Ein praktischer Vier-Schritte-Leitfaden zur Auswahl von PPM-Software: von der Bedarfsanalyse bis zur Anbietervalidierung. Sicher und strukturiert entscheiden.
Einleitung:
Die Auswahl der richtigen Projektportfoliomanagement-Software (PPM-Software) ist eine wichtige Entscheidung für jede projektorientierte Organisation. Mit einem sich ständig verändernden Markt und einer Vielzahl verfügbarer Lösungen ist ein strukturierter Ansatz zur Bewertung und Auswahl der am besten geeigneten Lösung unerlässlich.
PPM-Software hilft Organisationen dabei, mehrere Projekte als verbundenes Portfolio zu verwalten - durch die Balance von Investitionen, Ressourcen und strategischen Prioritäten. In einem Umfeld, in dem Anforderungen zunehmen und Kompromisse sich häufen, kann die Wahl des richtigen Tools definieren, wie Ihre Teams für Jahre planen, priorisieren und berichten. Wählen Sie richtig, und Sie gewinnen Transparenz, Governance und Kontrolle über Ihre gesamte Projektlandschaft.
Schritt 1: Business Pain
Klare Ermittlung der aktuellen Bedürfnisse und Anforderungen
Einer der häufigsten Fehler, den Käufer von Unternehmenssoftware machen, ist wahrscheinlich ein reaktiver Ansatz bei der Bewertung und Auswahl eines neuen Softwaresystems.
Dies gilt umso mehr für projektorientierte Unternehmen, die nach einem Portfolio- und Projektmanagement-Tool suchen, das sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt.
In Anbetracht dessen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Hausaufgaben bei der Bewertung ihrer eigenen Anforderungen machen, bevor sie in die Falle einer reaktiven Bewertung tappen.
Um ein erfolgloses Evaluierungsprojekt zu vermeiden, müssen PPM-Einkäufer in einem ersten Schritt die relevanten Geschäftsprobleme klar identifizieren und die zu erfüllenden Projektanforderungen festlegen.
Um damit zu beginnen, sollten Sie sich einige Fragen stellen:
| Frage | Tipp |
|---|---|
| Welches Engagement zeigt die Organisation bei der Lösung der anstehenden Probleme? Gibt es ein zugewiesenes Budget? | Die Unterstützung für ein neues System muss über Ihre eigene persönliche Situation hinausgehen. Ohne die nötige finanzielle und politische Unterstützung kann viel Aufwand Ihrerseits vergebens sein. |
| Was ist das Problem, das gelöst werden muss? | So wichtig es ist, alle Ihre Probleme zu identifizieren, so wichtig ist es auch, diese Probleme zu priorisieren, damit Sie Ihre Anforderungen genau auf die Stärken eines potenziellen Anbieters abstimmen können. |
| Welche Gruppe muss angesprochen werden? PMO, Endbenutzer, Führungskräfte, Kunden? | Wenn Sie die richtige Gruppe ansprechen, können Sie Ihre Bemühungen besser fokussieren und die Ausrichtung des Anbieters auf Ihre Endbenutzer und deren Rollen. |
| Ist die gewünschte Lösung für Ihren persönlichen Gebrauch, für eine Abteilung oder für das Unternehmen bestimmt? | Die Erkenntnis, woher diese Bewertung stammt, ist entscheidend für die Eingrenzung der verfügbaren Lösungsoptionen, die am besten zu Ihrer aktuellen Umgebung passen. |
| Gibt es eine Roadmap und einen Zeitplan? | Ein gutes Verständnis des Reifegrads Ihres Unternehmens und seiner Fähigkeit zur Einführung eines neuen PPM-System zu haben, erleichtert den Filterungsprozess und verhindert in manchen Fällen, dass ein Unternehmen ein Evaluierungsprojekt zu früh startet. |
| Haben Sie eine Strategie und einen Plan für die Bewertung entwickelt? | Betrachten Sie die Bewertung eines neuen PPM-Systems als ein eigenständiges Projekt. Die Planung des Evaluierungsprozesses kann fehlende Aspekte aufdecken und den Prozess straffen, so dass Sie nicht in ein schwarzes Loch der Evaluierung fallen. |
Der Schlüssel zum erfolgreichen Start eines PPM-Evaluierungsprojekts liegt in einer methodischen und umfassenden Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Situation, einschließlich der bestehenden Probleme, Lücken und Herausforderungen Ihrer Organisation.
Sobald Sie ein klares Bild Ihrer Schmerzpunkte und organisatorischen Einschränkungen haben, sind Sie bereit, eine strukturierte Recherchestrategie aufzubauen - eine, die über Anbieter-Websites und Analystenberichte hinausgeht.
Schritt 2: Strategische Recherche
Nutzen Sie die besten Online- und Offline-Informationsquellen.
Wenn Sie Ihr Software-Evaluierungsprojekt in der Hoffnung starten, die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden, werden Sie schnell feststellen, dass der PPM-Markt eine breite Auswahl bietet.
Der Markt für Projektportfoliomanagement-Software (PPM) ist ständig in Bewegung. Als Neueinsteiger auf der Suche nach einer Lösung brauchen Sie Zeit und Mühe, um die sich verändernde Dynamik dieses Marktes zu verstehen.
So wichtig es ist, die Probleme Ihres Unternehmens zu verstehen, so entscheidend ist es, dass Sie eine Forschungsstrategie entwickeln, um den PPM-Markt anzugehen. Ihre Recherchestrategie muss über Anbieter-Websites und Analystenberichte hinausgehen.
Für eine erfolgreiche Software-Evaluierung müssen PPM-Einkäufer einen effektiven Rechercheplan entwickeln, der ihnen hilft, eine lange Liste von 5-10 potenziellen Anbietern zu identifizieren, die ihre Anforderungen erfüllen können.
Um Ihnen bei Ihrer Recherchestrategie zu helfen, finden Sie hier einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:
| Frage | Tipp |
|---|---|
| Haben Sie eine Recherchestrategie für die Suche nach potenziellen Anbietern im Internet entwickelt? | Das Internet bietet viele wertvolle, aber auch fehlgeleitete Informationsquellen. Bevor Sie sich auf die Suche nach Anbieterinformationen begeben, kann es sehr effektiv sein, Ihre Online-Recherche damit zu beginnen, glaubwürdige Medien, Analysten und Bewertungsquellen zu identifizieren, die Ihnen helfen, Ihr Wissen über die PPM-Anbieterlandschaft zu erweitern. |
| An wen können Sie sich in Ihrem internen Netzwerk wenden, um Empfehlungen auszusprechen? | Die Konsultation Ihres Netzwerks von Kollegen kann Ihnen zusätzliche Informationen über potenzielle Anbieter und deren Produktfähigkeiten, Dienstleistungen und Zuverlässigkeit liefern. Wenn Sie mit echten Kunden eines Systems Erfahrungen aus erster Hand austauschen, können Sie Stärken und Schwächen aufdecken, die in der Regel von Dritten nicht zur Verfügung gestellt werden. |
| Haben Sie einen Rahmen für den Eliminierungsprozess geschaffen? | Die Erstellung eines Rahmens und der relevanten Kriterien für Ihren Ausschlussprozess erleichtert Ihnen die Entwicklung einer langen Liste von Anbietern und gewährleistet deren finanzielle, funktionale und kulturelle Übereinstimmung mit Ihrem Unternehmen. |
| Haben Sie Ihre Anforderungen gesammelt und begonnen, Ihre Bedürfnisse den verfügbaren Optionen zuzuordnen? | Als Teil Ihrer Recherchestrategie ist es wichtig, eine Anforderungsliste zu erstellen, die sich leicht in Form einer Bewertungsmatrix, eines RFP oder RFI auf die Fähigkeiten des Anbieters übertragen lässt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungsliste Integrationsbedarfe enthält: Die Konnektivität mit Ihrem Microsoft-Ökosystem, ERP-Plattformen und bestehenden Tools ist heute ein Standardkriterium, und Anbieter unterscheiden sich erheblich darin, wie offen ihre APIs sind. |
Die Erstellung einer langen Liste von 5-10 potenziellen Anbietern, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllen, erfordert eine gut durchdachte und geplante Recherchestrategie.
Mit einer durch Recherche verkürzten Longlist von 5-10 Kandidaten verlagert die formale Bewertung den Prozess von der Erkundung hin zum strukturierten Vergleich.
Schritt 3: Formale Bewertung
Entwicklung eines formalen Ansatzes für die Analyse und den Austausch von Anbieterinformationen.
Am Ende des Forschungsprozesses bei der Evaluierung einer neuen Lösung beginnt die eigentliche Arbeit mit der effizienten Organisation aller gesammelten Informationen über potenzielle Anbieter.
Der PPM-Markt entwickelt sich ständig weiter und erfordert einen formalen Prozess zur eindeutigen Bewertung der verschiedenen Produkte und der Fähigkeiten der Anbieter, Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Die Formalisierung des Softwarebewertungs- und -auswahlprozesses sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass Ihre Entscheidungen auf einer gründlichen Bewertung der Fähigkeiten jedes Produkts basieren.
Um eine erfolgreiche Evaluierung und Auswahl einer PPM-Lösung zu gewährleisten, müssen Einkäufer einen formalisierten Software-Evaluierungsprozess einrichten.
Bei der Entwicklung eines formalisierten Software-Evaluierungsprozesses sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
| Frage | Tipp |
|---|---|
| Haben Sie die Reaktionszeit und den Service des Anbieters während des Evaluierungsauftrags bewertet? | Wenn Sie die Reaktionszeit eines Anbieters auf Ihre Fragen bewerten, bevor Sie Kunde werden, erhalten Sie einen guten Anhaltspunkt dafür, welchen Service Sie erwarten können, wenn Sie sich für die Lösung des Anbieters entscheiden. Denn wenn Sie bei der Beantwortung grundlegender Fragen vor dem Verkauf keinen angemessenen Service erhalten, was können Sie dann erwarten, wenn die Fragen als Kunde komplexer werden? |
| Haben Sie Ihr Engagement-Modell und Ihr Budget festgelegt? (d. h. leasen oder kaufen; SaaS oder vor Ort) | Der PPM-Markt bietet viele Optionen, um die unterschiedlichen Anforderungen projektorientierter Organisationen zu erfüllen. Von einfachen Projektmanagement-Lösungen bis hin zu kompletten PPM-Angeboten für Unternehmen können diese Softwarepakete entweder gekauft oder gemietet werden. Wenn Sie herausfinden, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, ersparen Sie sich eine Menge Aufwand Produkte zu kaufen, die möglicherweise nicht Ihren finanziellen Anforderungen entsprechen. |
| Passen der Anbieter als Unternehmen und Ihre Organisation gut zusammen? (Selbstfinanziert? Von einer größeren Marke übernommen? Von VCs finanziert?) | Viele Käufer von Unternehmenssoftware vernachlässigen oft die nicht-funktionalen Aspekte des Bewertungsprozesses. Ein Produkt ist nur so gut wie die Menschen/Organisation, die dahinter stehen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, eine Lösung von einem Unternehmen zu erwerben, das Ihre Anforderungen nicht angemessen erfüllen kann oder nicht die Langlebigkeit besitzt, um mit Ihnen zu wachsen. Wenn Sie die richtigen geschäftlichen Fragen stellen, können Sie viel über Ihren zukünftigen Anbieter erfahren. |
| Haben Sie eine Strategie entwickelt, um die Fähigkeiten des Anbieters zu überprüfen? (technisch und organisatorisch) | Neben den Merkmalen und Funktionen müssen die Anbieter auch hinsichtlich der Bereitstellung ihres Angebots bewertet werden. Eine erfolgreiche Produktimplementierung hängt in hohem Maße von den Fachkenntnissen des Anbieters in Ihrer Branche und seinen technischen Fähigkeiten ab, um Ihre einzigartige Projektumgebung zu erfüllen. |
| Haben Sie eine gründliche Analyse zwischen Ihren Bedürfnissen und den möglichen Produkten erstellt? | Ein Mechanismus zur eindeutigen Bewertung der Produktfähigkeiten, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, ist eine entscheidende Komponente, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung Ihre bestehenden Bedürfnisse abdeckt und mit Ihren zukünftigen Anforderungen wachsen kann. |
Das Deployment-Modell ist eine differenziertere Entscheidung als noch vor einigen Jahren. Während SaaS-Delivery heute für die meisten Organisationen der Standard ist, bleiben On-Premise- und Private-Cloud-Deployments die richtige Wahl für regulierte Branchen, Organisationen mit strengen Anforderungen an die Datensouveränität oder solche, die in Umgebungen mit eingeschränktem Cloud-Zugang arbeiten. Bewerten Sie diese Dimension anhand Ihrer Sicherheitsrichtlinien und IT-Architektur - nicht nur nach Kosten oder Bequemlichkeit.
Viele Anbieter werden nun KI-gestützte Funktionen demonstrieren - automatisierte Priorisierung, Risikovorhersage oder intelligente Ressourcenvorschläge. Bewerten Sie diese Aussagen sorgfältig. Bei komplexen Portfolios in regulierten oder governance-intensiven Umgebungen ist entscheidender, ob das System strukturierte Entscheidungsfindung unterstützt: Phasengates, Genehmigungs-Workflows, Prüffähigkeit und Nachvollziehbarkeit. KI-Funktionen, die diese Kontrollen umgehen oder verschleiern, erhöhen das Risiko statt Mehrwert zu schaffen. Bitten Sie Anbieter zu zeigen, wie ihre KI-Empfehlungen gesteuert, überschrieben und protokolliert werden.
Die Evaluierung Ihrer Auswahlliste von 2-3 potenziellen Anbietern erfordert einen gut durchdachten Angriffsplan.
Die formale Bewertung reduziert Ihre Liste auf zwei oder drei Kandidaten. Die Anbieterauswahl ist der Schritt, in dem Sie alles validieren, was Sie gelernt haben - mit strukturierten Demos, Angeboten und direkten Gesprächen.
Schritt 4: Auswahl des Anbieters
Validieren Sie Ihre Analyse anhand der Interaktionen mit den Anbietern.
Sobald eine kurze Liste von Anbietern festgelegt und alle erforderlichen Daten gesammelt wurden, besteht der letzte Schritt im Evaluierungsprozess darin, eine endgültige Entscheidung zu treffen und die am besten geeignete PPM-Lösung für Ihre Anforderungen auszuwählen.
Es gibt verschiedene Strategien, die den Entscheidungsprozess bei der Auswahl der am besten geeigneten Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung (PPM) für Ihr Unternehmen erleichtern.
Die Einbeziehung der wichtigsten Preis-, Test- und Demodetails in einen formalisierten Softwarebewertungs- und -auswahlprozess liefert nicht nur vollständige Kosteninformationen, sondern gewährleistet auch ein vollständiges Verständnis der Gesamtfähigkeiten.
Die endgültige Auswahl eines PPM-Pakets erfordert einen methodischen Ansatz von der Sondierungsphase bis zum endgültigen Erwerb.
Wenn Sie die Auswahl Ihrer neuen PPM-Software abschließen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
| Frage | Tipp |
|---|---|
| Haben Sie festgelegt, wie Sie die potenziellen Produkte testen, erproben oder validieren wollen? | Durch eine praktische oder eingehende Prüfung können Sie die Informationen, die Sie bereits über die in die engere Wahl gezogenen Anbieter gesammelt haben, validieren. Die Überprüfung der Benutzerfreundlichkeit und der Funktionen der Produkte bestätigt oder widerlegt die Ausrichtung und Annahme der vorgeschlagenen Lösungen. |
| Haben Sie ein Demonstrationsskript entwickelt, um einen Vergleich zwischen den Produkten zu ermöglichen? | Anhand von Skripten können Sie sehen, wie die Lösung in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die potenziellen Produkte gleichwertig sind und dass Ihre Entscheidung auf Fakten beruht. |
| Haben Sie festgelegt, was ein Angebot enthalten muss, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können? | Am Ende eines Evaluierungsprozesses stellen viele Einkäufer oft Annahmen auf, die sich negativ auf die endgültige Produktauswahl auswirken können. Wenn Sie den potenziellen Anbietern alle erforderlichen Informationen, die in ihrem endgültigen Angebot detailliert und zusammengefasst sein müssen, klar mitteilen, ist sichergestellt, dass Ihre Erwartungen erfüllt werden. |
| Haben Sie ein Verfahren zur Bewertung von Dienstleistungen und Support-Erwartungen eingeführt? | Auf dem heutigen Markt müssen die Anbieter gleichberechtigt als Dienstleister behandelt werden, um den Erfolg zu gewährleisten. Da dies der Fall ist, ist es ebenso wichtig, diese Details effektiv in Ihre endgültige Analyse und Entscheidung einzubeziehen. |
| Haben Sie ermittelt, was Sie an Referenzen und Fallstudien benötigen, um Ihre endgültige Entscheidung zu treffen? | Referenzen von Dritten und Kunden können unvorhergesehene Hindernisse bei der von Ihnen gewählten Lösung aufdecken. Auch hier gilt: Man kann nie zu gut vorbereitet sein, wenn man mit dem gewählten Lösungsanbieter zusammenarbeitet. |
In der letzten Phase sollte die Auswahl des Anbieters und des Produkts Ihrer Wahl eine endgültige Validierung Ihrer Analyse sein. In dieser Phase hat jedes gesammelte Datenelement und jede durchgeführte Analyse zu einer klaren und fundierten Entscheidung zu führen.
Schlussfolgerung: Die Auswahl der richtigen PPM-Software für Ihr Unternehmen
Die Auswahl von PPM-Software ist keine Kaufentscheidung - es ist eine organisatorische Verpflichtung. Die richtige Lösung wird beeinflussen, wie Ihre Teams für Jahre planen, priorisieren und berichten. Sie sind bereit, eine endgültige Entscheidung zu treffen, wenn Sie jede der folgenden Fragen mit Ja beantworten können: Sie haben dokumentierte Anforderungen, die von den wichtigsten Stakeholdern abgezeichnet wurden; Sie haben gesehen, wie die Lösung Ihre tatsächlichen Anwendungsfälle in einer geskripteten Demo bewältigt; Sie verstehen das Deployment-Modell und seine Auswirkungen auf Ihre IT-Umgebung; Sie haben das Support-Modell und die Roadmap des Anbieters validiert; und Sie haben einen realistischen Plan für Deployment und Change Management. Wenn einer dieser Punkte noch offen ist, ist der Prozess nicht abgeschlossen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese zu klären - es ist weitaus weniger kostspielig, als eine schlechte Auswahl sechs Monate nach der Implementierung rückgängig zu machen.
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