Logiciel de gestion de documents pour une collaboration de projet efficace

Consolidez tous les contenus et fichiers liés au projet dans un seul dépôt, en utilisant les fonctionnalités avancées de notre logiciel de gestion de projets pour le contrôle d'accès, le versionnement, le partage, la liaison, et plus encore.

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Mettez fin à la recherche et à la duplication de fichiers grâce aux fonctionnalités de gestion documentaire de Cerri Project.

Cerri Project vous permet de standardiser, classer, cataloguer, publier et distribuer tous les documents liés à un projet, tout en structurant l’information.

Gestion centralisée des documents

Intégrez tous les documents liés à votre projet dans un référentiel unique : spécifications, rapports de réunion, incidents, tableaux de bord, lettres, contrats, etc. Cerri Project agit comme un dossier de projet et assure le classement, le partage, l’accès et l’enregistrement automatiques de toutes les versions de chaque document. Organisez vos documents de projet par type et/ou par sous-fichiers pour retrouver facilement ce dont vous avez besoin.

Création et intégration flexibles de documents

Créez des documents et ajoutez de nouveaux champs, listes et graphiques pour répondre à vos besoins spécifiques. Ou intégrez vos normes et votre documentation existante en tant que modèles. Les modèles internes de Cerri Project vous permettent d’intégrer tous les fichiers dans le référentiel, quel que soit leur format (Excel, Word, WordPro, Photoshop, Paint Shop Pro, Adobe Acrobat, AutoCAD, etc.) Vous pouvez également concevoir vos propres formats de documents et les ajouter aux documents prédéfinis de Cerri Project en fonction des besoins de votre organisation.

Suivi et historique des versions de documents

Suivez sans effort les versions des documents avec Cerri Project, qui attribue automatiquement des numéros de version et stocke les versions précédentes pour référence. Accédez à l’historique complet de tout document, y compris des détails tels que les modifications, la date de création, la version, la duplication et les mises à jour du statut.

Revue et approbation des documents

Collaborez facilement avec les membres de votre équipe sur les documents du projet grâce aux notifications automatiques de changement, aux fils de discussion, à la révision en ligne et à d’autres fonctionnalités de gestion des documents du projet. Permettez aux utilisateurs de définir n’importe quel processus de révision ou d’approbation pour tous les types de documents de projet, y compris les documents bureautiques encapsulés.

Classification des documents

Créez et concevez votre propre classification de documents pour compléter la liste prédéfinie de Cerri Project, afin de répondre aux besoins de votre entreprise en matière d’organisation des documents. Bénéficier de la possibilité de lier les types de documents aux workflows et aux phases du projet.

Plus de fonctionnalités de gestion de contenu pour vous aider à organiser vos documents de projet

Joindre des fichiers

Joignez des fichiers et des commentaires à des documents tels que des tâches, des livrables, des descriptions de projets, etc. et créez un fil de discussion. Vous pouvez ouvrir, prévisualiser, modifier et supprimer les fichiers joints.

Gestion des documents liés

Créez des liens ou des dépendances entre les documents et accédez directement à ces derniers. Les liens peuvent exister entre deux documents dans Cerri Project ou vers une URL externe ou encore automatiquement entre les versions d’un même document.

Gestion de l'accès aux documents

Bénéficiez de paramètres de sécurité et d’accès avancés et puissants pour chaque document. Définissez les accès en lecture et en écriture en fonction de l’équipe de projet ou des rôles de l’entreprise.

Recherche de documents et de contenu

Localisez facilement n’importe quel document dans le système en utilisant des vues qui classent les documents par type, par projet ou même par phase de projet. Ou en utilisant le puissant moteur de recherche de texte brut de Cerri Project.

Optimisez vos processus d’entreprise avec Cerri Project

En complément de ses puissantes fonctionnalités de gestion de documents, Cerri Project offre une large gamme d’outils de gestion de projet pour vous aider à maximiser le retour sur investissement et à atteindre votre plein potentiel de productivité.
En voici un aperçu.

Schott AG

“Grâce à cet outil, nous avons réussi à rendre les performances de l’IT visibles et nous pouvons gérer les ressources et leurs performances. Les facteurs suivants nous ont décidés à choisir cet outil comme solution: Workflows paramétrables, intégration d’autres systèmes, accessible en Web.”

Christian Weil,

Chef de l'ITSM-1 Service Support Business Applications

Schott

“Grâce à Project, nous disposons désormais d’un seul outil pour gérer les données de nos projets. Cela nous permet de partager facilement les informations avec notre équipe de direction, ce qui crée une meilleure visibilité et une meilleure connaissance de nos réalisations au sein de l’entreprise.”

M. Olivier Hertu,

CIO

“La raison principale pour laquelle nous avons choisi Project peut être attribuée à son interface conviviale mais riche et à ses puissantes capacités de reporting nous offrant une visibilité sur des projets, des portefeuilles, des ressources et des problèmes complexes.”

Sara Saleh,

Coordinateur de la planification et des projets

“La raison principale de la sélection de Project peut être attribuée au service de première classe fourni par l’équipe Cerri, confirmant que nous pouvons construire un partenariat de longue durée avec un conseiller de confiance, plutôt qu’une simple relation transactionnelle fournisseur/client. Un autre facteur important dans le choix de Project est le fait qu’il fournit 90 % de ce dont nous avons besoin aujourd’hui et qu’il a l’évolutivité et la flexibilité, ainsi que son équipe technique, pour répondre à nos besoins futurs. En outre, l’interface utilisateur de Project est agréable, propre et facile à suivre, avec une terminologie directe et des options de menu qui peuvent s’adapter à notre activité.”

Matt Harrison,

Chef des programmes et du développement des services

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FAQ sur la gestion des documents

Qu'est-ce que la gestion des documents dans le cadre de la gestion de projet ?

La gestion des documents dans le cadre de la gestion de projet fait référence au processus d’organisation, de stockage, de contrôle et de suivi des documents liés au projet tout au long de son cycle de vie. Elle implique la création, la capture, le stockage et la distribution de documents de manière structurée et efficace afin de garantir aux parties prenantes du projet un accès facile aux informations les plus récentes et les plus précises.

Une gestion efficace des documents est essentielle à la réussite d’un projet, car elle permet de maintenir la transparence, de réduire les erreurs et d’améliorer la collaboration entre les membres de l’équipe. Les principaux aspects de la gestion des documents dans le cadre de la gestion de projet sont le contrôle des versions, le contrôle d’accès, les flux de travail d’approbation des documents, l’archivage et la recherche de documents. En mettant en œuvre un système de gestion documentaire robuste, les équipes de projet peuvent s’assurer que les informations importantes sont facilement accessibles, sécurisées et à jour, améliorant ainsi les performances globales du projet.

Comment optimiser l'utilisation de mon logiciel de gestion de documents ?

Afin de bénéficier au maximum du logiciel de gestion de documents Cerri Project, plusieurs options sont à votre disposition.

Réservez une démo avec l’un de nos spécialistes. Ils vous montreront comment utiliser les outils de gestion de contenu Cerri Project pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
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