Die Bedeutung einer effektiven Dokumentenmanagementstrategie für den Projekterfolg

Einführung

Während des Lebenszyklus eines typischen Projekts kann ein Projektmanager bis zu fünfzig verschiedene Arten von Dokumenten erstellen, um die Planung, Verfolgung und Berichterstattung des Projekts zu erleichtern. Die Dokumente reichen von Machbarkeitsstudien, Ressourcenplänen, Finanzplänen und Projektplänen bis hin zu Lieferantenverträgen, Überprüfungen nach der Implementierung, Formularen für Änderungsanträge und Projektstatusberichten. Und die Art und Weise, wie Projektdokumente von Projektleitern verwaltet werden, kann entweder die treibende Kraft hinter dem Erfolg eines Projekts sein oder aber die Ursache dafür, dass ein Projekt seinen Zeitplan, sein Budget und seinen Umfang nicht einhält.

In diesem Beitrag werden die Stärken einer effektiven Dokumentenmanagement-Strategie für Projektleiter und ihre pragmatischen Auswirkungen auf die Verbesserung der Transparenz des Projektstatus untersucht, um besser auf die unvermeidlichen Änderungen reagieren zu können, die sich aus der täglichen Arbeit ergeben.

Eine ausführlichere visuelle Erklärung finden Sie in unserem begleitenden YouTube-Video.

Definition des Projektdokuments

Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers besteht darin, das Unerwartete zu bewältigen. Das Konzept der Planung ist von Natur aus darauf ausgerichtet, das Unerwartete abzumildern und zu bewältigen. Die meisten Projektmanager sind sich einig, dass Projektdokumente als Teil des Planungsprozesses eine zentrale Rolle bei der strategischen Entwicklung des bestmöglichen Plans und bei der effektiven Kommunikation von Fortschritten und Statusaktualisierungen an alle beteiligten Interessengruppen spielen. Noch wichtiger ist jedoch, dass die Art und Weise, wie das Projektdokument verwaltet wird, über die Effektivität des Projektmanagers bei der Bewältigung unerwarteter Ereignisse entscheidet.

Bevor wir uns mit dem Management des Projektdokuments befassen, sollten wir das „Projektdokument“ definieren und erläutern, wie es in den typischen Projektmanagement-Workflow einer Organisation passt. Das Projektdokument ist ein in sich geschlossenes Dokument, das die einzelnen Schritte Ihrer Organisation bei der Initiierung, Planung, Durchführung und dem Abschluss von Projekten beschreibt. Die Art und das Format der Projektdokumente sowie die Art und Weise, in der sie organisiert sind, unterscheiden die Art und Weise, wie Ihre Organisation Projekte durchführt.

Erfahrene Projektpraktiker verstehen es hervorragend, ihre Projektdokumente zu „schablonisieren“. Die wiederholte Verwendung von erfolgreichen Projektplänen, komplexen Business-Case-Dokumenten, Standardverträgen, detaillierten Lastenheften und Projektstatusberichten ist für die Effektivität eines Projektmanagers notwendig, um das Übel der unüberschaubaren Papierflut auszugleichen, die ihn daran hindern kann, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren, nämlich das Management des Projekts und der beteiligten Interessengruppen. Eine Projektvorlage ist jedoch nur so gut wie die Person, die sie verwaltet. Der Unterschied zwischen guten und guten Projektmanagern besteht darin, dass sie ihre administrative Rolle bei der Erstellung von Projektdokumenten minimieren und gleichzeitig ihre strategische Rolle bei der Führung der Mitarbeiter, die das Projekt zum Erfolg führen sollen, maximieren können. Um dies zu erreichen, müssen Projektmanager bei der Erstellung wichtiger Projektdokumente, die alle Phasen des Lebenszyklus eines Projekts abdecken, einige Grundregeln beachten.

Obwohl der Arbeitsablauf bei der Erstellung von Projektdokumenten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, entwickeln gute Projektmanager mehrere grundlegende Projektdokumente, um hohe Standards bei der Durchführung von Projekten zu gewährleisten. Eine Standardisierung der Dokumentation ist typischerweise in den folgenden Projektphasen zu beobachten:

1. Projektdefinition oder -konzeption – Das Dokument zur Projektcharta ist das Herzstück dieser Initiierungsphase. Die Festlegung der Charta und der Details zu den Projektzielen sind die wichtigsten Faktoren für den Erfolg des Projekts.
2. Projektplanung – In dieser Phase plant die Projektleitung für das Unerwartete. Die Dokumente, die den Projektplan, die Planung der Ressourcen, die Kundenvereinbarungen und das Risikomanagement beschreiben, enthalten die strategischen Details des Projekts.
3. Projektdurchführung – In dieser Phase sind Verfolgung und Reaktion das A und O. Hier liefern die Projektdokumente die Ist-Zustände und Aktualisierungen des Projektplans. In dieser Phase werden Kosten, Zeit, physischer Fortschritt und auftauchende Probleme dokumentiert.
4. Projektabschluss – In dieser Phase werden in den Dokumenten ausstehende Probleme und/oder Leistungen, die Überprüfung des Projektergebnisses und bewährte Projektmanagementverfahren für die künftige Verwendung festgehalten.

Diese Projektphasen sind wiederum ein Leitfaden dafür, welche Dokumententypen im Projektlebenszyklus eine entscheidende Rolle spielen. In den nächsten Abschnitten dieses Papiers werden die Hindernisse hervorgehoben, die durch eine schlechte Dokumentenmanagementstrategie entstehen, und es wird erläutert, wie diese Probleme mit der richtigen Strategie gelöst werden können.

Dokument-Chaos

Papierschieber! Bürokrat! Das sind die letzten Worte, als die ein Projektmanager abgestempelt werden möchte. Die Realität ist, dass ineffektive Projektmanager leicht in die Falle tappen, Unmengen von Papierkram zu produzieren, die ihr Urteilsvermögen vernebeln und zum unvermeidlichen Scheitern eines Projekts führen können. Wenn das Projektdokument schlecht verwaltet wird, kann es leicht die Realität des Projektstatus verschleiern, Verwirrung stiften und sowohl diejenigen frustrieren, die Antworten haben wollen, als auch diejenigen, die liefern müssen. In der Tat kann eine schlechte Nutzung eines Projektdokuments den strategischen Wert, den Projektmanager für das Projektergebnis haben, minimieren. Genau aus diesem Grund ist die Identifizierung von Engpässen bei Projektdokumenten ebenso wichtig wie die effektive Nutzung von Projektdokumenten.

Das Hauptproblem, mit dem sich Projektmanager bei der Verwaltung der Vielzahl von Dokumenten konfrontiert sehen, ist die schiere Menge der enthaltenen Informationen, die von allen Projektbeteiligten gemeinsam genutzt werden müssen. Obwohl das Sammeln von Projektinformationen unabdingbar ist, haben viele Projektmanager Schwierigkeiten, effektiv auf die wichtigsten Informationen aus allen Projektdokumenten zuzugreifen, um schnell auf Engpässe zu reagieren und ihre Stakeholder über den aktuellen Stand zu informieren.

Die Gründe für dieses Dilemma liegen in der typischen Art und Weise, wie die meisten Organisationen ihre Projektdokumentation behandeln. Die meisten Projektorganisationen verfügen nicht über eine Dokumentenstrategie, die die Konsolidierung von Informationen und den Austausch von Projektdokumenten zwischen den Projektbeteiligten gewährleistet. Infolgedessen führen schlecht verwaltete Projektdokumente zu den folgenden Symptomen:

• Mangelnde Transparenz – Projektleiter und Beteiligte haben einen unklaren Überblick über den Projektstatus und alle damit verbundenen Arbeiten. Projektdokumente werden als in sich geschlossene Informationsinseln behandelt, die keine Informationen untereinander austauschen. Darüber hinaus führen diese Dokumente zu einer Redundanz der Informationen, die zur mangelnden Transparenz beiträgt.
• Unzureichende Sicherheit – Es gibt unzureichende Sicherheitsmaßnahmen und keine Geschäftsregeln und Arbeitsabläufe für die Behandlung sensibler Dokumente. Dies kann dazu führen, dass kritische Projektinformationen in die falschen Hände geraten und letztlich die Projektziele zunichte machen.
• Verlust von Daten -. Viele Projektmanagement-Organisationen verfügen nicht über die Prozesse und die Fähigkeit, ihre gesamte Projektdokumentation in einem einzigen Repository zu speichern. Die Informationen in diesen Dokumenten können daher potenziell verloren gehen oder schwer zugänglich sein und zu einer mangelnden Datenintegrität beitragen, die sich in Entscheidungsberichten niederschlagen kann.
• Eingeschränkte Zusammenarbeit – Projektdokumente (z. B. Tabellenkalkulationen) werden häufig als unstrukturierte Daten in E-Mails, auf Desktops oder in Papierform verwaltet. Oft können Projektdokumente nicht ohne weiteres von den Projektbeteiligten gemeinsam genutzt werden, die möglicherweise von verschiedenen Standorten aus auf die Informationen zugreifen müssen.

Die Identifizierung der Probleme im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung ist ein wichtiger erster Schritt zur Beseitigung des Dokumentenchaos in Ihren Projekten. Der nächste Schritt besteht darin, einen Best-Practice-Ansatz zu übernehmen, der von Dokumentenmanagement-Experten entwickelt wurde, deren Aufgabe es ist, die Verwaltung von Dokumenten zu rationalisieren.

Dokument Utopie

In einer idealen Welt wären die Projektmitarbeiter in der Lage, die kleinsten Details in ihren Projektdokumenten zu erfassen und dennoch die wichtigsten Informationen bei Bedarf abzurufen. Bevor sie eine Strategie für das Dokumentenmanagement einführen, müssen sich die Projektmitarbeiter mit ihrer Rolle als „Wissensarbeiter“ auseinandersetzen. Was also ist ein Wissensarbeiter?

“Jeder Wissensarbeiter in einer modernen Organisation ist eine “Führungskraft”, wenn er aufgrund seiner Position oder seines Wissens für einen Beitrag verantwortlich ist, der die Fähigkeit der Organisation, Leistungen zu erbringen und Ergebnisse zu erzielen, wesentlich beeinflusst”.

Peter Drucker
in The Effective Executive (1966)

Mit der Erkenntnis, dass der Erfolg eines Projekts untrennbar mit der Fähigkeit eines Projektleiters verbunden ist, die wichtigsten Informationen in den erstellten Projektdokumenten abzurufen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, spielt das Dokumentenmanagement nicht mehr nur eine Nebenrolle in der täglichen Arbeit eines Projektleiters.

Experten für Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement-Strategien setzen Best Practices für die Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten und Aufzeichnungen ein, um Unternehmen bei der Kultivierung von „Wissensarbeitern“ zu unterstützen, die an der Spitze ihrer Organisationen stehen.

Im Folgenden werden einige der Best-Practice-Elemente aus der Welt des Dokumentenmanagements vorgestellt, die sich auch auf das Projektmanagement anwenden lassen:

• Dokumentenerfassung – die Fähigkeit, elektronische und Papierdokumente in verschiedenen Formaten in einem zentralen Speicher effektiv zu erfassen. Bei der Erfassung von Dokumenten geht es nicht nur um die geordnete Speicherung von Informationen, sondern auch um die Möglichkeit, relevante Dokumentinformationen leicht abzurufen und historische Daten zu archivieren.
• Versionskontrolle – die Möglichkeit, Check-in- und Check-out-Optionen bereitzustellen und verschiedene Sicherheitsstufen wie Lese- und Schreibzugriff einzurichten, um die Integrität der Daten in den gespeicherten Dokumenten zu gewährleisten.
• Workflows – die Möglichkeit, konfigurierbare Workflows zu entwerfen und anzuwenden, die sich an den Geschäftsprozessen und Genehmigungsabläufen von Dokumenten in Ihrem Unternehmen orientieren.