Verbesserung Ihrer Kollaborationsplattform für eine sich entwickelnde Projekt-Belegschaft

Soziale Medien können für Organisationen im Projektmanagement eine enorme Bereicherung sein. Offene Zusammenarbeit und die Bündelung von Projektinformationen in einer einzigen Oberfläche verbessern die Produktivität, senken die Kosten und reduzieren Fehler. Durch die Einrichtung geschlossener Communities, die ausschließlich für Projektteams zugänglich sind, sichern Unternehmen proprietäre Informationen und verhindern, dass Stakeholder (Kunden, Partner, Lieferanten) Zugang zu vertraulichen Daten erhalten, wodurch die Informationssicherheit gewährleistet bleibt.

Dennoch sind einige Organisationen nicht bereit oder kulturell darauf ausgerichtet, soziale Medien in ihre Projektmanagement-Infrastrukturen zu integrieren. Dieses Whitepaper wird erörtern, wie Organisationen die vorteilhaften Elemente sozialer Netzwerke in leistungsstarke Tools für das Projektportfoliomanagement integrieren können. Es wird die Ziele einer Social-Media-Strategie darlegen: offene Netzwerke, starke Arbeitsgruppen, geteilte Geschäftsinformationen sowie verbesserte Zusammenarbeit, Produktivität und Transparenz.

Die Evolution des Informationsarbeiters

In den letzten 15 Jahren hat sich der Informationsarbeiter von einer Person, die an ihren Schreibtisch gebunden war und auf geschäftskritische Informationen zugreifen konnte, die nur auf ihrem Desktop-PC verfügbar waren, zu einem mobilen Arbeiter entwickelt, der Informationen von mehreren Geräten unterwegs abruft. Dies hat zu einer anspruchsvolleren Arbeitsumgebung geführt, in der sowohl Informationsarbeiter als auch die Stakeholder, für die sie arbeiten, höhere Erwartungen an die Reaktionszeiten bei Engpässen und die Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene stellen.

Im Zentrum dieser Entwicklung steht eine sich wandelnde Projekt Belegschaft. Smartphones und leicht zugängliche Web-Tools haben die Art und Weise, wie sie mit Informationen und Kollegen interagieren, verändert. Die heutige Projekt Belegschaft kann nicht mehr mit der Ausrede aufwarten, dass der Zugang zu Daten begrenzt sei oder dass die Vorbereitung auf Kunden im Zeitalter vor dem Internet aufwändig war. Mit dem sofortigen Zugang zu Informationen, verbesserten Produktivitätstools und mobilen Kommunikationsmitteln wird von der Projekt Belegschaft erwartet, dass sie schnell auf die Anforderungen der Stakeholder reagiert. Und mit der Hinzunahme von Social-Media-Tools sind sie nun in der Lage, enorme Datenmengen besser zu filtern und ihre Fähigkeiten, die neuen Erwartungen zu erfüllen, zu verbessern.

Einfach ausgedrückt trennt diese Generation von Arbeitern die Nutzung von Technologie in ihrem Privatleben nicht mehr von ihren beruflichen Aktivitäten. Die regelmäßige Nutzung von Social-Media-Tools ist zu einer Selbstverständlichkeit in der menschlichen Interaktion geworden, sei es für alltägliche Kommunikation oder die Zusammenarbeit an strategischen Entscheidungen, die das gesamte Unternehmen betreffen können. Es ist also keine Überraschung, dass Unternehmen nun erhebliche Investitionen in den strategischen Einsatz der disruptiven Technologien tätigen, die von sozialen Medien angeboten werden.

Soziale Medien am Arbeitsplatz

Es ist wichtig zu betonen, dass, obwohl soziale Medien in ihrer Anwendung sehr breit gefächert sind, die Technologien selbst ziemlich einfach sind, wenn es darum geht, eine Web Plattform bereitzustellen, die ähnliche Interessengruppen miteinander verbindet. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die beste Strategie und die passenden Tool-Sets zu definieren, die sich positiv auf ihre Belegschaft auswirken werden. Für Unternehmen bedeutet dies eine Social-Media-Strategie, die die Zusammenarbeit unter Stakeholdern sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation fördert. Im Gegensatz zu traditionellen Social-Media-Tools, die das Wachstum von professionellen und persönlichen Netzwerken sowie die Freiheit von Ideen fördern, erfordert Social Media im geschäftlichen Kontext einen disziplinierteren Ansatz, um die bestehende Kollaborationsplattform zu verbessern, indem bestehende soziale Schnittstellen genutzt werden, deren Nutzung und Akzeptanz wächst. Daher sollten Unternehmen darauf achten, die richtigen Tools zu übernehmen und die notwendigen Nutzungsvorgaben festzulegen, um effektiv von sozialen Medien zu profitieren. Zu den Vorteilen gehören die Verbesserung des Informationsaustauschs, die Steigerung der Produktivität, die Stärkung der Kommunikation und die Bereitstellung besserer Zusammenarbeit.

Social PPM: Wo ziehen Sie die Grenze?

Die größte Herausforderung für Projekt zentrierte Umgebungen besteht darin, eine Social-Media-Strategie zu entwickeln und zu integrieren, die mit ihren aktuellen Prozessen übereinstimmt. Je nach Reifegrad einer Organisation bei der Etablierung einer Kollaborationsplattform, eines Governance-Rahmenwerks und einer Wissensmanagement-Strategie können Social-Media-Tools unterschiedliche Nutzen- und Gefahrenpotenziale aufweisen. Das Verständnis des Ziels der verschiedenen Tools wird darüber entscheiden, welche Strategie zu wählen ist oder ob eine Social-Media-Strategie überhaupt sinnvoll für Ihre Organisation ist. Infolgedessen muss Social Media sorgfältig definiert und bewertet werden, um wirklich von einer verbesserten Zusammenarbeit in einer Projekt zentrierten Umgebung zu profitieren.

Am Ende des Tages muss Social Media für PPM die Zusammenarbeit verbessern. Es geht darum, das Nutzererlebnis der Zusammenarbeit zu verbessern, ohne die Integrität der geteilten Daten zu gefährden.

Bist du bereit, sozial zu werden?

Wenn soziale Medien nicht auf die richtige Weise angewendet werden, können sie für Ihre Projekte sowie für die Stakeholder und Teams, die die Tools nutzen, schädlich sein. Diese Tools bringen ein Maß an Transparenz und unstrukturierte Elemente mit sich, die gefährlich sein können, wenn sie nicht mit der bestehenden Unternehmenskultur übereinstimmen.

Um diesen Fallen zu entgehen, können Ihnen die folgenden Fragen dabei helfen, Ihre Bereitschaft für Social PPM zu beurteilen:

Checkliste für Social PPM

Würden Sie Ihre Organisation als technologische Vorreiter einstufen?
Organisationen müssen ihre Bereitschaft bewerten, progressive Technologien, die von sozialen Medien angeboten werden, anzunehmen. Wenn das Unternehmen zögert, neue Technologien einzuführen, sind die Erfolgsaussichten gering.

Nutzen Sie derzeit soziale Medien für Ihre Projekte?
Die informelle Nutzung sozialer Medien ist in der Regel ein guter Indikator dafür, dass Ihre Organisation erfolgreich eine Social-PPM-Strategie übernehmen wird, die mit Ihren aktuellen Kollaborationstools übereinstimmt.

Fördern Sie Transparenz bei Projektinformationen?
Soziale Medien fördern von Natur aus die Transparenz beim Teilen von Informationen. Bei der Implementierung einer Social-PPM-Strategie muss eine Organisation die besten Tools auswählen, die die richtigen Informationen den richtigen Stakeholdern bereitstellen.

Arbeiten Sie mit verstreuten und Remote-Projektteams? Sind mobile Geräte für Ihr Projektteam unerlässlich?
Organisationen mit dezentralen Projektteams, die regelmäßig an verschiedenen Standorten zusammenarbeiten, können schnell von der „mobilen“ Natur sozialer Medien profitieren, die für den Zugriff auf verschiedenen mobilen Plattformen ausgelegt sind.

Ist das kollaborative Teilen von Dokumenten in Ihrer Organisation ausgereift?
Bevor Sie die neuesten Kollaborationstools sozialer Medien übernehmen, ist es wichtig, Ihre aktuelle Kollaborationsplattform zu bewerten. In einer projektorientierten Umgebung sind soziale Medien effektiver, wenn sie eine bereits bestehende Kollaborationsumgebung ergänzen, die über robuste Web- und Dokumentenmanagementfähigkeiten verfügt.

Ist Ihre Projektorganisation gegenüber Veränderungen resistent?
Bei der Einführung neuer Prozesse oder Technologien darf das Thema Change Management nicht vernachlässigt werden. Ein Change-Management-Komponent in die Social-PPM-Strategie zu integrieren, kann den Unterschied zwischen einer reibungslosen Einführung und einer schmerzhaften Ablehnung der neuen Tools ausmachen.