Ihr Unternehmen auf den Erfolg vorbereiten   

Abstrakt

Nach der Auswahl der am besten geeigneten Software für das Projektportfoliomanagement (PPM) muss eine Organisation das während des Evaluierungsprozesses erworbene Wissen anwenden, um die effiziente Implementierung der ausgewählten Technologie in ihrer Umgebung sicherzustellen. Für viele Unternehmen liegt der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz von Unternehmenssoftware in der Regel beim gewählten Anbieter.  Obwohl der Anbieter in der Regel die Hauptrolle bei der Einführung spielt, wird selbst das beste Implementierungsteam scheitern, wenn der Kunde selbst nicht die notwendigen Maßnahmen ergreift, um sein eigenes Team auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. PPM-Lösungen sind nur so gut wie die Menschen, die sie einsetzen. Tatsache ist, dass eine erfolgreiche Installation allein einer Organisation nur das Vehikel für Verbesserungen liefert. Ohne das Engagement des Kunden verwandeln sich PPM-Softwareinvestitionen oft in unerwünschte „Regalware“.

Um einen „Absturz vor dem Abheben“ zu vermeiden, müssen Unternehmen erkennen, dass sie sich auf ihre neue PPM-Lösung vorbereiten müssen. Ziel dieses Whitepapers ist es, Unternehmen einen detaillierten Leitfaden an die Hand zu geben, der die notwendigen Schritte zur Vorbereitung ihrer Teams auf eine erfolgreiche PPM-Softwareeinführung aufzeigt, die ihre Transparenz, ihre Prozesse und ihre Zusammenarbeit verbessern wird.

Eine ausführlichere visuelle Erklärung finden Sie in unserem begleitenden YouTube-Video.

Schritt 1. Einsatz als Projekt:  Alles beginnt mit dem Plan.

Eine gründliche Einführungsplanung ist der erste notwendige Schritt, den ein Unternehmen unternehmen muss, um seine neue PPM-Lösung auf den richtigen Weg zu bringen. Zusammen mit dem ausgewählten Anbieter muss das Unternehmen den Projektplan für die Einführung, die Ziele und die mit der Änderung verbundenen Risiken festlegen. Der Plan dient dazu, den Endbenutzern zu vermitteln, was auf sie zukommt, und den Prozess der organisatorischen Übernahme einzuleiten, der schließlich zur Produktakzeptanz führen wird. 

Bei der Entwicklung eines Plans zur Einführung ist es wichtig, dass alle Phasen des Plans klar definiert sind und dass der Plan als primäre Triebfeder für die erfolgreiche Steuerung des Projektes zur PPM-Einführung dient. Ein umfassender Software Einführungsplan sollte die folgenden Phasen umfassen:

• Phase 1 – Definition des Einsatzes – Der Zweck des Einsatzplans besteht darin, die Gesamtziele der PPM-Technologie und ihre Anwendung auf das Unternehmen klar zu definieren. In den Definitionsprozess müssen alle Projektbeteiligten einbezogen werden, damit die Erwartungen von Anfang an klar sind.
• Phase 2 – Projektmanagement – Sobald die Ziele klar definiert sind, muss ein detaillierter Plan mit den wichtigsten Aufgaben dokumentiert werden, um die Ergebnisse effektiv zu erreichen.  Dieser Teil des Plans ist der Fahrplan für die Einführung des PPM-Systems im Unternehmen.
• Phase 3 – Unterstützung der Implementierung- Im Rahmen des Planungsprozesses werden die Rollen und die erforderlichen Schulungen sowie die materiellen Ressourcen wie Hardware, Software und Dokumentation für die beteiligten Akteure klar definiert, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Außerdem kann das Einführungsteam in dieser Phase etwaige Lücken in der Unterstützung ermitteln, die den Fortschritt der Einführung behindern könnten.
• Phase 4 – Bereitstellungsanforderungen – In der letzten Planungsphase entwickelt das Projektteam eine Liste mit standortspezifischen Anforderungen und Akzeptanzkriterien, auf die sich der Kunde und das Projektteam einigen. Dieses letzte Element der Planung dient dazu, eine Vereinbarung zwischen allen Parteien zu treffen, damit die Erwartungen definiert und erfüllt werden können.

Letztendlich besteht das Ziel des Einführungsplans darin, einen Plan für den Erfolg zu erstellen, der mit den Unternehmenszielen und den Erwartungen der Anbieter übereinstimmt. Wenn der Plan sorgfältig ausgearbeitet wird und alle erforderlichen Parteien an seiner Entwicklung beteiligt sind, kann der Planungsprozess ein äußerst wirksames Instrument für eine erfolgreiche Produktübernahme sein. 

Schritt 2. Erfassen der Anforderungen:  Erwartungen festlegen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Unternehmen während des Evaluierungsprozesses hohe Ziele setzen, was sie mit einem neuen Projekt Portfoliomanagementsystem erreichen wollen. Sobald jedoch eine Lösung ausgewählt und ein Implementierungsplan erstellt wurde, erkennen die Unternehmen in der Regel, dass einige anfängliche „Quick Wins“ notwendig sind, um die Akzeptanz des neuen Systems durch die Endbenutzer sicherzustellen. In vielen Fällen können unrealistische Erwartungen Implementierungsprojekte vereiteln, bevor sie überhaupt begonnen haben. Schon aus diesem Grund muss die Phase der Anforderungserfassung voll genutzt werden, um sicherzustellen, dass Implementierer und Kunde auf derselben Seite stehen. Die Phase der Anforderungserfassung ist der erste Schritt zur Entwicklung einer gemeinsamen Strategie mit dem Anbieter, um die Rendite der PPM-Investition zu maximieren.   

Eine der effektivsten Strategien zur Entwicklung eines erfolgreichen Implementierung Plans besteht darin, zunächst den Projektmanagement-Reifegrad der Organisation zu bewerten. Ein umfassendes Reifegradmodell bewertet in der Regel die Humanressourcen, Prozesse und Technologien im Verhältnis zu den von Branchenexperten und -führern definierten Best Practices. Eine klare Einschätzung des Stands der Organisation ermöglicht es sowohl den Implementierern als auch den Anwendern zu erkennen, welche Aspekte des PPM-Systems leicht übernommen werden können und welche mehr Aufwand erfordern. Ziel ist es, einen Ansatz zu entwickeln, der den Aufwand für Veränderungen deutlich reduziert und es ermöglicht, die Vorteile des PPM-Systems im Laufe der Zeit voll auszuschöpfen.

Im Anschluss an die Reifegradbewertung kann das Implementierungsteam ein Dokument zur Anforderungserhebung erstellen, das je nach den Bedürfnissen des Unternehmens nach Prioritäten geordnet ist und nach und nach erstellt wird. Dieses Anforderungsdokument dient als Barometer für den Erfolg, den das Unternehmen erwarten kann. Darüber hinaus führt die Anforderungserhebung beide Parteien (Anbieter und Kunde) auf einen gesunden Kommunikationspfad, der Transparenz und Vertrauen schafft und so die notwendige Partnerschaft für ein erfolgreiches Ergebnis ermöglicht. Das Ziel sollte darin bestehen, die zwischen dem Implementierer und dem Kunden vereinbarten Meilensteine für die Einführung abzuschließen und die Ziele der Organisation vom ersten Pilotprojekt bis zur vollständigen Einführung zu erfüllen.

Schritt 3. Aufbau des Implementierungs Teams:  Menschen, Prozesse und Technologie aufeinander abstimmen 

Sobald Erwartungen und Ziele vereinbart sind, besteht der nächste Schritt darin, ein Implementierungsteam aufzubauen, das alle wichtigen Stakeholder umfasst, die den Erfolg Ihrer PPM-Initiative vorantreiben werden. Eine effektive Definition der Rollen von Kunde und Berater sowie die Auswahl von Geschäfts Sponsoren und internen Befürwortern gewährleisten, dass das Implementierungsprojekt seine Ziele erreicht. Darüber hinaus hängt der Erfolg des Implementierungs Teams von seiner Übereinstimmung mit den definierten Projektprozessen ab, die durch das neue System abgedeckt werden.

Alle erfolgreichen Implementierung Teams umfassen Vertreter sowohl von der Kunden- als auch von der Anbieterseite mit klar definierten Rollen. Das gewünschte Team wird zudem dazu beitragen, die Kluft zwischen den organisatorischen Anforderungen und der Technologie zu überbrücken, die die Art und Weise, wie Projekte von den verschiedenen beteiligten Stakeholdern verwaltet und ausgeführt werden, verbessern soll. Es ist entscheidend, dass das Implementierungsteam ausgewogen ist und auf Kundenseite Geschäfts Sponsoren, Stakeholder und Projektmanager sowie auf der Anbieterseite Implementierungsberater, technischen Support und Account Manager umfasst. Ziel ist es, ein zuverlässiges Implementierungsteam aufzubauen, bei dem der Kunde die besten Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stellt, sodass sie während des gesamten Lebenszyklus der Lösung mit Unterstützung des Anbieters während und nach der Implementierung Fachwissen entwickeln können.

Tatsächlich wird die Entwicklung einer erfolgreichen Partnerschaftsstrategie mit dem ausgewählten Anbieter den ROI Ihrer erworbenen Professional-Service-Tage maximieren. Das richtige Implementierungsteam in Ihrem Unternehmen wird nicht nur die Erfolgschancen des Projekts schnell steigern, sondern auch sicherstellen, dass die beauftragte Beratungsgruppe die besten Ergebnisse liefert und kaum Raum für Fehlinterpretationen oder Missverständnisse lässt – die Hauptursachen für Fehlabstimmungen, Verzögerungen und Engpässe.

Schritt 4. Vorbereitung auf den Wandel: Erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen

Die Entwicklung einer Change-Management-Strategie als Teil Ihres Implementierungsprojekts ist ebenso wichtig wie die eigentliche Implementierung. Eine erfolgreiche PPM-Einführung muss über die bloße Installation, Konfiguration und Schulung hinausgehen und eine Strategie beinhalten, die die Produktakzeptanz fördert. Widerstand gegen Veränderungen und organisatorische Hürden müssen durchdacht werden, damit das PPM-System sowohl funktional als auch kulturell in die Organisation passt. Schließlich kann das Ignorieren der Auswirkungen von Veränderungen potenziell all die harte Arbeit zunichte machen, die Sie in die Bewertung, Auswahl und Einführung Ihrer neuen PPM-Lösung investiert haben.

Der Change-Management-Bestandteil der Implementierung konzentriert sich auf den menschlichen Aspekt. Die Bedeutung des Change-Managements liegt in der grundlegenden Realität, dass Menschen Veränderungen ablehnen, selbst wenn diese Verbesserungen in ihrem Leben mit sich bringen. Da PPM-Systeme nur so gut sind wie die Menschen, die sie nutzen, besteht der Zweck der Entwicklung einer Change-Management-Strategie darin, beim  unvermeidlichen kulturellen Wandel zu unterstützen, der mit der Akzeptanz der neu eingeführten PPM-Technologie einhergeht. Das ultimative Ziel ist es, die positiven Veränderungen des neuen PPM-Systems mit den aktuellen PPM-Herausforderungen der Organisation in Einklang zu bringen und zu fördern.

Eine Change-Management-Strategie muss den Endbenutzern vermitteln und sie davon überzeugen, dass es am Ende des Tunnels Licht gibt. Die Botschaft sollte einige der positiven Ergebnisse kommunizieren, die das neue PPM-System mit sich bringen wird:

• Bessere Ausrichtung der organisatorischen Ziele auf die Projektaktivitäten
• Verbesserung der individuellen Arbeitserfahrungen
• Erhöhte Qualität der Dienstleistungen für Kunden
• Verbesserte Transparenz und Sichtbarkeit der Projektdaten
• Höhere Produktivität und Rückgang unnötiger Projektaktivitäten

Die Idee ist, die positive Wirkung einer neuen PPM-Lösung auf die alltäglichen Herausforderungen jeder spezifischen Gruppe von Projektbeteiligten effektiv darzustellen. Die angestrebten Ziele eines PPM-Systems lassen sich leichter erreichen, wenn der Wandel effektiv kommuniziert wird.