Warum ist Microsoft Teams zu einem wichtigen Tool im Projekt- und Aufgabenmanagement geworden? Nun, Teams, Microsofts Kommunikationsplattform für Unternehmen, hat im letzten Jahr seine Nutzerzahlen fast verdoppelt und erreichte Anfang 2022 mehr als 270 Millionen monatlich aktive Nutzer. Dies ist hauptsächlich das Ergebnis des verstärkten Homeoffice-Arbeitsmodells und der verringerten Abhängigkeit von Bürokommunikation und E-Mails, die mit der Pandemie einhergingen. Und da so viele Nutzer bereits Microsoft-Produkte verwenden, war es nur logisch, auf ein leicht zugängliches Tool zurückzugreifen, mit dem ihre Organisation und Kollegen bereits verbunden waren.

Von Chats über Zusammenarbeit bis hin zu Arbeitsmanagement hat die wachsende Abhängigkeit von Teams zu einer Erweiterung seiner Funktionen und Nutzbarkeit geführt. Dieses Papier untersucht, wie Microsoft Teams sich weiterentwickelt hat, um den Bedürfnissen des Projektmanagements gerecht zu werden, und welche verschiedenen Tools Sie nutzen können, um Ihre Aufgaben zu erledigen, ohne Ihre bevorzugte Umgebung zu verlassen.

Um dies zu tun, lassen Sie uns die verschiedenen Komponenten des Projektmanagements aufschlüsseln, um besser zu verstehen, wie Sie Microsoft Teams für jede dieser Aufgaben nutzen können:

1. Konzeption und Initiierung
2. Definition und Planung
3. Start/Ausführung
4. Leistung und Kontrolle
5. Abschluss/Wissensaustausch

Projektkonzeption und -initiierung

Oder in anderen Worten, Ihr Projektumfeld einzurichten. Was vielleicht wie etwas Einfaches erscheint, das Sie schnell erledigen möchten, ist der beste Weg, um einen reibungslosen Projektlebenszyklus zu gewährleisten und den Projekterfolg zu erzielen. Und wer möchte das nicht?

Schritte zur Einrichtung eines Projekts in Microsoft Teams:

1. Erstellen Sie ein Team, indem Sie die Personen (intern und extern) auswählen, die mit Ihnen als Projektteam zusammenarbeiten werden.
2. Erstellen Sie Kanäle innerhalb Ihres Teams, um die verschiedenen Bereiche des Projekts abzudecken, die verfolgt, bearbeitet und abgeschlossen werden müssen.
3. Erstellen Sie die Ordner, die Sie von Anfang an benötigen, um die Dateiverwaltung innerhalb Ihres Projekts zu steuern und zu organisieren.
4. Fügen Sie Apps hinzu, um Ihnen und Ihrem Team zusätzliche Funktionen zur besseren Verwaltung Ihrer Projekte zu bieten. Diese sind im App-Store verfügbar und die Möglichkeiten sind fast unbegrenzt. Es geht nur darum, die Tools zu finden, die zu Ihrer Organisation, Ihrem Team und Ihrem Arbeitsablauf passen. Einige Elemente, die zu berücksichtigen sind:

            – Anbieter: MS-Apps vs. Drittanbieter-Apps

            – Kosten: Kostenlos vs. Unternehmenslizenz (zur Genehmigung durch die IT, falls dies noch kein gängiges Unternehmens-Tool ist)

            – Typ: Apps, die als Chatbots oder Registerkarten innerhalb von Teams oder als Nachrichten-Erweiterungen erscheinen

            – Zweck: Apps, die Ihnen bei der Arbeitslastplanung, der Organisation von Besprechungen, Design, Vorlagen, Dateiverwaltung, Informationen oder Archivierung usw. helfen.

Definition und Planung

Sobald alles eingerichtet ist, ist es an der Zeit, einen Projektplan zu erstellen. Hier müssen Sie den Projektzeitplan und das Budget festlegen; Aufgaben, Meilensteine und Phasen planen sowie die Ressourcenzuweisung und Drittanbieter verwalten.
In dieser Phase ist es sinnvoll, sich mit Werkzeugen zu unterstützen, die speziell für die Projektplanung und -organisation entwickelt wurden. Die meisten Projekt- und Aufgabenmanagement- sowie Kollaborationssoftwarelösungen werden als Apps über den App-Store angeboten und bieten unterschiedliche Stufen an Unterstützung und Integration in Microsoft Teams.
Checkliste zur Auswahl ergänzender Projektmanagement-Apps in Microsoft Teams :

    1. Art des Supports / App-Funktionalität

Zuerst müssen Sie den richtigen und vorteilhaftesten Supporttyp für Ihre eigenen Projekte und Teams identifizieren und dann die Apps finden, die diese Funktionalitäten bieten.

Nehmen Sie zum Beispiel das Aufgabenmanagement, bei dem Sie zwischen verschiedenen Planungsstilen wählen können, wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Kalenderansichten oder Whiteboards für unstrukturierte und flexible Planung. Danach sollten Sie sich alle Varianten ansehen, die innerhalb dieser Stile angeboten werden.

    2. Integrationsstufe

Native Integration: wobei die App Teil von Teams wird und auf dessen Struktur aufbaut. Wenn verfügbar, sind die Vorteile einer nativ integrierten App immer größer, besonders wenn Sie und Ihr Team begeisterte Teams-Nutzer sind. Insbesondere, weil Sie direkt innerhalb der Teams-Struktur arbeiten können, mit einem minimalen Maß an neuen Funktionalitäten, die Sie erlernen müssen.

Nicht-native Integration: wobei Apps zu einer Erweiterung von Teams werden, zum Beispiel als zusätzlicher Tab. Diese sind leicht zugänglich und praktisch, soweit es Apps innerhalb einer App betrifft.

Zugriff über Teams: wobei sich eine App als Browserfenster innerhalb von Teams öffnet, sodass Sie auf das andere Programm zugreifen können, ohne Teams verlassen zu müssen.

Start / Ausführung

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet und Ihr Projekt geplant haben, findet hier die eigentliche Umsetzung statt und die Projektausführung beginnt. Neben der Erfüllung der geplanten Projektaufgaben und Meilensteine ist es in dieser Phase wichtig sicherzustellen, dass Ihr Team die Fristen einhält und die Stakeholder regelmäßig über den Fortschritt informiert werden und regelmäßig im Laufe des Projektlebenszyklus Rücksprache mit ihnen gehalten wird.

Verfolgen Sie Ihr Team über Teams, indem Sie:

• Besprechungen einrichten, um schnell einzusteigen und die Lage zu überprüfen.
• Mit Ihrem Team über einen bestimmten Kanal einchecken.

Diese Tools können je nach Arbeitsablauf Ihrer Organisation spontan oder geplant genutzt werden. Noch wichtiger ist, dass sie mühelos und sofort transkribiert werden können, sodass Sie Besprechungsnotizen erhalten, die Sie als Projektdatei speichern können.

Verfolgen Sie Ihr Team mit Apps für Teams, die Ihnen helfen:

• Feedback-Schleifen einrichten, um sicherzustellen, dass alles im Zeitplan liegt und zu entscheiden, ob Sie eingreifen und handeln müssen.
• Ad-hoc-Meetings erstellen.
• Regelmäßige Umfragen durchführen, um den Fortschritt Ihrer Teamkollegen zu überprüfen.
• Feedback von Kunden, Partnern und anderen internen Stakeholdern einholen.

Leistung und Kontrolle

Da das Projekt nun gut vorangekommen ist, möchten Sie den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass die Ziele auf dem richtigen Weg sind. Möglichkeiten, dies über Teams zu tun, sind:

1. Aktualisierungen von Teammitgliedern über Chats und Aktivitätsfeeds erhalten. Kollegen können Sie auf dem Laufenden halten, indem sie Sie erwähnen, sodass Sie immer über dringende oder wichtige Angelegenheiten benachrichtigt werden.
2. Apps, die automatisierte Benachrichtigungen bieten. Bestimmte Apps ermöglichen es Ihnen, anzupassen, über welche Aktionstypen Sie benachrichtigt werden möchten, sodass Sie die Kontrolle darüber haben, welche Informationen Sie erhalten.
3. Apps, die BI-Berichte bereitstellen, die Sie als Tabs in einem Kanal innerhalb von Teams anheften können und die automatisch aktualisiert werden, sodass Sie immer einen Bericht bereit und leicht zugänglich haben.

Abschluss/Wissensaustausch

Nachdem Sie Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, ist es Zeit, das Projekt zu schließen und das Wissen/Erfahrungen für zukünftige Projektmanagement-Praktiken zu teilen. Mit anderen Worten, Sie protokollieren und stellen alle Informationen und Fachkenntnisse zur Verfügung, die aus dem Feedback, den Prozessen, den Aufgaben und den Personen gewonnen wurden, um so viel wie möglich aus dem Projekt herauszuholen.

1. Entscheiden Sie, wie und wo Sie Ihre Wissensdatenbank speichern werden.
2. Sammeln Sie alle Ihre Besprechungsnotizen, Dateien, Links, Planungsboards, Berichte, Umfragen usw. und stellen Sie sicher, dass sie an einem Ort leicht zugänglich sind.
3. Bauen Sie Ihre Wissensdatenbank auf.

Bestimmte Apps können Ihnen helfen, diese Informationen zu nutzen und Wissensdatenbanken in Teams aufzubauen, sei es, um Informationen zu kategorisieren und zu klassifizieren oder sie zu speichern und zu verwalten.

Fazit

Die Vielzahl an Apps, die für Teams verfügbar sind, bedeutet, dass es jetzt möglich ist, weit mehr zu tun, als nur zu kollaborieren oder Meetings einzurichten. Wie in diesem Papier erläutert, gibt es mit den richtigen Tools keine Grenzen für das, was Sie erreichen können, einschließlich der effizienten und effektiven Verwaltung von Projekten, wobei Sie sich hauptsächlich in Teams aufhalten. 

Das ist eine beachtliche Leistung, wenn man bedenkt, dass Projektmanagement nicht einfach darin besteht, Aufgaben aufzulisten und sie auszuführen (oder Aufgabenmanagement). Projektmanagement ist eine langfristige Anstrengung, die sich um die Gestaltung eines Prozesses und den Wissensaustausch dreht; und jetzt, indem Sie die richtigen Apps identifizieren, ist es etwas, das Sie über Teams erreichen können.