Best Practices, um Ihr Projektteam auf die nächste Stufe zu heben

Haben Sie Ihre bestehende Projektmanagement-Praxis und -Tools übertroffen?

Schnell wachsende Organisationen sehen oft, wie ihre eingehende Projektpipeline die bestehenden Projektmanagement-Praktiken überfordert. Dies führt dazu, dass Projektinformationen zunehmend verstreut werden und die Ressourcenkapazitäten über das hinausgehen, was für eine effektive Ausführung erforderlich ist. Das Führungsteam im Projektmanagement hat dann nicht mehr die geeigneten Werkzeuge und Prozesse, um die Projektergebnisse zu sichern oder die erwarteten Resultate für Stakeholder zu erzielen. Infolgedessen stehen diese Organisationen vor der Entscheidung, ihre Projektaufnahme zu verringern und an ihre aktuellen Fähigkeiten anzupassen oder sich an den Unternehmensanforderungen zu orientieren, indem sie ein Enterprise Project Management (EPM)-System einführen.

Für Projekt zentrierte Organisationen, die eine EPM-Strategie in ihre Praxis integrieren möchten, wird empfohlen, einen Top-down-Ansatz zu verfolgen, bei dem die gesamte Organisation in die verbesserten Methoden zur Verfolgung, dem Zugriff auf und der Weitergabe von Projektinformationen eingebunden wird. Enterprise Project Management verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für das Management von Projekten innerhalb einer Organisation, wobei besonders die Auswirkungen auf die Menschen, Prozesse und Unternehmensziele berücksichtigt werden. Die Idee ist, eine Projektmanagement-Umgebung zu schaffen, in der Projekte nicht basierend auf individuellem Verdienst, sondern als eine Gruppe miteinander verbundener Ziele behandelt werden, die mit einer einzigen Gruppe von Personen mit begrenzter Verfügbarkeit und Talent verbunden sind.

Dieses Whitepaper soll dabei helfen, die gemeinsamen Merkmale in der Projektmanagement-Praxis zu identifizieren, die eine Bereitschaft für EPM bestätigen, und grundlegende Richtlinien bereitzustellen, um die erforderliche Reife zu erreichen und die Projektmanagement-Praxis zu verbessern.

Enterprise Project Management definieren

Nicht zu verwechseln mit Project Portfolio Management (PPM), das sich hauptsächlich auf einen Top-down-Ansatz konzentriert, um „Gruppierungen“ von Projekten als Ganzes zu analysieren/verfolgen; Enterprise Project Management (EPM) verfolgt einen Bottom-up-Ansatz, der sich auf den Erfolg eines einzelnen Projekts im Kontext aller anderen konkurrierenden Projekte und Ressourcen konzentriert. Mit anderen Worten, der Fokus auf erfolgreiche Planung, Durchführung und Lieferung muss den Erfolg aller Unternehmensprojekte berücksichtigen. Obwohl es verschiedene Definitionen für EPM gibt, vermittelt die folgende eine gute Vorstellung davon, was EPM einer Organisation bieten sollte:

„Enterprise Project Management ist eine Denkweise, Kommunikation und Arbeitsweise, die von einem Informationssystem unterstützt wird, das die Ressourcen des Unternehmens in direkter Beziehung zur Vision und den Zielen des Managements sowie den Missionen und Strategien organisiert, die das Unternehmen voranbringen. Einfach gesagt, bietet EPM einen 360-Grad-Blick auf die gemeinsamen Anstrengungen der Organisation.“
Quelle:  http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_project_management

Im Kern von EPM müssen projektorientierte Organisationen einen ganzheitlichen Ansatz für das Projektmanagement im Kontext aller durchgeführten Aktivitäten implementieren. Eine erfolgreiche EPM-Strategie umfasst daher eine unternehmensweite Akzeptanz, inklusive Prozesse und eine weitreichende EPM-Plattform, die eine 360-Grad-Ansicht über die gesamte Organisation hinweg liefert. Das Ziel von Enterprise Project Management sollte es sein, die Projektmanagement-Praxis in einen formalisierten Prozess mit einem gut definierten Governance-Rahmen und Best-Practice-Richtlinien zu transformieren, um mehrere Projekte effizient und reibungslos zu liefern.

Implementierung einer EPM-Strategie für den Erfolg

Die Umsetzung einer erfolgreichen EPM-Strategie erfordert Schulung, Werkzeuge und Reife, um den Übergang von der erfolgreichen Durchführung einer grundlegenden Projektumgebung zu einer komplexeren Umgebung zu schaffen, die mit unerwarteten Änderungen und konkurrierenden Faktoren umgeht, die einen strategischen Ansatz zur Verwaltung von Projekten erfordern. 

Die Einführung einer EPM-Strategie erfordert sorgfältige Planung und Analyse der aktuellen Situation Ihrer Organisation, einschließlich einer detaillierten Untersuchung dessen, was bei Ihren Projekten und in der gesamten Organisation funktioniert und was schadet. Wie bei jedem wichtigen Projekt bedeutet die erfolgreiche Umsetzung von EPM, dass Sie zuerst kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele festlegen. Der Übergang zu einem EPM-System erfordert viel Aufwand, um die Prozesse und deren Bereitstellung so festzulegen, dass sie die Organisation auf die effektivste Weise beeinflussen. Organisationen müssen sich fragen, wo das größte Problem liegt. Liegt es am Mangel an Sichtbarkeit, um fundierte Entscheidungen zu treffen? Sind Ressourcen an ihre Grenzen gestoßen? Verursacht der Mangel an Zugriff auf Informationen Probleme? Was auch immer der Fall ist, das Priorisieren dieser Herausforderungen und das Entwerfen eines realistischen, phasenweise umsetzbaren Plans wird den Schock der Veränderung mildern und Ihrer Organisation helfen, den richtigen Weg zur EPM-Reife zu finden.

Um eine EPM-Strategie effektiv umzusetzen, sollten Sie die folgenden vier Schritte in Betracht ziehen:

• Schritt 1 – EPM-Definition – Definieren Sie EPM im Kontext Ihrer spezifischen Situation sowie die Rollout-Strategie, um sicherzustellen, dass die Ziele der Implementierung mit dem Gesamtprozess aller Stakeholder übereinstimmen.
• Schritt 2 – Erstellen Sie einen Plan – Sobald das EPM klar definiert ist, muss ein detaillierter Plan der Hauptaufgaben erstellt werden. Dieser Schritt stellt die Roadmap dar, um die EPM-Strategie umzusetzen, wobei Menschen, Prozesse und Technologien berücksichtigt werden, die für den Erfolg verantwortlich sind.
• Schritt 3 – Einbeziehung der Stakeholder – Im Rahmen der Implementierung muss die Organisation die Rollen und Schulungen für alle beteiligten Stakeholder klar definieren sowie einen Kommunikationsplan erstellen, um sicherzustellen, dass die EPM-Strategie bereit für den Rollout ist. Dies ist auch der Zeitpunkt, um fehlende Elemente zu identifizieren, die die Einführung von EPM behindern könnten.
• Schritt 4 – Anforderungen an eine Implementierung – In diesem letzten Schritt muss die Organisation eine Liste spezifischer Anforderungen und Phasen entwickeln, auf die sich die Organisation einigen wird. Das Ziel dieses letzten Schrittes ist es, eine realistische Vereinbarung zwischen allen Parteien zu treffen, damit die endgültigen Erwartungen an die EPM-Strategie definiert und erfüllt werden.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Herausforderungen bei der Einführung einer EPM-Strategie letztlich minimiert werden, wenn die Implementierung sorgfältig geplant wird und alle relevanten Parteien von Anfang bis Ende in die Entwicklung einbezogen werden.

Identifizierung der “EPM-Bereitschaft”

Viele Organisationen erkennen zu spät ihre Bereitschaft für Enterprise Project Management (EPM). Zu Beginn ist Projektmanagement oft ein Mittel zum Zweck, um entweder das zu liefern, was den Kunden verkauft wurde, oder um die Infrastruktur bereitzustellen, die notwendig ist, um mit einem wachsenden Geschäft Schritt zu halten (wie es im Fall von IT der Fall ist). In einer typischen reaktiven Haltung stellen diejenigen, die die Projekte “leiten”, schnell fest, dass sie mit dem Tempo nicht mithalten können und dass eine Veränderung der Projektmanagementprozesse erforderlich ist, um die Qualitätsanforderungen zu erfüllen, die sowohl von Kunden als auch von internen Stakeholdern gefordert werden. An diesem Punkt suchen viele Organisationen auf dem Markt nach Projektmanagementtechnologie, um ihre Probleme zu lösen. Obwohl das Erkennen eines Bedarfs der erste Schritt zu einer reiferen Praxis ist, ist Technologie nur ein Teil des EPM-Puzzles. Selbst die beste EPM-Technologie kann ohne einen gut definierten EPM-Prozess und organisatorisches Engagement für den Erfolg nicht erfolgreich sein.

Um einen proaktiveren Ansatz zur Straffung der Projektmanagementpraxis zu verfolgen, sollten Sie die folgende “EPM-Bereitschafts”-Checkliste in Betracht ziehen:    

Hat Ihre Organisation ein wachsendes Portfolio an Projekten, das die Geschäftsergebnisse beeinflusst?
Warten Sie nicht, bis Ihre Projektpipeline unüberschaubar wird. Wenn Sie in einer Branche mit schnellem Wachstum tätig sind, in der Projekte für Ihren Erfolg entscheidend sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine EPM-Strategie früher (statt später) zu integrieren, wenn Ihre Projekte noch handhabbar sind, um den Übergang reibungsloser zu gestalten.

Übersteigt Ihre Projektpipeline die Fähigkeiten Ihres aktuellen Ressourcenpools?
Sobald Ihre Projektpipeline schnell die Kapazität Ihrer Ressourcen erreicht, muss eine EPM-Strategie in Betracht gezogen werden. Menschen sind das Fundament für erfolgreiche Projekte, und die Vorbereitung Ihres EPM-Ressourcenplans, bevor er zum Problem wird, kann zukünftige Zeit- und Geldverluste vermeiden.

Nutzen Sie Branchen-Best-Practices (z. B. PMI)?
Die Vorbereitung auf EPM bedeutet, dass Sie einen Ansatz für Best Practices im Projektmanagement entwickeln müssen, um Projekte erfolgreich zu liefern. Die Formalisierung Ihres Projektmanagement Ansatzes schafft die ideale Kultur für den Erfolg und die Einführung von EPM in der Organisation.

Haben Sie einen formellen Prozess und/oder ein Governance-Rahmenwerk eingerichtet?
Die Etablierung eines formellen Prozesses und/oder eines Governance-Rahmenwerks schafft die Struktur zur Unterstützung einer EPM-Strategie. Darüber hinaus sollte ein Rahmenwerk die gesamte Organisation einbeziehen, damit die ganzheitliche Philosophie von EPM für den Erfolg vorbereitet wird.

Kommen Ihre bestehenden Tools und Technologien nicht mehr mit?
Ein klarer Hinweis darauf, dass Sie sich EPM-Lösungen ansehen sollten, ist, wenn Ihre bestehenden Tools bei der Bereitstellung der Informationen zur effektiven Einhaltung der Projektzeitpläne und zur Verwaltung der Arbeitsverteilung unter den Ressourcen ins Hintertreffen geraten.

Haben Sie die Unterstützung des Top-Managements für Veränderungen?
Bei der Einführung neuer EPM-Prozesse oder -Technologien darf das Thema Change Management nicht ignoriert werden. Wenn ein Change-Management-Ansatz von oben nach unten integriert wird, kann dies den Unterschied zwischen erfolgreicher organisatorischer Einführung und dem Scheitern von EPM ausmachen.