Einführung

In der Welt des Projektmanagements kann die Wahl der richtigen Methodik den Erfolg Ihres Projekts erheblich beeinflussen. Zwei der bekanntesten Ansätze sind das PMI Project Management Framework und der Stage-Gate-Prozess. Beide bieten zwar strukturierte Methoden für das Management von Projekten, sind aber auf unterschiedliche Arten von Initiativen ausgerichtet und dienen unterschiedlichen Zwecken, insbesondere in der Produktentwicklung. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Unterschiede zwischen PMI und Stage-Gate ein und helfen Ihnen, den richtigen Ansatz für Ihre Projekte zu wählen. 

Eine ausführlichere visuelle Erklärung finden Sie in unserem begleitenden YouTube-Video.

Definition und Ursprünge

Was ist PMI-Projektmanagement?

PMI Project Management, entwickelt vom Project Management Institute (PMI), ist eine Methodik, die auf den im PMBOK® Guide (Project Management Body of Knowledge) dargelegten Standards basiert. Sie bietet einen umfassenden Rahmen für das Management von Projekten in einer Vielzahl von Branchen und legt den Schwerpunkt auf gründliche Planung, umfassende Dokumentation und standardisierte Prozesse. Der Rahmen ist um zehn zentrale Wissensbereiche herum strukturiert, die sicherstellen, dass alle Aspekte eines Projekts von der Initiierung bis zum Abschluss abgedeckt sind.

Wesentliche Merkmale:

• Strukturierter Rahmen: Bietet detaillierte Leitlinien für jede Phase eines Projekts und gewährleistet so Konsistenz und Kontrolle.
• Wissensgebiete: Unterteilt das Projektmanagement in zehn verschiedene Wissensbereiche für eine gründliche Ausführung und Verwaltung.
• Vielseitige Anwendung: Vielseitig anwendbar in verschiedenen Branchen und Projekttypen, von der IT bis zum Bauwesen, was es zu einem flexiblen Werkzeug für Projektmanager macht.

Was ist der Stage-Gate-Prozess?

Der Stage-Gate-Prozess, der von Dr. Robert G. Cooper entwickelt wurde, ist eine Projektmanagement-Methode, die speziell für die Produktentwicklung konzipiert wurde. Er unterteilt den Projektlebenszyklus in verschiedene Phasen, die durch „Gates“ voneinander getrennt sind – formale Entscheidungspunkte, an denen der Projektfortschritt anhand von vordefinierten Kriterien bewertet wird. An jedem Tor wird entschieden, ob das Projekt fortgesetzt, geändert oder beendet werden soll, wobei sichergestellt wird, dass die Risiken beherrscht und die Ressourcen effizient zugewiesen werden.

Wesentliche Merkmale:

• Stufenweiser Ansatz: Die Projekte werden in Phasen unterteilt, die jeweils spezifische Leistungen und Ziele beinhalten.
• Gate-Überprüfungen: In jeder Phase wird die Durchführbarkeit des Projekts bewertet, um sicherzustellen, dass es mit den Unternehmenszielen und den Marktanforderungen übereinstimmt.
• Fokus auf Produktentwicklung: Weit verbreitet in Branchen wie der Pharmaindustrie, der Softwareentwicklung und der Konsumgüterindustrie, wo Innovation und Risikomanagement entscheidend sind.

Unterschiede zwischen PMI-Projektmanagement und Stage-Gate-Methodik

Anwendbarkeit

PMI-Projektmanagement: Die PMI-Methodik ist äußerst vielseitig und kann in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden, z. B. im Bau-, IT- und Dienstleistungssektor. Sie ist ideal für Projekte, die strukturierte, standardisierte Prozesse erfordern, und eignet sich daher für verschiedene Projekttypen, unabhängig von ihrer Komplexität oder Branche.

Stage-Gate-Verfahren: Der Stage-Gate-Prozess wird vor allem in der Produktentwicklung eingesetzt, insbesondere in den Bereichen Forschung und Entwicklung sowie in der Fertigung. Seine stufenweise Struktur ist auf innovationsgetriebene Projekte zugeschnitten und stellt sicher, dass jede Phase einer strengen Bewertung unterzogen wird, bevor sie fortgesetzt wird. Damit eignet er sich gut für Branchen, in denen iterative Fortschritte und häufige Überprüfungen unerlässlich sind.

Struktur

PMI-Rahmenwerk: Die PMI-Methodik gliedert Projekte in fünf verschiedene Prozessgruppen:

1. Initiieren
2. Planen
3. Ausführen
4. Überwachung und Steuerung
5. Abschließen

Diese Prozessgruppen werden durch zehn Wissensbereiche unterstützt, zu denen Integration, Umfang, Zeitplan, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikation, Risiko, Beschaffung und Stakeholder-Management gehören. Diese umfassende Struktur stellt sicher, dass alle Aspekte eines Projekts von der Planung bis zur Lieferung gründlich verwaltet werden.

Stage-Gate-Struktur: Der Stage-Gate-Prozess unterteilt Projekte in die folgenden Phasen:

1. Entdeckung
2. Scoping
3. Geschäftsfall
4. Entwicklung
5. Prüfung & Validierung
6. Einführung

Nach jeder Phase gibt es ein „Gate“, an dem der Fortschritt anhand von vordefinierten Kriterien bewertet wird. Nur Projekte, die die geforderten Standards an jedem Tor erfüllen, gelangen in die nächste Phase, wodurch ein kontrollierter, selektiver Fortschritt gewährleistet wird, der das Risiko minimiert und die Ressourcenzuweisung optimiert.

Flexibilität

PMI-Projektmanagement: PMI betont die Flexibilität, indem es den Projektmanagern erlaubt, die Prozesse auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Projekts zuzuschneiden. Es bietet zwar einen strukturierten Rahmen, unterstützt aber auch die Anpassungsfähigkeit, indem es iterative Methoden wie Agile einbezieht, um sich ändernden Projektanforderungen gerecht zu werden. Dadurch eignet sich PMI für eine breite Palette von Projekttypen und Branchen, die häufige Anpassungen erfordern können.

Stage-Gate-Prozess: Der Stage-Gate-Prozess folgt einer starren Progression durch verschiedene Phasen, die bei Projekten, die schnelle Änderungen erfordern, weniger anpassungsfähig sein kann. Er bietet jedoch ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten an den Gates, bei denen anhand von Bewertungen festgestellt wird, ob Änderungen erforderlich sind, bevor das Projekt fortgesetzt wird. Auf diese Weise wird ein konsistenter Projektverlauf gewährleistet, während gleichzeitig spezifische Anpassungen auf der Grundlage der Bewertungsergebnisse an jedem Tor möglich sind.

Entscheidungsfindung

PMI-Projektmanagement: Bei PMI wird die Entscheidungsfindung durch kontinuierliche Überwachung und Kontrolle während des gesamten Projektlebenszyklus unterstützt. Diese ständige Überwachung ermöglicht es den Projektmanagern, bei Bedarf in Echtzeit Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und mit seinen Zielen übereinstimmt. PMI kennt zwar keine formalen „Gates“, aber die Betonung der ständigen Überprüfung bietet Flexibilität bei der Steuerung von Entscheidungen in verschiedenen Phasen.

Stage-Gate-Prozess: Der Stage-Gate-Prozess sieht formale Entscheidungspunkte am Ende jeder Phase vor, die als Gates bezeichnet werden. An diesen Kontrollpunkten führen die Beteiligten auf der Grundlage vordefinierter Kriterien strenge Bewertungen durch, um festzustellen, ob das Projekt fortgesetzt, geändert oder abgebrochen werden soll. Dieser strukturierte Ansatz bietet eine systematische Methode für das Management von Risiken, Ressourcen und der gesamten Projekt Durchführbarkeit.

Anforderungen an die Dokumentation

PMI-Projektmanagement: Ein Kennzeichen der PMI-Methodik ist die ausführliche Dokumentation. Detaillierte Pläne, Berichte und Aufzeichnungen sind in allen Phasen des Projekts erforderlich. Dieser Ansatz gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit für die Beteiligten, bietet einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt und erleichtert eine fundierte Entscheidungsfindung in jeder Phase.

Stage-Gate-Verfahren: Obwohl die Dokumentation im Stage-Gate-Prozess wichtig ist, konzentriert sie sich in erster Linie auf die Gate-Reviews. Anstelle einer kontinuierlichen, erschöpfenden Dokumentation liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung der Informationen, die die Entscheidungsträger benötigen, um den Projektfortschritt an wichtigen Kontrollpunkten zu bewerten. Dieser Ansatz minimiert den Verwaltungsaufwand und stellt gleichzeitig sicher, dass wichtige Entscheidungen auf fundierten Informationen beruhen.

Risikomanagement

PMI-Projektmanagement: Das Risikomanagement ist in den gesamten PMI-Rahmen integriert, von der Projektinitiierung bis zum Abschluss des Projekts. Die Methodik legt den Schwerpunkt auf die proaktive Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken in jeder Phase, um sicherzustellen, dass potenzielle Probleme frühzeitig angegangen und während des gesamten Projektlebenszyklus konsequent überwacht werden.

Stage-Gate-Verfahren: Im Stage-Gate-Prozess ist das Risikomanagement ein Schwerpunkt in jeder Phase. Bevor die nächste Stufe erreicht wird, werden die Risiken gründlich bewertet, um sicherzustellen, dass alle potenziellen Probleme erkannt und entschärft werden. Dieses strukturierte Kontrollpunkt System ermöglicht eine kontinuierliche Risikobewertung und stellt sicher, dass nur Projekte mit überschaubaren Risiken vorankommen.

Ergebnisorientiert

PMI-Projektmanagement: Die PMI-Methodik soll sicherstellen, dass die Projektergebnisse den Anforderungen und Erwartungen der Beteiligten entsprechen. Dies wird durch umfassende Planungs-, Ausführungs- und kontinuierliche Überwachungs- und Steuerungsprozesse erreicht. PMI konzentriert sich auf die Einbindung der Stakeholder und die Qualitätskontrolle, um sicherzustellen, dass die Projekte auf die vordefinierten Ziele ausgerichtet sind und die erwarteten Ergebnisse liefern.

Stage-Gate-Prozess: Der Stage-Gate-Prozess stellt sicher, dass die Produktentwicklung mit den Marktanforderungen und Unternehmenszielen übereinstimmt. Jede Phase ist speziell darauf ausgerichtet, zu bestätigen, dass das Projekt realisierbar ist, den Marktanforderungen entspricht und die langfristigen Unternehmensziele unterstützt. Der Prozess stellt sicher, dass Qualität und strategische Ausrichtung in jeder Phase bewertet werden, was eine fundierte Entscheidungsfindung an den entscheidenden Stellen erleichtert.

Fazit: Welche Methodik ist die Richtige für Sie?

Sowohl die PMI- als auch die Stage-Gate-Methodologie bieten strukturierte, bewährte Rahmenwerke für das Projektmanagement, sind jedoch auf unterschiedliche Arten von Initiativen zugeschnitten.

• PMI ist ideal für Organisationen, die eine Vielzahl von Projekten in verschiedenen Branchen managen. Seine Flexibilität, umfassende Dokumentation und kontinuierliche Überwachung machen es besonders geeignet für komplexe Projekte, die Anpassungsfähigkeit und eine gründliche Einbindung der Stakeholder erfordern.
• Stage-Gate hingegen ist speziell für Produktentwicklungs- und innovationsgetriebene Projekte konzipiert. Die Stufen basierte Struktur und die strengen Entscheidungsprozesse stellen sicher, dass nur die vielversprechendsten Projekte voranschreiten, was es zu einer starken Wahl für Projekte macht, bei denen das Risikomanagement und die Ausrichtung an den Marktbedürfnissen entscheidend sind.

Letztlich hängt die richtige Wahl von den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts ab. Für Innovationen und Produktentwicklungen bietet Stage-Gate einen fokussierten, Stufen basierten Ansatz. Für breitere Projektanforderungen in verschiedenen Branchen stellt PMI ein vielseitiges und umfassendes Rahmenwerk bereit.

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