Assimiler le concept

Bien que le terme existe depuis plusieurs décennies, pour beaucoup, il relève encore de la science-fiction. Avec des compréhensions et des interprétations différentes du concept, il n’est pas surprenant que les sentiments à l’égard de l’IA restent très mitigés, même aujourd’hui. D’un côté, il y a ceux qui s’inquiètent des implications éthiques et existentielles ou qui craignent simplement que l’IA ne les prive de leur emploi et ne rende le travail humain futile. D’autre part, il y a ceux qui fantasment sur l’ampleur des progrès potentiels dans tous les domaines de notre vie, de la science aux soins de santé en passant par les loisirs et les voyages.

La présence de l’IA n’a cessé de croître au cours de la dernière décennie et s’est accélérée au fur et à mesure qu’elle s’insinuait dans de plus en plus de domaines de notre vie. Avant de devenir sceptique, notez que l’IA ne concerne pas seulement les Siris et les Alexas de notre monde ; des fonctions auxquelles vous ne pensez pratiquement plus, comme les recommandations de Spotify et de Netflix, les estimations de temps de trajet d’Uber ou de Google maps, la détection des fraudes à la carte bancaire ou même le dossier de courrier indésirable de votre messagerie électronique, utilisent toutes un certain niveau d’intelligence artificielle. 

L’IA est apparue pour la première fois dans la gestion de projet en 1987, et bien qu’elle ait été lente à évoluer jusqu’à présent, les choses devraient bientôt changer. Mais il ne faut pas craindre ces changements ; il suffit de penser à la rapidité avec laquelle nous oublions comment nous avons pu vivre sans une nouvelle technologie une fois que nous l’avons adoptée… Eh bien, l’IA devrait être abordée et adoptée de la même manière, car qu’on le veuille ou non, elle est là pour rester. Examinons donc la relation entre l’IA et la gestion de projet aujourd’hui et la façon dont elle évoluera. À la fin, vous commencerez peut-être même à vous réjouir d’accueillir ce nouvel atout au sein de votre équipe de projet.

L’IA dans la gestion de projet aujourd’hui

Pensez aux progrès réalisés à ce jour dans le domaine de la gestion de projet. Il existe aujourd’hui une pléthore d’outils et de fonctionnalités pour vous aider à mieux communiquer, collaborer, planifier, budgétiser et gérer. Des logiciels simples aux logiciels complexes, tous les niveaux et aspects de la gestion de projet ont considérablement évolué au cours des dernières décennies ; et la tendance semble prête à faire un bond en avant avec l’IA. Il s’agit d’une progression naturelle.

Aujourd’hui, l’IA est associée à la simple automatisation des tâches et aux assistants de type chatbot, mais elle devrait évoluer vers l’analyse prédictive des projets, les conseils et les actions dans un avenir pas si lointain. C’est à ce moment-là que sa contribution passera d’une simple utilité à une véritable signification.

La contribution actuelle de l’IA à la gestion de projet est encore très limitée en termes de signification réelle de l’IA – une simulation de l’intelligence par une machine ou un système informatique. Avec l’aide d’algorithmes et de grandes capacités de traitement des données, l’IA nous fournit des automatismes, des intégrations et des chatbots. Bien qu’ils soient loin de la pensée autonome, ils nous offrent certains avantages:

• Plus de temps pour vous. Vous pouvez vous concentrer davantage sur des choses importantes comme la création ou l’élaboration de stratégies. L’IA accomplissant à votre place des tâches subalternes et répétitives, vous regagnez un temps précieux perdu dans des tâches administratives que vous pouvez investir de manière plus productive ailleurs.
• Réduction des coûts. L’automatisation peut signifier la perte d’un emploi pour l’individu, mais au niveau de la direction de l’entreprise, elle peut se traduire par des budgets considérablement réduits.
• Meilleure communication. Des systèmes qui communiquent efficacement entre eux et avec l’utilisateur final permettent d’éviter les ruptures de communication dans les projets (souvent responsables de l’échec de la gestion des projets) et de surmonter les cloisonnements entre les départements.
• Un traitement des données plus rapide et plus précis que ce que peut faire un être humain. Avec la cohérence d'”êtres” totalement objectifs qui ne sont jamais “épuisés” ou affectés par des problèmes personnels.
• Une analyse plus solide. Comme l’IA peut extraire de plus grandes quantités de données que les humains, elle peut dresser pour vous des listes de projets ou de besoins de formation qui vous aideront à prendre des décisions plus intelligentes et à être plus agiles et plus réactifs.
• Moins de temps et d’argent pour la formation. L’IA contribue à rendre la technologie plus intuitive et apprend réellement à l’utilisateur final comment l’utiliser tout en s’adaptant à lui.
• Des prévisions réalistes. Les humains ont souvent tendance à être trop optimistes ou à ajouter une pincée d’optimisme à la planification de leur projet. Cela peut fausser les attentes et conduire à des résultats inférieurs à la réalité, ce que l’objectivité de l’IA peut vous aider à éviter.

Avant de vous emballer…

Les performances de l’IA et son évolution vers l’action autonome se heurtent toutefois à un obstacle de taille : les données utilisables. L’IA a besoin d’être alimentée en données pour assimiler, apprendre et finalement extrapoler. Plus on lui fournit de données, par exemple le nombre de projets antérieurs sur lesquels elle a travaillé, plus les paramètres qu’elle fournit pour mesurer la qualité, la performance, l’effort, etc. seront précis.

Cela signifie essentiellement que la puissance, l’efficacité et la fiabilité de l’IA dépendent de ses données. Et bien qu’il soit certainement préférable d’en avoir plus, dans ce cas, la qualité l’emporte toujours sur la quantité. Si les données sont désordonnées, non structurées ou erronées, elles ne constitueront pas un matériel d’apprentissage de qualité pour l’IA qui, à son tour, fournira des jugements et des prédictions de moindre qualité. Avant d’investir dans l’IA, comprenez que la préparation de vos données et de votre infrastructure de données est essentielle à la construction d’un système d’IA intelligent. Plus les données sont appropriées et nombreuses, plus le champ des possibilités de l’IA est vaste et plus vous en tirerez profit.

L’IA dans la gestion de projet demain

Cela étant dit, à mesure que l’IA évolue et se développe avec le temps, sa contribution à la gestion de projet deviendra plus importante et certainement plus significative. L’IA devrait introduire l’apprentissage automatique dans la pratique de la gestion de projet avant de devenir complètement autonome et de ne plus nécessiter d’intervention humaine pour fonctionner (cette dernière phase est encore loin et n’est pas nécessairement applicable à tous les secteurs de la gestion de projet). Demain, l’IA sera capable d’effectuer des tâches plus complexes et de prendre des décisions d’une manière qui n’est pas concevable pour les humains.

Avec l’évolution, le défi des données pourrait être résolu par l’IA:

• Fait des hypothèses suffisamment bonnes pour combler les lacunes des données manquantes,
• Motive et encourage les membres de l’équipe à améliorer la qualité de leurs données par le biais de chatbots et de systèmes intégrés,
• Crée de nouvelles couches de mégadonnées.

La gestion de projet est appelée à se développer de la manière suivante:

• Évaluation des risques. En traitant les données des projets antérieurs, les performances des ressources et en intégrant les contraintes de temps et de budget, un système d’IA pourrait vous aider à éviter les projets risqués et à gagner du temps en sélectionnant les options les plus potentiellement fructueuses. 
• Gestion des risques. Un projet peut ne pas être risqué au stade de la planification, mais le devenir au cours de sa réalisation, à mesure que les facteurs changent ou sont modifiés. Le risque peut être évalué progressivement, et la surveillance automatique par l’IA peut aider à déterminer si un projet n’est pas dans les temps ou s’il y a un risque de dépassement de budget.
• Gestion des ressources. La compréhension des performances clés d’un projet signifie que l’IA sera en mesure de dévoiler des informations sur l’équipe et de planifier les ressources de manière plus efficace. L’extrapolation des données des projets antérieurs permet d’identifier les meilleures ressources pour des tâches spécifiques (associer la bonne ressource au bon rôle), de réduire automatiquement les temps morts individuels afin d’optimiser l’utilisation de la capacité des ressources.  
• Planification de projets. L’apprentissage à partir de projets antérieurs donnera à l’IA la capacité de suggérer de multiples options de calendrier basées sur le contexte et les dépendances. À l’avenir, les calendriers pourraient être adaptés en temps réel en fonction de l’avancement du projet et de l’historique des performances de l’équipe, et les responsables pourraient être informés immédiatement des risques et des opportunités. 
• Prédictions et expérimentation. Plus loin que l’évaluation des risques, c’est l’idée qui sous-tend les prévisions et l’identification et le blocage stratégiques des risques avant qu’ils ne prennent le contrôle d’un projet. Cela vous aide à planifier de manière optimale et à favoriser un environnement de projet sûr.
• Moins de formation des ressources. Un écosystème de gestion des connaissances peut être créé afin que les connaissances des ressources en matière de projets et de systèmes ne soient pas perdues lorsqu’elles quittent le projet ou l’entreprise.

Un monde de robots PM ?

Malgré toutes ses capacités actuelles et ses possibilités futures illimitées, il est peu probable que l’IA remplace les GP humains. Certainement pas dans un avenir prévisible et pas avec l’IA telle que nous l’envisageons aujourd’hui. 

Être un bon gestionnaire de projet implique une bonne planification, l’attribution et l’affectation des ressources appropriées et une bonne communication, ainsi que la réalisation des objectifs du projet dans le respect du calendrier et du budget et, de préférence, en dessous de ceux-ci. Si les personnes n’étaient pas impliquées dans ce processus, alors oui, un robot pourrait faire un meilleur travail dans beaucoup de ces domaines. 

Cependant, l’un des éléments essentiels qui font un bon gestionnaire de projet est l’intelligence émotionnelle. L’intuition et l’empathie ne peuvent pas être enseignées à une machine. La capacité à faire face aux surprises, à résoudre des problèmes personnels et des problèmes entre collègues (tous courants chez les humains dans l’environnement de travail) est cruciale pour gérer et mener à bien un projet. Tant que les humains resteront imprévisibles et imparfaits, et nous espérons bien qu’ils le resteront, il y a un domaine important de la gestion de projet qui ne sera jamais totalement contrôlé ou sans risque. Les robots n’ont pas la nuance, la flexibilité ou l'”humanité” nécessaires pour gérer les personnes ; seule la capacité d’un être humain à négocier, à faire des compromis et à comprendre les gens peut mener et inspirer des équipes vers le succès. 

Enfin, la gestion autonome de portefeuilles et de projets peut déboucher sur des décisions d’investissement autonomes dont il est peu probable que les humains renoncent à prendre le contrôle pour gérer les risques encourus.

En résumé

L’évolution de l’IA dans la gestion de projet est à notre porte et inévitable, il faut donc l’accueillir. Les chefs de projet ne seront peut-être pas remplacés par des robots, mais ce sont les chefs de projet qui apprendront à utiliser l’IA et à travailler avec elle qui ouvriront la voie à la réussite de la gestion de projet de demain.