1. Einleitung

In Branchen wie dem Finanzwesen, der Pharmaindustrie und dem öffentlichen Sektor hängt der Erfolg von Projekten nicht nur von Zeitplänen und Budgets ab. Projekte müssen auch strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Hier kommt der Compliance im Projektmanagement eine entscheidende Rolle zu. Jede Initiative muss unter Berücksichtigung gesetzlicher Standards, Datenschutzbestimmungen und Audit-Bereitschaft geplant und durchgeführt werden.

Im Gegensatz zu weniger regulierten Branchen können selbst kleine Versäumnisse zu finanziellen Verlusten, rechtlichen Sanktionen oder Reputationsschäden führen. In Compliance-orientierten Branchen geht es beim Projektmanagement nicht nur um Effizienz. Es erfordert auch eine starke Governance und Verantwortlichkeit in jeder Phase.

Wie das Project Management Institute feststellt: „Compliance ist kein Hindernis für das Projektmanagement – es ist ein Rahmenwerk, das sicherstellt, dass Projekte einen nachhaltigen Wert liefern.“ (1)

In diesem Artikel untersuchen wir die Herausforderungen des Projektmanagements unter strengen Vorschriften. Wir stellen bewährte Best Practices zur Risikominderung vor und zeigen, wie Projektportfoliomanagement-Software (PPM) die Compliance unterstützt, ohne den Fortschritt zu verlangsamen.

2. Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften im Projektmanagement

Projekte in regulierten Branchen stehen im Vergleich zu Projekten in weniger restriktiven Umgebungen vor zusätzlichen Hürden. Die Einhaltung von Vorschriften im Projektmanagement bringt zusätzliche Verantwortungsebenen mit sich, die über die üblichen Aspekte wie Umfang, Zeitplan und Budget hinausgehen. Diese Herausforderungen sind in der Finanzbranche, der Pharmaindustrie und im öffentlichen Sektor weit verbreitet, auch wenn die Vorschriften unterschiedlich sind.

• Komplexe regulatorische Rahmenbedingungen
  Projekte müssen detaillierten Gesetzen und Standards entsprechen, die sich im Laufe der Zeit häufig ändern. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, sind eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung erforderlich.

• Umfangreiche Dokumentationspflichten
  Die Aufsichtsbehörden verlangen klare, konsistente und nachvollziehbare Aufzeichnungen. Die Einhaltung dieser Dokumentationspflichten erhöht den Verwaltungsaufwand für Projekte.

• Auditbereitschaft
  Projekte in regulierten Umgebungen müssen stets auf externe Inspektionen vorbereitet sein. Das bedeutet, dass Genehmigungen, Aufzeichnungen und Arbeitsabläufe jederzeit korrekt und auf dem neuesten Stand sein müssen.

• Funktionsübergreifende Abhängigkeiten
  Die Einhaltung von Vorschriften liegt nicht allein in der Verantwortung der Projektmanager. Sie erfordert die Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, der IT-Abteilung, dem operativen Bereich und externen Stakeholdern, was zu Verzögerungen führen kann, wenn die Koordination nicht gut funktioniert.

• Hohe Risiken bei Nichteinhaltung
  Die Nichteinhaltung von Anforderungen kann finanzielle Strafen, Reputationsschäden oder sogar rechtliche Schritte nach sich ziehen. In einigen Branchen, wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen, kann die Nichteinhaltung auch Leben oder Existenzen gefährden.

Diese Herausforderungen zeigen, warum Compliance nicht als Nebensache behandelt werden kann. Stattdessen muss sie in die Struktur des Projektmanagements eingebettet werden.

3. Bewährte Verfahren für das Management von Projekten in stark regulierten Kontexten

Um in stark regulierten Umgebungen erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen Compliance in das Projektmanagement integrieren, anstatt sie als Nebensache zu behandeln. Die folgenden Vorgehensweisen helfen Projektteams dabei, regulatorische Verpflichtungen und Effizienz in Einklang zu bringen:

1. Integrieren Sie Compliance in Arbeitsabläufe
Compliance-Aufgaben sollten direkt in Projektpläne integriert werden. Wenn regulatorische Meilensteine mit den Projektleistungen übereinstimmen, verringern Teams das Risiko, wichtige Anforderungen zu übersehen.

2. Standardisierung der Dokumentation und Berichterstattung
Einheitliche Vorlagen und zentralisierte Repositorys erleichtern den Zugriff auf und die Überprüfung von Aufzeichnungen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets auf derselben Informationsquelle basieren und jederzeit für Audits bereit sind.

3. Klare Governance-Rahmenbedingungen schaffen
Definierte Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten stärken die Rechenschaftspflicht. Rahmenbedingungen wie PRINCE2- oder PMI-Standards können angepasst werden, um eine strukturierte und transparente Compliance-Überwachung zu gewährleisten.

4. Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Compliance-Beauftragte, Rechtsexperten und Teams sollten von Anfang an mit den Projektmanagern zusammenarbeiten. Eine frühzeitige Einbindung vermeidet kostspielige Verzögerungen, die durch späte Überprüfungen oder versäumte Genehmigungen verursacht werden.

5. Sorgen Sie kontinuierlich für Audit-Bereitschaft
Aufzeichnungen, Genehmigungen und Dokumentationen sollten während des gesamten Projekts aktualisiert werden. Die Vorbereitung auf Audits als fortlaufender Prozess verhindert Lücken in letzter Minute oder überstürzte Compliance-Prüfungen.

4. Die Rolle von Technologie und PPM-Software im complianceorientierten Projektmanagement

Technologie kann Compliance von einem Engpass zu einer integrierten Stärke machen. Moderne Projektportfolio-Management-Tools (PPM) bieten Unternehmen die Transparenz und Kontrolle, die sie für den Betrieb in regulierten Umgebungen benötigen.

– Zentralisierte Daten und Dokumentation
Sichere, zentralisierte Repositorien gewährleisten, dass Finanzberichte, Daten aus klinischen Studien und Genehmigungen des öffentlichen Sektors zugänglich, versionskontrolliert und jederzeit für Audits bereit sind.

– Rückverfolgbarkeit und Prüfpfade
Digitale Plattformen zeichnen Genehmigungen, Änderungen und Kommunikationen automatisch auf. Dadurch entsteht eine transparente Historie der Projektaktivitäten, die für Aufsichtsbehörden und die interne Governance unerlässlich ist.

– Anpassbare Berichterstellung
Maßgeschneiderte Dashboards und Berichte ermöglichen es Teams, die Einhaltung branchenspezifischer Standards nachzuweisen, sei es Basel III im Finanzwesen, GxP in der Pharmaindustrie oder Beschaffungsvorschriften in der Regierung.

– Sichere Zusammenarbeit
Rollenbasierte Berechtigungen und verschlüsselte Kommunikation ermöglichen eine sichere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten, ohne dass sensible Daten gefährdet werden.

Beispiel: Cerri Project
Cerri Project unterstützt Compliance orientierte Unternehmen mit sicherem Dokumentenmanagement, nachvollziehbaren Arbeitsabläufen und anpassbaren Berichtsfunktionen. Diese Tools helfen Teams in den Bereichen Finanzen, Pharmazie und im öffentlichen Sektor dabei, strenge Compliance-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Effizienz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

5. Fallbeispiele und branchenspezifische Überlegungen

Die Grundsätze der Compliance im Projektmanagement gelten für alle regulierten Branchen, aber jeder Sektor hat seine eigenen Prioritäten und Risiken.

Finanzen
Finanzinstitute müssen ihre Projekte an strenge regulatorische Rahmenbedingungen anpassen. Viele Initiativen konzentrieren sich auf die Anpassung an neue Berichtsstandards, die Verbesserung der Cybersicherheit oder die Einhaltung globaler Vorschriften wie Basel III und DSGVO. Hier sind eine hohe Datenintegrität, Echtzeitüberwachung und strenge Zugriffskontrollen unerlässlich, um sowohl die Compliance als auch das Vertrauen der Kunden zu schützen.
Wie McKinsey betont, „ist die Regulierung zu einem der wichtigsten Treiber für Projektprioritäten im Finanzdienstleistungsbereich geworden.“ (2)

Pharmazeutika
Die Einhaltung von Vorschriften bestimmt den gesamten Produktlebenszyklus, von der Forschung und Entwicklung über klinische Studien bis hin zur Marktzulassung. Die Dokumentation muss den Standards der FDA und der EMA entsprechen, während Audits häufig und detailliert durchgeführt werden. Projektmanagement-Tools, die Qualitätsprüfungen, Genehmigungspunkte und auditfähige Aufzeichnungen integrieren, ermöglichen es Unternehmen, Behandlungen schneller und mit weniger Risiken auf den Markt zu bringen.

Öffentlicher Sektor
Projekte der Regierung und des öffentlichen Sektors müssen transparent und nachvollziehbar sein. Jeder Schritt unterliegt Beschaffungsvorschriften, Kosten Begründungen und Kontrollen. Daher benötigen Projektleiter klare Berichtssysteme und umfassende Transparenz für alle Beteiligten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und das Vertrauen der Öffentlichkeit zu wahren.

6. Zukünftige Trends im Compliance orientierten Projektmanagement

Die Vorschriften entwickeln sich ständig weiter, und die Aufsicht wird von Jahr zu Jahr strenger. Um Schritt zu halten, müssen Unternehmen ihre Herangehensweise an die Compliance im Projektmanagement anpassen. Mehrere wichtige Trends prägen bereits heute die Zukunft:

• KI-gestützte Compliance-Überwachung
  Künstliche Intelligenz kann potenzielle Risiken aufzeigen, Anomalien erkennen und sich wiederholende Überprüfungen automatisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand und ermöglicht es den Teams, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.
• Cloud-Plattformen mit Zertifizierungen
  Regulierte Branchen setzen zunehmend auf Cloud-basierte PPM-Lösungen, die nach den Standards ISO 27001, SOC 2 oder DSGVO zertifiziert sind. Diese Zertifizierungen geben den Aufsichtsbehörden Sicherheit und ermöglichen gleichzeitig eine globale Zusammenarbeit.
• Echtzeit-Berichterstattung und Transparenz
  Die Aufsichtsbehörden verlangen häufigere Aktualisierungen. Echtzeit-Dashboards und Berichterstellungstools helfen Unternehmen dabei, genaue Compliance-Daten sofort weiterzugeben, wodurch die Verantwortlichkeit gestärkt und Verzögerungen reduziert werden.
• Integrierte Governance-Frameworks
  Compliance-Aufgaben wie Genehmigungen, Risiko Prüfungen und Validierungen werden direkt in die Projektabläufe integriert. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Schritte nicht umgangen werden können.
• Branchenübergreifende Zusammenarbeit
  Da öffentlich-private Partnerschaften und globale Lieferketten immer häufiger werden, benötigen Unternehmen flexible Systeme, die den unterschiedlichen Compliance-Anforderungen verschiedener Branchen gerecht werden.

Wie Deloitte betont, „verwandelt sich Compliance von einer reaktiven Verpflichtung zu einem proaktiven Faktor für Vertrauen und Widerstandsfähigkeit.“ (3)

Diese Trends zeigen, dass Compliance nicht mehr nur eine regulatorische Hürde ist. Sie wird zu einem Motor für Innovation, Verantwortlichkeit und langfristiges Vertrauen in die Projektabwicklung.

7. Schlussfolgerung

Für Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Pharmazie und dem öffentlichen Sektor ist Compliance im Projektmanagement mehr als nur eine Anforderung – sie ist die Grundlage für einen nachhaltigen Betrieb. Projekte sind nur dann erfolgreich, wenn sie strenge gesetzliche, regulatorische und ethische Standards erfüllen und gleichzeitig termingerecht und innerhalb des Budgets einen Mehrwert liefern.

Durch die Einbettung von Compliance in Planung, Ausführung und Berichterstattung reduzieren Unternehmen Risiken, stärken ihre Audit-Bereitschaft und bauen Vertrauen bei den Stakeholdern auf. Projektportfolio-Management-Software (PPM) spielt in diesem Prozess eine Schlüsselrolle. Sie zentralisiert Aufzeichnungen, standardisiert Arbeitsabläufe und sorgt für Transparenz in allen Phasen des Projektlebenszyklus.

Cerri Project beispielsweise unterstützt compliance-orientierte Branchen mit sicherer Dokumentation, nachvollziehbaren Arbeitsabläufen und anpassbaren Berichten. Diese Funktionen ermöglichen es Teams, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, ohne dabei an Effizienz oder Leistung einzubüßen.

In Zeiten zunehmender Aufsicht ist die Abstimmung der Compliance mit dem Projektmanagement mehr als nur eine Sicherheitsmaßnahme. Es ist auch ein strategischer Vorteil, der Unternehmen dabei hilft, widerstandsfähig, wettbewerbsfähig und vertrauenswürdig zu bleiben – sowohl in den Augen der Aufsichtsbehörden als auch der Stakeholder.

Quellen & Referenzen

1 Project Management Institute (PMI) – Pulse of the Profession®: Next Practices in Project Governance

https://www.pmi.org/learning/library/pulse-of-the-profession-next-practices-project-governance-11755

2 McKinsey & Company – Improving compliance in regulated industries

https://www.mckinsey.com/business-functions/risk-and-compliance/our-insights/improving-compliance-in-regulated-industries

3 Deloitte – Compliance in a digital world

https://www2.deloitte.com/global/en/pages/risk/articles/compliance-in-a-digital-world.html