Lastenheft-Vorlage für Projektmanagement-Software: mit Beispiel und Bewertungsmatrix
Ein Lastenheft beschreibt, was Ihre Organisation von einer Projekt- und Portfoliomanagement-Software erwartet, damit alle Anbieter dieselben Fragen beantworten und Sie sie fair vergleichen können. Diese kostenlose Excel-Vorlage ist ein vollständiges Beispiel-Lastenheft: 63 Anforderungen in 12 Kategorien und eine gewichtete Bewertungsmatrix, die die Anbieter automatisch in eine Rangfolge bringt.
Inhalt der Vorlage
Anleitung
Nutzung in 5 Schritten, Bewertungsskala und Farblegende
Überblick
die Teile eines Lastenhefts neben den Anforderungen (Über uns, Ziele, Umfang, Zeitplan, Abgabe des Angebots, Bewertung der Angebote), beispielhaft ausgefüllt für ein fiktives Unternehmen
Lastenheft
63 Anforderungen in 12 Kategorien, jeweils mit anpassbarer Priorität (Muss, Soll, Kann, Nicht benötigt)
Anbieterbewertung
bis zu 5 Anbieter je Anforderung mit 0 bis 5 Punkten bewerten; die gewichteten Punkte werden automatisch berechnet
Ergebnis
Summen, Ergebnis je Kategorie, Rangfolge und Muss-Lücken, die vor der Entscheidung zu besprechen sind
So nutzen Sie die Vorlage in 5 Schritten
- Ersetzen Sie im Tabellenblatt Überblick das Beispielunternehmen durch Ihren eigenen Kontext.
- Legen Sie für jede Anforderung die Priorität fest und ergänzen Sie eigene Anforderungen in den leeren Zeilen.
- Senden Sie die Tabellenblätter Überblick und Lastenheft an die Anbieter Ihrer Longlist.
- Bewerten Sie jeden Anbieter je Anforderung mit 0 bis 5 Punkten, auf Basis der schriftlichen Antworten und Demos.
- Vergleichen Sie die Ergebnisse, besprechen Sie Muss-Lücken mit den betroffenen Anbietern und legen Sie Ihre Shortlist fest.
Lastenheft-Beispiel: Auszug aus den Anforderungen
Ein Auszug aus den 63 Anforderungen, mit den Prioritäten unseres fiktiven mittelständischen Industriebetriebs.
| ID | Kategorie | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|---|
| A02.02 | Portfoliomanagement | Die Software ermöglicht ein gewichtetes Bewertungsmodell, um Anträge und Projekte zu priorisieren (z. B. strategischer Beitrag, Nutzen, Risiko, Aufwand). | Muss |
| A03.01 | Stage-Gate und Governance | Die Software ermöglicht die Konfiguration von Phasen und Gates sowie unterschiedliche Phasenmodelle je Projekttyp (z. B. Neuprodukt, CAPEX, IT). | Muss |
| A04.04 | Projektplanung und Umsetzung | Bestehende Projektpläne können aus Microsoft Project importiert werden. | Muss |
| A05.02 | Ressourcen und Kapazität | Die Software zeigt Kapazität und Bedarf je Rolle oder Team im Zeitverlauf (Wochen oder Monate). | Muss |
| A06.03 | Finanzen und CAPEX | CAPEX und OPEX werden getrennt erfasst, je Projekt und auf Portfolioebene. | Muss |
| A08.01 | Reporting und Dashboards | Die Software bietet ein Portfolio-Dashboard für die Geschäftsleitung (Status, Budget, Risiken, Kapazität) ohne manuelle Konsolidierung. | Muss |
| A11.01 | Sicherheit, Hosting und Compliance | Die Software kann on-premise in unserem eigenen Rechenzentrum installiert werden. | Muss |
| A12.05 | Anbieter, Support und Konditionen | Der Anbieter legt eine transparente Preisaufstellung (Lizenzen, Wartung, Dienstleistungen) über 5 Jahre Gesamtkosten vor. | Muss |
Häufige Fragen
So erfüllt Cerri Project dieses Lastenheft
Cerri Project vereint Portfolio-, Stage-Gate-, Kapazitäts- und CAPEX-Governance, in der Cloud oder on-premise.
Zur Software →Stage-Gate® ist eine eingetragene Marke von Stage-Gate Inc.