Introduction :

Le choix du bon logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) est une décision cruciale pour toute organisation centrée sur les projets. Avec un marché en constante évolution et un large éventail d’options – des outils de gestion de projet de base aux solutions d’entreprise complètes – le choix de la meilleure solution peut s’avérer fastidieux. Ce guide est conçu pour vous aider à naviguer dans les méandres du processus de sélection d’un logiciel de gestion de projet. En suivant une approche structurée, depuis l’identification de vos problèmes jusqu’à la recherche de fournisseurs et la réalisation d’évaluations formelles, vous pouvez vous assurer que votre organisation sélectionne la solution la plus efficace pour répondre à ses besoins uniques et assurer son succès à long terme.

Pour une explication visuelle plus approfondie, consultez notre vidéo d’accompagnement sur YouTube.

Étape 1 : La douleur de l’entreprise

Identifier clairement les besoins et les exigences actuels

L’une des erreurs les plus courantes commises par les acheteurs de logiciels d’entreprise est probablement d’adopter une approche réactive de l’évaluation et de la sélection d’un nouveau système. Sur la base d’exigences partielles et/ou de défis à court terme éventuellement partiels auxquels elles sont confrontées, il n’est pas rare que les entreprises lancent un projet d’évaluation complet pour un nouveau système sans comprendre pleinement leurs besoins et l’impact à long terme d’un système nouvellement acquis.

Cette réalité est encore plus vraie pour les organisations centrées sur les projets qui recherchent un outil de gestion de portefeuille et de projet pour les aider dans leurs tâches quotidiennes. Naviguer sur le marché de la gestion de projets et de portefeuilles peut s’avérer très complexe avec une multitude d’options allant des outils de gestion de projets de base fournis à la demande aux systèmes de gestion de portefeuilles de projets complets visant à répondre aux besoins d’entreprise du bureau de gestion de projets (PMO).

Dans ce contexte, il est essentiel que les organisations fassent leurs devoirs en évaluant leurs propres besoins avant de tomber dans le piège d’une évaluation PPM non guidée qui peut franchement les laisser confuses ou les conduire sur le chemin de la paralysie analytique avec beaucoup de temps et d’argent gaspillés pour des résultats médiocres.

Pour éviter un projet d’évaluation infructueux, les acheteurs de PPM doivent commencer par identifier clairement les difficultés rencontrées par l’entreprise, obtenir l’adhésion des parties prenantes et élaborer un plan pour le processus d’évaluation.

Pour commencer, voici quelques questions que vous devez vous poser :

Q. Quel est l’engagement de l’organisation à résoudre les problèmes en question ? Un budget a-t-il été alloué ?
Conseil : pour aller de l’avant avec un nouveau système, il faut que l’adhésion aille au-delà de votre situation personnelle. Sans l’appui financier et politique nécessaire, vous risquez de perdre beaucoup d’efforts.

Q. Quelle est la difficulté à résoudre pour l’entreprise ?
Conseil : S’il est important d’identifier tous vos problèmes, il est tout aussi important de les classer par ordre de priorité afin de pouvoir faire correspondre précisément vos besoins aux points forts d’un fournisseur potentiel.

Q. À quel groupe faut-il s’adresser ? Le PMO, les utilisateurs finaux, les cadres, les clients ?
Conseil : S’adresser au bon groupe vous aidera à concentrer vos efforts et à mieux évaluer l’alignement du fournisseur sur vos utilisateurs finaux.
l’alignement du vendeur sur les utilisateurs finaux et leurs rôles.

Q. La solution requise est-elle destinée à votre usage personnel, à celui de votre département ou à celui de l’entreprise ?
Conseil : Reconnaître l’origine de cette évaluation est essentiel pour réduire les options de solutions disponibles qui répondent le mieux à votre environnement actuel.

Q. Existe-t-il une feuille de route et un calendrier ?
Conseil : une bonne compréhension de la maturité de votre organisation et de sa capacité à adopter un nouveau système de gestion de la performance (PPM) facilitera le filtrage.
PPM facilitera le processus de filtrage et, dans certains cas, empêchera une organisation de lancer un projet d’évaluation prématurément.

Q. Avez-vous élaboré une stratégie et un plan d’évaluation ?
Conseil : considérez l’évaluation d’un nouveau système de gestion de la performance comme un projet à part entière. En planifiant le processus d’évaluation, vous pourrez mettre en évidence des problèmes non résolus et rationaliser le processus afin d’éviter de tomber dans un trou noir en matière d’évaluation.

Pour lancer avec succès un projet d’évaluation de la gestion de projets et de portefeuilles, il convient d’être méthodique et exhaustif lorsqu’il s’agit de faire le point sur votre situation actuelle. La clarté de vos propres besoins vous permettra de partir du bon pied pour trouver la meilleure solution de gestion de projets et de portefeuilles qui répondra le mieux à vos besoins.

Étape 2 : Recherche stratégique

Exploiter les meilleures sources d’information en ligne et hors ligne.

Lorsque vous lancez votre projet d’évaluation de logiciels dans l’espoir de trouver la solution parfaite pour répondre à vos besoins, vous découvrirez rapidement que la recherche de mots-clés sur Google pour vous aider à trouver le logiciel de votre choix vous mènera sur de nombreux chemins. Bien qu’Internet ait plus que jamais raccourci le processus de recherche d’options, il peut également compliquer votre processus de recherche en fournissant des informations non filtrées qui peuvent vous laisser confus et découragés.

Le marché des logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM) est en constante évolution. En tant que nouvel entrant à la recherche d’une solution, il vous faudra du temps et la bonne stratégie pour comprendre l’histoire, les modèles économiques et les capacités des options possibles qui résoudront vos problèmes actuels.

S’il est important de comprendre votre problème, il est tout aussi essentiel d’élaborer une stratégie de recherche pour s’attaquer au marché du PPM. Votre stratégie de recherche doit être planifiée et exécutée de manière efficace et conforme à vos objectifs finaux en matière d’acquisition d’un nouveau système PPM.

Pour continuer à évaluer avec succès les logiciels, les acheteurs de PPM doivent élaborer un plan de recherche efficace qui les aidera à identifier une longue liste de 5 à 10 fournisseurs potentiels susceptibles de répondre à leurs besoins.

Pour vous aider dans votre stratégie de recherche, voici quelques questions que vous devez vous poser :

Q. Avez-vous développé une stratégie de recherche sur le web pour identifier des fournisseurs potentiels ?
Conseil : Le web contient de nombreuses sources d’information, valables ou non. Avant de rechercher des informations sur les fournisseurs, il peut être très efficace de commencer votre recherche en ligne en identifiant des médias crédibles, des analystes et des sources d’évaluation pour vous aider à développer votre connaissance du paysage des fournisseurs de PPM.

Q. Qui pouvez-vous consulter dans votre réseau interne pour obtenir des références et/ou des recommandations ?
Conseil : La consultation de votre réseau de pairs peut vous fournir des informations supplémentaires sur les fournisseurs potentiels et sur les capacités de leurs produits, leurs services et leur fiabilité. En discutant avec des clients réels d’un système, vous découvrirez des points forts et des points faibles qui ne sont généralement pas disponibles auprès de sources tierces.

Q. Avez-vous élaboré un cadre pour le processus d’élimination ?
Conseil : L’élaboration d’un cadre et de critères pertinents dans votre processus d’élimination facilitera le développement d’une longue liste de fournisseurs et garantira leur alignement financier, fonctionnel et culturel avec votre entreprise.

Q. Avez-vous recueilli les exigences et commencé à cartographier vos besoins en fonction des options disponibles ?
Conseil : Dans le cadre de votre stratégie de recherche, il est essentiel d’établir une liste d’exigences qui peut facilement être mise en correspondance avec les capacités des fournisseurs sous la forme d’une matrice d’évaluation, d’un appel d’offres ou d’une demande de renseignements.

L’élaboration d’une longue liste de 5 à 10 fournisseurs potentiels pour répondre à vos besoins uniques nécessite une stratégie de recherche bien pensée et planifiée. En suivant une feuille de route, vous serez dans la bonne direction pour évaluer les meilleures solutions de gestion de portefeuille de projets adaptées à votre activité.

Étape 3 : Évaluation formelle

Développer une approche formelle pour analyser et partager les informations sur les fournisseurs.

À la fin du processus de recherche d’une nouvelle solution, le véritable travail commence par l’organisation efficace de toutes les informations recueillies et la mise en place d’un processus formel de mise en correspondance de vos besoins prioritaires avec les options disponibles sur le marché. En fonction de la profondeur de votre évaluation, l’élaboration d’une matrice d’évaluation sous la forme d’une demande d’information (RFI) ou d’une demande de proposition (RFP) peut offrir la transparence nécessaire pour vous guider vers la solution la mieux adaptée.

Le marché du PPM est en constante évolution et exige un processus formel pour évaluer clairement les différents produits et la capacité des fournisseurs à tenir leurs promesses. Les entreprises doivent mettre en place un processus d’évaluation et de sélection des logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM) qui tienne compte à la fois des capacités fonctionnelles et de la viabilité des éditeurs.

La formalisation du processus d’évaluation et de sélection des logiciels ne doit pas être prise à la légère. C’est ce processus qui permettra de faire le bon choix et d’épargner à votre organisation le temps, l’argent et les ennuis qui peuvent survenir lorsque l’on s’engage dans la mauvaise voie.

Pour garantir le succès de l’évaluation et de la sélection d’une solution PPM, les acheteurs doivent mettre en place un processus formalisé d’évaluation des logiciels qui leur permettra de déterminer et d’évaluer leur liste restreinte de 2 ou 3 fournisseurs qui répondront en fin de compte à leurs besoins.

Lors de l’élaboration d’un processus formalisé d’évaluation des logiciels, voici quelques questions que vous devez vous poser :

Q. Avez-vous évalué le temps de réponse et le service du fournisseur au cours de la mission d’évaluation ?
Conseil : L’évaluation de la réactivité d’un fournisseur à vos questions avant de devenir client vous donnera un bon indicateur de la manière dont vous pouvez vous attendre à être servi si vous optez pour sa solution. Après tout, si vous ne pouvez pas obtenir un service décent pour répondre à des questions de base avant la vente, à quoi pouvez-vous vous attendre lorsque les questions deviendront plus complexes en tant que client ?

Q. Avez-vous défini votre modèle d’engagement et votre budget ? (par exemple, location ou achat ; SaaS ou On- Premise)
Conseil : le marché de la gestion de projets offre de nombreuses options pour répondre aux besoins variés des organisations axées sur les projets. Des solutions de gestion de projet de base aux offres complètes de PPM d’entreprise, ces progiciels peuvent être achetés ou loués. Définir le modèle qui convient le mieux à votre organisation vous évitera de gaspiller beaucoup d’efforts dans des produits qui ne répondent pas à vos besoins financiers dans des produits qui ne répondent pas à vos contraintes financières.

Q. Y a-t-il une bonne adéquation entre le vendeur en tant qu’entreprise et votre organisation ? (Autofinancé ? Acquis par une marque plus importante ? Financé par des sociétés de capital-risque ?)
Conseil : de nombreux acheteurs de logiciels d’entreprise négligent souvent les aspects non fonctionnels du processus d’évaluation. La qualité d’un produit dépend de celle des personnes ou de l’organisation qui le soutiennent. La dernière chose que vous souhaitez, c’est acquérir une solution auprès d’une entreprise qui ne peut pas répondre à vos besoins de manière adéquate ou qui n’aura pas la longévité nécessaire pour évoluer avec vous. Poser les bonnes questions commerciales peut vous en apprendre beaucoup sur votre futur fournisseur.

Q. Avez-vous établi une stratégie pour valider les capacités du fournisseur ? (techniquement et sur le plan organisationnel)
Conseil : au-delà des caractéristiques et des fonctions, les fournisseurs doivent être évalués sur la manière dont ils proposent leur offre. La réussite de la mise en œuvre d’un produit repose en grande partie sur l’expertise du fournisseur dans votre secteur d’activité et sur ses capacités techniques à répondre à l’environnement unique de votre projet.

Q. Avez-vous développé une analyse approfondie entre vos besoins et les produits possibles ?
Conseil : disposer d’un mécanisme permettant d’évaluer clairement les capacités des produits correspondant à vos besoins est un élément essentiel pour s’assurer que la solution choisie couvrira vos besoins existants et pourra évoluer en fonction de vos exigences futures.

L’évaluation de votre liste restreinte de 2 à 3 fournisseurs potentiels exige un plan d’attaque bien conçu. La mise en place des bons processus et l’utilisation des bons outils apporteront la transparence nécessaire à l’équipe d’évaluation pour examiner objectivement les solutions de gestion de portefeuille de projets les mieux adaptées à leurs besoins.

Étape 4 : Sélection des fournisseurs

Validez votre analyse à l’aide des interactions avec les fournisseurs.

Une fois qu’une liste restreinte de fournisseurs a été établie et que toutes les données nécessaires ont été rassemblées, la dernière étape du processus d’évaluation d’un nouveau système consiste à approfondir les contacts avec les candidats finaux afin de valider votre analyse et de finaliser le processus d’achat pour avancer dans votre décision. À mesure que les organisations se rapprochent de leur décision finale, la stratégie d’achat passe au premier plan et l’adhésion des parties prenantes doit être validée.

Il existe plusieurs stratégies qui facilitent le processus décisionnel de sélection de la solution de gestion de projets et de portefeuilles (PPM) la mieux adaptée à vos besoins. De l’élaboration de démonstrations scénarisées à la distribution de demandes de devis (RFQ) en passant par l’établissement d’une liste restreinte de fournisseurs, ces stratégies finales vous fourniront les informations nécessaires pour prendre la décision la plus éclairée possible.

L’intégration de détails clés sur les prix, les essais et les démonstrations dans un processus formalisé d’évaluation et de sélection de logiciels fournira non seulement des informations complètes pour l’analyse, mais vous permettra également, à vous et à votre organisation, d’engager un dialogue avec votre fournisseur potentiel. Cette interaction permettra également de s’assurer qu’il existe une adéquation culturelle avec votre fournisseur de logiciels.

La sélection finale d’un progiciel de gestion de projets nécessite une approche méthodique depuis la phase exploratoire jusqu’à l’acquisition finale. En phase finale, la solution la mieux adaptée sera retenue en fonction de la capacité démontrée par le fournisseur à répondre aux besoins fonctionnels, culturels et financiers de votre organisation.

Au moment de finaliser la sélection de votre nouveau logiciel PPM, voici quelques-unes des questions que vous devez vous poser :

Q. Avez-vous identifié la manière dont vous allez tester, piloter ou valider les produits potentiels ?
Conseil : un examen pratique ou approfondi permettra de valider les informations que vous avez déjà recueillies sur les fournisseurs présélectionnés. L’examen de la facilité d’utilisation et des capacités des produits confirmera ou infirmera l’alignement et l’adoption des solutions proposées.

Q. Avez-vous mis au point une démonstration scénarisée afin de pouvoir établir une comparaison entre deux produits ?
comparaison ?
Conseil : Les démonstrations scénarisées vous permettent de voir un exemple de la manière dont la solution sera utilisée dans votre organisation. Elles vous permettront également de vous assurer que les produits potentiels sont sur un pied d’égalité et que votre décision sera prise sur la base de faits.

Q. Avez-vous défini ce que vous devez trouver dans une proposition pour prendre une décision éclairée ?
Conseil : À la fin d’un processus d’évaluation, de nombreux acheteurs font souvent des suppositions qui peuvent nuire à la sélection finale du produit. En communiquant clairement aux fournisseurs potentiels toutes les informations nécessaires qui doivent être détaillées et résumées dans leur proposition finale, vous vous assurez que vos attentes seront satisfaites.

Q. Avez-vous mis en place un processus d’évaluation des services et des attentes en matière de soutien ?
Conseil : sur le marché actuel, les vendeurs doivent être traités sur un pied d’égalité en tant que prestataires de services pour garantir le succès de l’opération. Comme c’est le cas, il est tout aussi important d’intégrer efficacement ces détails dans votre analyse et votre décision finales.

Q. Avez-vous déterminé ce dont vous avez besoin en termes de références et d’études de cas pour prendre votre décision finale ?
Conseil : les références de tiers et de clients peuvent révéler tout obstacle imprévu lié à la solution choisie. Une fois de plus, on n’est jamais trop préparé lorsqu’on choisit un fournisseur de solutions.

Lors de la dernière étape, la sélection du fournisseur et du produit de votre choix devrait être une validation finale de votre analyse. À ce stade, c’est le vendeur qui est perdant s’il n’est pas en mesure de démontrer efficacement les informations sur son produit et son entreprise que vous avez recueillies et fournies à une juste valeur marchande.

Conclusion : Choisir le bon logiciel de PPM pour votre organisation

Le choix du meilleur logiciel de gestion de projets est une décision cruciale qui peut avoir un impact significatif sur l’efficacité et la réussite de votre portefeuille de projets. En suivant une approche structurée – en commençant par identifier vos besoins, en menant des recherches approfondies, en évaluant les fournisseurs et en faisant des choix éclairés – vous placez votre organisation sur la voie du succès à long terme.

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