbindung gebracht, aber es wird erwartet, dass sie sich in nicht allzu ferner Zukunft zu vorausschauenden Projektanalysen, Ratschlägen und Maßnahmen weiterentwickeln wird. Dann wird ihr Beitrag nicht mehr nur hilfreich, sondern wirklich nützlich sein.

Der derzeitige Beitrag von KI zum Projektmanagement ist noch sehr gering, wenn man bedenkt, was KI eigentlich bedeutet – die Simulation von Intelligenz durch ein Maschinen-/Computersystem. Mit Hilfe von Algorithmen und hervorragenden Datenverarbeitung Fähigkeiten bietet uns die KI Automatisierung, Integration und Chatbots. Auch wenn sie noch weit davon entfernt sind, autonom zu denken, bieten sie uns doch eine Reihe von Vorteilen:

• Mehr Zeit für Sie. Sie können sich mehr auf wichtige Dinge wie Kreativität oder Strategieentwicklung konzentrieren. Wenn KI für Sie niedere und sich wiederholende Aufgaben erledigt, gewinnen Sie kostbare Zeit zurück, die Sie für Verwaltungsaufgaben verloren haben und die Sie an anderer Stelle produktiver einsetzen können.
• Kostensenkung. Automatisierung kann für den Einzelnen den Verlust eines Arbeitsplatzes bedeuten, aber auf der Ebene der Unternehmensleitung kann sie sich in deutlich geringeren Budgets niederschlagen.
• Bessere Kommunikation. Systeme, die effektiv miteinander und mit dem Endbenutzer kommunizieren, verhindern Pannen in der Projektkommunikation (oft ein Grund für erfolgloses Projektmanagement) und überwinden Abteilungsgrenzen.
• Schnellere und präzisere Datenverarbeitung, als sie ein Mensch leisten kann. Mit der Beständigkeit von völlig objektiven “Wesen”, die niemals “ausgebrannt” oder von persönlichen Problemen beeinflusst werden.
• Bessere Analyse. Da KI größere Datenmengen als Menschen erfassen kann, kann sie Listen mit Projekt Problemen oder Schulungsbedarf für Sie ableiten, die Ihnen helfen, intelligentere Entscheidungen zu treffen und flexibler und reaktionsfähiger zu sein.
• Weniger Zeit und Geld für Schulungen. KI trägt dazu bei, die Technologie intuitiver zu machen und bringt dem Endnutzer bei, wie er sie nutzen kann, während sie sich an ihn anpasst.
• Realistische Prognosen. Menschen neigen oft dazu, übermäßige Hoffnungen zu hegen oder eine Prise Optimismus in ihre Projektplanung einfließen zu lassen. Dies kann die Erwartungen verfälschen und zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen führen, was durch die Objektivität der KI vermieden werden kann.

Bevor Sie sich zu sehr aufregen…

Es gibt jedoch eine wichtige Voraussetzung für die Leistungsfähigkeit von KI und ihre Entwicklung hin zu autonomem Handeln: verwertbare Daten. KI muss mit Daten gefüttert werden, um lernen und schließlich extrapolieren zu können. Je mehr Daten ihr zur Verfügung gestellt werden, z. B. aus früheren Projekten, desto genauer werden die Metriken sein, mit denen sie Qualität, Leistung, Aufwand usw. messen kann.

Im Wesentlichen bedeutet dies, dass eine KI nur so leistungsfähig, effizient oder zuverlässig ist wie die Daten, die sie zur Verfügung hat. Und obwohl mehr Daten sicherlich besser sind, ist in diesem Fall die Qualität wichtiger als die Quantität. Wenn die Daten ungeordnet, unstrukturiert oder fehlerhaft sind, können sie nicht als hochwertiges Lernmaterial für die KI dienen, die dann schlechtere Urteile und Vorhersagen treffen wird. Bevor Sie in KI investieren, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Vorbereitung Ihrer Daten und Ihrer Dateninfrastruktur entscheidend für den Aufbau eines intelligenten KI-Systems ist. Je besser die Daten aufbereitet sind und je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto größer ist die Bandbreite der KI-Möglichkeiten und desto mehr Nutzen können Sie daraus ziehen.

KI im Projektmanagement von morgen

Dennoch wird der Beitrag der KI zum Projektmanagement mit der Zeit immer wichtiger und sicherlich auch nützlicher werden, da sie sich weiterentwickelt und wächst. Es wird erwartet, dass die KI das maschinelle Lernen in die Projektmanagement Praxis einführt, bevor sie schließlich völlig autonom wird und kein menschliches Eingreifen mehr erfordert (diese letzte Phase liegt noch in weiter Ferne und gilt nicht unbedingt für alle Bereiche des Projektmanagements). In Zukunft wird KI in der Lage sein, komplexere Aufgaben auszuführen und Entscheidungen zu treffen, die für Menschen unvorstellbar sind.

Mit fortschreitender Entwicklung könnte das Datenproblem durch KI gelöst werden:

• Macht ausreichend gute Annahmen, um fehlende Daten auszufüllen,
• motiviert und ermutigt Teamplayer, die Qualität ihrer Daten durch Chatbots und integrierte Systeme zu verbessern,
• Schafft neue Schichten von Metadaten.

Und das Projektmanagement soll auf folgende Weise aufgewertet werden:

• Risikobewertung. Durch die Verarbeitung von Daten über vergangene Projekte, die Leistung von Ressourcen und die Berücksichtigung von Zeit- und Budgetbeschränkungen kann ein KI-System dabei helfen, riskante Projekte zu vermeiden und Zeit für die Auswahl der potenziell erfolgreichsten Optionen zu gewinnen.
• Risikomanagement. Ein Projekt kann in der Planungsphase risikolos sein, wird aber während seiner Durchführung risikoreich, wenn sich Faktoren ändern oder angepasst werden. Das Risiko kann schrittweise bewertet werden, und die automatische KI-Überwachung kann dabei helfen zu erkennen, wann ein Projekt aus dem Zeitplan gerät oder das Risiko einer Budgetüberschreitung besteht.
• Ressourcenmanagement. Ein Verständnis der wichtigsten Projektleistungen bedeutet, dass die KI in der Lage ist, Erkenntnisse über das Team zu gewinnen und die Ressourcen effizienter zu planen. Durch die Extrapolation von Projektdaten aus der Vergangenheit können die besten Ressourcen für bestimmte Aufgaben identifiziert werden (die richtige Ressource für die richtige Rolle), um automatisch individuelle Leerlaufzeiten zu reduzieren, damit die Ressourcenkapazität optimal genutzt wird.  
• Projektplanung. Durch das Lernen aus vergangenen Projekten wird die KI in die Lage versetzt, mehrere Zeitplanoptionen auf der Grundlage von Kontext und Abhängigkeiten vorzuschlagen. In Zukunft könnten die Zeitpläne in Echtzeit auf der Grundlage des Projektfortschritts und des Leistungsverlaufs des Teams angepasst werden, und die Manager könnten sofort über Risiken und Chancen informiert werden. 
• Vorhersagen und Experimentieren. Dies ist ein weiterer Schritt über die Risikobewertung hinaus; es ist die Idee der prädiktiven Vorhersage und der strategischen Identifizierung und Blockierung von Risiken, bevor ein Projekt in Angriff genommen wird. So können Sie optimal planen und ein sicheres Projektumfeld schaffen.
• Weniger Ressourcenschulung. Es kann ein Ökosystem für das Wissensmanagement geschaffen werden, damit das Projekt- und Systemwissen der Ressourcen nicht verloren geht, wenn sie das Projekt oder das Unternehmen verlassen.

Eine Welt der Roboter-PMs?

Trotz ihrer heutigen Fähigkeiten und ihrer unbegrenzten zukünftigen Möglichkeiten ist es unwahrscheinlich, dass KI menschliche PM ersetzen wird. Jedenfalls nicht in absehbarer Zukunft und nicht mit KI, wie wir sie uns heute vorstellen.

Zu einem guten PM gehört eine gute Planung, die Zuteilung und Zuweisung der richtigen Ressourcen, eine gute Kommunikation und das Erreichen der Projektziele innerhalb des Zeitplans und des Budgets, vorzugsweise sogar darunter. Nur wenn kein Mensch an diesem Prozess beteiligt ist, könnte ein Roboter in vielen dieser Bereiche bessere Arbeit leisten.

Eines der entscheidenden Elemente, die einen guten Projektmanager ausmachen, ist jedoch die emotionale Intelligenz. Dinge wie Intuition und Einfühlungsvermögen können einer Maschine nicht beigebracht werden. Die Fähigkeit, mit Überraschungen umzugehen, persönliche Probleme und Konflikte zwischen Kollegen zu lösen (alles Dinge, die in der Arbeitswelt häufig vorkommen), ist für die erfolgreiche Leitung und Durchführung eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Solange der Mensch unberechenbar und unvollkommen bleibt – und wir hoffen, dass er es bleibt -, wird ein wichtiger Bereich des Projektmanagements nie vollständig kontrolliert oder risikofrei sein.

Roboter verfügen nicht über die Nuancen, die Flexibilität oder die “Menschlichkeit”, die für die Führung von Menschen erforderlich sind; nur die Fähigkeit des Menschen, zu verhandeln, Kompromisse zu schließen und Menschen zu verstehen, kann Teams zum Erfolg führen und inspirieren.

Nicht zuletzt kann autonomes Portfolio- und Projektmanagement zu autonomen Investitionsentscheidungen führen, bei denen der Mensch kaum auf Kontrolle verzichten wird, um die damit verbundenen Risiken zu beherrschen.

Zusammengefasst

Die Entwicklung der KI im Projektmanagement steht vor der Tür und ist unausweichlich. Projektmanager werden vielleicht nicht durch Roboter ersetzt, aber es sind die Projektmanager, die lernen, KI zu nutzen und mit ihr zu arbeiten, die den Weg für das erfolgreiche Projektmanagement der Zukunft ebnen werden.