Straffung des diplomatischen Projektmanagements und Zentralisierung der Haushaltskontrolle im Auswärtigen Dienst der Europäischen Union   

ÜBERBLICK

Kunde
European External Action Service (EEAS)

Industrie
Regierung und öffentlicher Sektor

Art des Projekts:
IT

Herausforderung
Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) hatte mit verstreuten und unstrukturierten Projektdaten zu kämpfen, was die Überwachung des Projektfortschritts und der Finanzdaten erschwerte. Ohne ein zentralisiertes System oder eine kohärente Follow-up-Strategie wurde es immer schwieriger, die wachsenden Aufgaben zu bewältigen und eine effiziente Projektdurchführung zu gewährleisten.

Lösung
Die Lösung für den EAD umfasste die Implementierung eines zentralisierten Systems zur Konsolidierung der Projektverfolgung auf einer einzigen Plattform, die Integration von Stundenzetteln für eine detaillierte Ressourcenzuweisung und Fortschrittsverfolgung sowie die Einrichtung konfigurierter Parameter zur effektiven Überwachung der Projektbudgets.

Der KUNDE:

Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) ist der diplomatische Dienst und außenpolitische Arm der Europäischen Union. Der EAD ist mit einem breiten Spektrum an Aufgaben betraut und spielt eine zentrale Rolle bei der Gestaltung der Außenbeziehungen und der Politik der EU. Er sorgt dafür, dass die strategischen Interessen und Werte Europas weltweit vertreten werden, steuert die Reaktion der EU auf globale Krisen und setzt sich für internationale Stabilität und Wohlstand ein. Als wesentlicher Bestandteil der EU-Verwaltungsstruktur ist die Effektivität des EAD von grundlegender Bedeutung für den globalen Einfluss und die Tätigkeit der Union.

Die HERAUSFORDERUNG:

Die IT-Abteilung des EAD sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, eine Vielzahl von Projekten ohne ein zentrales Nachverfolgungssystem zu verwalten, was zu unorganisierten Projektdaten und Schwierigkeiten bei der Überwachung von Projektfortschritt und Budget führte. Da die Verantwortlichkeiten zunahmen, wurde der Bedarf an einer effizienten Methode zur Überwachung einer wachsenden Anzahl unterschiedlicher Aktivitäten entscheidend. Die bestehenden Verfahren der Abteilung waren für die anstehenden Aufgaben unzureichend, was zu Engpässen bei der Ressourcenzuweisung und zu einem Mangel an einer einheitlichen Methodik für das Follow-up von Projekten führte. Das Fehlen eines rationalisierten Ansatzes wurde zu einem Hindernis für die effektive Durchführung und strategische Planung der vielfältigen diplomatischen Missionen der Agentur.

Die LÖSUNG:

TUm die Ineffizienzen und unzusammenhängenden Praktiken zu beseitigen, führte der EAD das zentralisierte Projektmanagement-System Cerri Project ein. Cerri Project wurde entwickelt, um alle Projektdaten auf einer kohärenten Plattform zusammenzuführen und die Fähigkeit zu verbessern, jeden Aspekt des Lebenszyklus eines Projekts zu verfolgen, zu verwalten und darüber zu berichten. Cerri Project enthält Zeiterfassungssysteme für die Ressourcenzuweisung und Fortschrittsbewertung in Echtzeit sowie ausgefeilte Funktionen zur Budgetüberwachung. Die maßgeschneiderte Konfiguration von Cerri Project wurde genau auf die Bedürfnisse des EAD zugeschnitten und bietet einen soliden Rahmen für die Finanzaufsicht. 

Die ERGEBNISSE:

Die Umsetzung des Cerri-Projekts brachte dem EAD unmittelbare und greifbare Vorteile. Der Projektmanagementprozess wurde rationalisiert, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führte. Die einheitliche Plattform von Cerri Project verschaffte der IT-Abteilung einen umfassenden Überblick über alle Projektaktivitäten und optimierte die Verteilung der Ressourcen und die Projektfristen. Diese neu gewonnene Effizienz beschleunigte nicht nur die Projektabwicklung, sondern sorgte auch für die Einhaltung der Budgetvorgaben. Die Standardisierung von Prozessen durch Cerri Project erleichterte die Übernahme von Best Practices der Branche und steigerte die Qualität des Projektmanagements erheblich. Ausgestattet mit leistungsstarken Tracking- und Berichtsfunktionen konnte der EAD nun fundierte und strategische Entscheidungen treffen, was die Voraussetzungen für eine weitere Ausweitung des Einsatzes von Cerri Project innerhalb der Agentur für breitere operative Verbesserungen schuf.