Die richtige Einstellung finden

Das Management der Arbeitsbelastung ist eine der wichtigsten Säulen des Projektmanagements, die oft unterschätzt und leicht abgetan wird. Man könnte argumentieren, dass es sich dabei nur um einen weiteren Aspekt der täglichen Arbeit handelt, der bewältigt werden muss. Aber genau das ist der erste kritische Fehler, der in der Regel gemacht wird, wenn es um das Management der Arbeitsbelastung geht. Bevor Sie den Rest dieses Papiers lesen, sollten Sie bereit sein, Ihre Sichtweise zu ändern und zu verstehen, dass “Workload Management” nicht dasselbe ist wie “Workload Management” und auch nicht zu denselben Ergebnissen führt.

Es kann hilfreich sein, sich zunächst mit der eigentlichen Bedeutung des Begriffs zu befassen: Workload Management wird definiert als der Prozess der effizienten Verteilung der Arbeit innerhalb eines Teams/einer Belegschaft, um eine optimale Leistung zu erzielen. Beachten Sie die Schlüsselwörter “effizient” und “optimal”.

Effizientes Workload-Management sollte nicht unterschätzt werden, da es eine der größten Herausforderungen für Projektmanager darstellt, unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Kultur. Der Grund dafür ist, dass das Management der Arbeitsbelastung eine komplexe Aufgabe ist, bei der es darum geht, gerecht zu sein, die Teammitglieder konzentriert, motiviert und produktiv zu halten, die Fähigkeiten und Kapazitäten der Ressourcen zu erkennen und die Unternehmens- und Abteilungsziele zu erreichen.

“Jonglieren mit mehreren Interessen bei der Verfolgung einer optimalen Teamleistung. Als Manager denkt man darüber nach: Was ist für unsere Kunden und Aktionäre wichtig? Wie erziele ich die besten Ergebnisse? Wie schaffe ich es, dass meine Mitarbeiter nicht ausbrennen? Wie setze ich meine Ressourcen sinnvoll ein? Und wie kann ich mehr aus leistungsschwachen Ressourcen herausholen?”

Liane Davey. Psychologin, Autorin, Rednerin und Unternehmensstrategin

Glücklicherweise haben sich die Anstrengungen gelohnt. Im Großen und Ganzen führt ein erfolgreiches Workload-Management zu weniger Chaos und zu motivierteren, konzentrierteren und leistungsfähigeren Ressourcen, was wiederum zu einer verbesserten Leistung und Arbeitseffizienz führt. Da keine zwei Organisationen die gleichen Ziele, Ressourcen oder Arbeitsbelastungen haben, gibt es keine Patentlösung oder Anleitung für das Management der Arbeitsbelastung. Es gibt jedoch 10 allgemeine Schritte/Tipps, die Sie befolgen können, um Ihrem Ziel näher zu kommen. Werfen wir einen Blick darauf…

1. Zeit nehmen

Wie bereits erwähnt, ist das Management der Arbeitsbelastung nicht nur eine wichtige, sondern auch eine schwierige Aufgabe. Es sollte sich von selbst verstehen, dass dies keine Aufgabe ist, die man realistischerweise dadurch lösen kann, dass man zwischen zwei Tagungen etwas Zeit hineinquetscht. Diese Aufgabe erfordert per definitionem Zeit, um richtig ausgeführt zu werden. Bevor Sie also mit den folgenden Schritten fortfahren, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie Zeit für die Planung, Durchführung und erfolgreiche Umsetzung benötigen.

2. Definieren Sie Ihre Ziele

Bevor man etwas plant, sollte man natürlich wissen, was man plant. Die gleiche Logik gilt auch hier. Denken Sie also zuerst an die Definition und Festlegung Ihrer Ziele (in Übereinstimmung mit den Unternehmens- und Abteilungszielen). Dies wird Ihnen später als Leitfaden dienen, wenn Sie Prioritäten setzen, Arbeit zuweisen und planen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Aufgaben und Ihre Arbeitsbelastung auf diese Ziele ausgerichtet sind, und Sie müssen sie regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass diese Ausrichtung beibehalten wird. Dies erleichtert es Ihnen auch, Ihren Zeitplan von Aufgaben zu befreien, die Sie Ihren Zielen nicht näher bringen.

3. Ermitteln Sie die Arbeitsbelastung

Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, müssen Sie herausfinden, was und wie viel getan werden muss, um sie zu erreichen. Mit anderen Worten, Sie müssen die tatsächliche Arbeitsbelastung des Teams berechnen. Obwohl dieser Schritt je nach Art, Größe und Anzahl der beteiligten Projekte unterschiedlich komplex sein kann, ist es unabhängig von der Größe des Projekts hilfreich, ihn aufzuschlüsseln:

• Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Projekte und Prozesse, die Ihr Team durchführen muss oder an denen es beteiligt ist.
• Schätzen Sie ab, wie viel Zeit und Engagement Ihr Team für jedes dieser Elemente aufwenden muss, um eine Vorstellung von der gesamten Teamarbeit zu bekommen.
• Unterteilen Sie die Projekte/Prozesse in kleinere Aufgaben/Phasen, damit Sie das Arbeitspensum auf Tages- und Wochenbasis planen können.
• Bestimmen Sie, welche Arbeiten wichtig und/oder dringend sind, um die Aufgaben zu priorisieren, so dass Sie sich darauf konzentrieren können, diese zuerst zu erledigen.

4. Stellen Sie Ihre Teamkapazität fest

Nachdem Sie nun wissen, wie viel Arbeit zu erledigen ist, müssen Sie herausfinden, wie viel Arbeit Ihr Team leisten kann. Um dies herauszufinden, müssen Sie zunächst Ihr Team bitten, Ihnen ihre Zeitpläne mitzuteilen, damit Sie die Nichtverfügbarkeiten der einzelnen Teammitglieder wie Urlaub, Besprechungen oder andere Kompromisse/Verpflichtungen berücksichtigen (abziehen) können. Beispielsweise müssen wiederkehrende Aufgaben oder Berichte berücksichtigt werden, da sie eine bestimmte Menge an Ressourcenzeit binden, die nicht für andere Aufgaben zur Verfügung steht. Wenn Sie den Zeitplan für Ihr Team erstellt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

5. Verteilen Sie die Arbeit

Sie haben eine Liste der zu erledigenden Aufgaben und der Kapazitäten Ihres Teams, nun müssen Sie die Arbeit entsprechend der Funktion, der Stärken und des Potenzials der einzelnen Teammitglieder verteilen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollte dies fair und gerecht geschehen – das ist die eigentliche Herausforderung.

Die Falle, die es hier zu vermeiden gilt, ist die Überlastung der Leistungsträger und die Unterforderung derer, die am anderen Ende des Spektrums stehen. Jemandem Arbeit zu geben, von dem man weiß, dass er sie gerne annimmt und schneller erledigt, ist zwar verlockend, aber einerseits riskiert man, dass er ausbrennt, und andererseits verlieren die weniger Leistungsfähigen die Motivation, weil sie nichts zu tun haben und sich von den Aufgaben ausgeschlossen fühlen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie auf diese Weise nichts zur Steigerung der Gesamtkapazität Ihres Teams beitragen. Auch wenn es kurzfristig den Anschein haben mag, dass Sie den schwierigeren Weg wählen, werden Sie langfristig die Früchte ernten – denken Sie daran, wie viel einfacher die Arbeit verteilt werden könnte, wenn die Kapazität/Fähigkeit Ihres Teams gleichmäßiger wäre.

Einige Schritte als Orientierungshilfe:

• Klären Sie die Rolle der einzelnen Teammitglieder, damit sie verstehen, was von ihnen erwartet wird, und damit es einfacher ist, die richtige Aufgabe der richtigen Person zuzuordnen.
• Berücksichtigung der Ausbildung, der Fähigkeiten, des Wissens, der Karriere und der beruflichen Entwicklung der einzelnen Mitarbeiter.
• Weisen Sie die Arbeit mit der höchsten Priorität zuerst zu.
• Verwenden Sie einen visuellen Zeitplan für die Ressourcenzuweisung, damit Sie klar erkennen können, wer wieviel, was und wann macht und dass die Verfügbarkeiten übereinstimmen.
• Befähigen Sie Ihr Team, indem Sie es in die Planung einbeziehen, damit Sie von Anfang an auf mögliche Probleme bei der Einstellung oder Ausführung aufmerksam gemacht werden. Schließlich kennen sie ihre Kapazitäten am besten.

6. Erwartungen setzen

Es ist wichtig, Ihrem Team zu vermitteln, was von ihm erwartet wird, nachdem es seine Aufgaben erhalten hat. Die Arbeit in der vorgegebenen Zeit zu erledigen, ist eine Grundannahme, die wenig Sinn macht. Stattdessen sollten Sie darauf abzielen, die Produktivität Ihres Teams zu maximieren.

Wenn Sie erklären, warum Sie jemandem eine bestimmte Aufgabe zugeteilt haben, dient das nicht nur der Anerkennung und Motivation, sondern legt auch von Anfang an Ihre Erwartungen fest. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Mitglieder, die die Arbeit schneller erledigen, zu loben, um deutlich zu machen, dass die geleisteten Stunden nicht als Produktivität anerkannt werden. Seien Sie auch klar und deutlich gegenüber denjenigen, die ihren Beitrag nicht leisten.

7. Melden Sie sich bei Ihrem Team

Das ist großartig. Endlich sind alle Arbeiten geplant und verteilt und jeder weiß, was er zu tun hat. Aber jetzt ist nicht die Zeit, die Hände in den Schoß zu legen. Wie bei allen Plänen gibt es auch bei Ihrem wahrscheinlich eine Fehlerquote – schließlich haben Sie es mit Menschen und verschiedenen Schätzungen zu tun: Eine Aufgabe könnte mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant, ein Mitglied könnte zu langsam oder überfordert sein, und es könnten noch eine ganze Reihe anderer unvorhergesehener Ereignisse eintreten.

Nehmen Sie sich daher die Zeit, Ihr Team regelmäßig zu kontaktieren. Vergewissern Sie sich, dass sie nicht überlastet sind und ihr Arbeitspensum bewältigen können. Vereinbaren Sie Einzelgespräche, um die Situation zu beurteilen und die Mitglieder zu motivieren und zu unterstützen. Sprechen Sie mit problematischen Mitgliedern, um eine Lösung zu finden, oder ziehen Sie eine Versetzung in Betracht.

8. Flexibel sein

Es reicht nicht aus, sich bei Ihrem Team zu melden und auf alle auftretenden Probleme zu achten; Sie müssen auch bereit sein, die Arbeitsbelastung bei Bedarf entsprechend umzuverteilen. Kurz gesagt, Sie müssen flexibel sein und verstehen, dass die Arbeitsbelastung nicht statisch ist; eine starre Verteilungsstrategie bringt Sie nicht weiter. Die Prioritäten können sich verschieben und die Arbeitsbelastung kann ungleichmäßig werden, aber machen Sie sich keine Sorgen: Solange sich alles im Laufe eines Jahres ausgleicht, ist es normal, dass es zwischendurch Höhen und Tiefen gibt, und Sie und Ihr Team müssen dies respektieren.

9. Arbeit im Team

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Produktivität durch Teamarbeit zu fördern. Hier sind einige Tipps zum Geben und Nehmen:

• Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich gegenseitig zu helfen. Suchen Sie nach erfolgreichen Methoden innerhalb Ihres Teams und lassen Sie diese Mitglieder ihr Wissen mit anderen Mitgliedern teilen.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team Ablenkungen wie das häufige Überprüfen von E-Mails oder Telefon Benachrichtigungen vermeidet, wenn es an einer Sache arbeitet. Multitasking war noch nie förderlich für eine höhere Produktivität.
• Ermutigen Sie die Teammitglieder, Pausen einzuplanen. Kurze Pausen zum Entspannen sind wichtig für konzentriertes Arbeiten.
• Machen Sie ihnen klar, dass sie nicht alles machen können und dass Perfektion nicht das Ziel ist. Halten Sie sie davon ab, ihre Zeit mit übermäßiger Perfektionierung zu verschwenden, denn ein Gleichgewicht zwischen guter Arbeit und effizienter Zeitnutzung ist der Schlüssel zum Erfolg.
• Minimieren Sie die Zeit für Besprechungen, indem Sie Wege finden, mit Ihrem Team auf zeitsparende Weise zu kommunizieren.

10. Ein Tool an Bord, das Sie unterstützt

Nachdem wir nun einen Überblick über die Anforderungen an ein erfolgreiches Workload-Management gegeben und festgestellt haben, dass dies keine Kleinigkeit ist, wäre es nicht eine Erleichterung zu wissen, dass es Tools gibt, die Sie bei dieser Herausforderung unterstützen können.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Informationen, die Sie haben, in eine einzige Plattform einspeisen, auf der Sie einen Gesamtüberblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams haben, und jedes Teammitglied kann sehen, welche Arbeit es zu erledigen hat und wie sich diese im Gesamtprojekt widerspiegelt. Ein gutes Tool zur Verwaltung der Arbeitsbelastung, wie Cerri Project’s Workload Scheduler, wird Ihnen helfen:

• Planen Sie die tägliche Arbeit für eine Ressource und berücksichtigen Sie dabei automatisch deren Nichtverfügbarkeit
• Verfolgung des Arbeitsaufkommens in einem Wochenplan
• Verbleibende Arbeitslast verfolgen
• Automatische Aktualisierung der Auslastungsdaten in Echtzeit
• Verfolgung von Fristen und Verzögerungen (um mögliche Probleme zu erkennen)
• Definieren Sie Regeln zur Erstellung von Warnmeldungen entsprechend Ihren Zielen
• Ansichten nach Ressource, Projekt, Kunde oder Auftrag anbieten

Bereit, alles noch einmal zu tun

Mit der Zeit werden Sie lernen und sich verbessern, da Sie Ihre Teamkapazität besser verstehen. Sie werden in der Lage sein, notwendige Anpassungen an Ihrem Team vorzunehmen – sei es, dass Sie in einem Bereich zu viele Ressourcen haben oder in einem anderen zu wenig. Sie werden den Schulungsbedarf und dessen Realisierbarkeit bewerten. Und Sie lernen, wie Sie Ihr Workload-Management-Tool für optimale Ergebnisse einsetzen können. 

Denken Sie daran: Selbst wenn all diese Schritte zur zweiten Natur geworden sind und die Verwaltung der Arbeitsbelastung “überschaubarer” erscheint, wird es nie eine exakte Wissenschaft sein, und die erfolgreichsten Manager werden diejenigen sein, die verstehen, dass es sich um eine sich ständig weiterentwickelnde Herausforderung handelt, und die ihr weiterhin die notwendige Zeit widmen.