Rationalisation de la gestion des projets diplomatiques et centralisation du contrôle budgétaire au sein du service des affaires étrangères de l’Union européenne   

VUE D’ENSEMBLE

Client
Service européen d’action extérieure (SEAE)

Industrie
Gouvernement et secteur public

Type of Projets
Informatique

Défi
Le Service européen pour l’action extérieure (SEAE) était aux prises avec des données de projet éparses et non structurées, ce qui rendait difficile la supervision de l’avancement et des finances des projets. En l’absence d’un système centralisé ou d’une stratégie de suivi cohérente, il est devenu de plus en plus difficile de gérer les responsabilités croissantes et d’assurer une exécution efficace des projets.

Solution
La solution pour le SEAE a consisté à mettre en œuvre un système centralisé pour consolider le suivi des projets sur une plateforme unique, à intégrer les feuilles de temps pour l’allocation détaillée des ressources et le suivi de l’avancement, et à configurer des paramètres pour contrôler efficacement les budgets des projets.

Le CLIENT:

Le Service européen pour l’action extérieure (SEAE) est le service diplomatique et le bras armé de l’Union européenne en matière de politique étrangère. Chargé d’un large éventail de responsabilités, le SEAE joue un rôle essentiel dans l’élaboration des relations et des politiques extérieures de l’UE. Il veille à ce que les valeurs et les intérêts stratégiques de l’Europe soient représentés dans le monde entier, gère la réponse de l’UE aux crises mondiales et œuvre à la promotion de la stabilité et de la prospérité internationales. En tant que composante essentielle de la structure administrative de l’UE, l’efficacité du SEAE est fondamentale pour l’influence et les opérations de l’Union au niveau mondial.

Le DEFI:

Le département informatique du SEAE était confronté au défi de gérer une vaste gamme de projets sans système de suivi centralisé, ce qui entraînait une désorganisation des données relatives aux projets et une difficulté à superviser l’avancement des projets et les budgets. Au fur et à mesure que les responsabilités augmentaient, le besoin d’une méthode efficace pour contrôler un nombre croissant d’activités diverses devenait crucial. Les processus existants du département étaient insuffisants pour la tâche à accomplir, créant un goulot d’étranglement dans l’allocation des ressources et manquant d’une méthodologie cohérente de suivi des projets. Cette absence d’approche rationalisée devenait un obstacle à l’exécution efficace et à la planification stratégique des missions diplomatiques multiformes de l’agence.

La SOLUTION:

Pour remédier à l’inefficacité et aux pratiques disparates, le SEAE a déployé le système de gestion de projet centralisé Cerri Project. Cerri Project a été conçu pour rassembler toutes les données d’un projet sur une plateforme cohérente, améliorant ainsi la capacité à suivre, gérer et rendre compte de tous les aspects du cycle de vie d’un projet. Il intègre des feuilles de temps pour l’affectation des ressources en temps réel et l’évaluation de l’avancement, ainsi que des capacités sophistiquées de suivi budgétaire. La configuration sur mesure de Cerri Project a été adaptée aux besoins précis du SEAE, fournissant un cadre solide pour la supervision financière. 

Les RESULTATS:

La mise en œuvre de Cerri Project a apporté des avantages immédiats et tangibles au SEAE. Elle a rationalisé le processus de gestion de projet, ce qui a permis de réaliser des économies considérables en termes de temps et de coûts. La plateforme unifiée de Cerri Project a donné au département informatique une vue d’ensemble de toutes les activités du projet, optimisant la distribution des ressources et les délais du projet. Cette nouvelle efficacité a non seulement accéléré la livraison du projet, mais a également assuré le respect des contraintes budgétaires. La standardisation des processus grâce à Cerri Project a facilité l’adoption des meilleures pratiques du secteur, ce qui a permis d’améliorer considérablement la qualité de la gestion des projets. Armé de puissantes fonctionnalités de suivi et de reporting, le SEAE peut désormais prendre des décisions plus informées et plus stratégiques, ce qui ouvre la voie à l’expansion de l’utilisation de Cerri Project au sein de l’agence pour des améliorations opérationnelles plus larges.